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Aprende cómo hacer una factura en España

La legislación española obliga a todas las empresas, independientemente de su tamaño, y a los autónomos a emitir facturas para que las transacciones comerciales de servicios y/o productos en el mercado español se ajusten a la normativa vigente y paguen los impuestos correspondientes.

Cómo hacer una factura
La factura justifica la prestación de un servicio o compra/venta de un producto y este documento contiene datos importantes sobre la empresa y el cliente y su relación comercial. (imagen @ pexels.com)

Además de sus propósitos fiscales, las facturas también sirven como comprobante de pago en caso de reclamaciones. Si apenas estás iniciando tu propia empresa, en esta guía de cómo hacer una factura en España conocerás toda la información que necesitas sobre este documento legal y necesario.

¿Qué es una factura?

Una factura comercial es un documento que incluye información mercantil sobre una transacción comercial de la compra/venta de productos y/o servicios. La factura justifica la prestación de un servicio o compra/venta de un producto y este documento contiene datos importantes sobre la empresa y el cliente y su relación comercial.

La factura se emite directamente al cliente y para poder facturar es imprescindible estar dado de alta en el Ministerio de Hacienda como empresa o autónomo. En algunos regímenes especiales de IVA no es necesario emitir facturas, pero si el cliente la exige, siempre existe la obligación de ofrecerla.

La factura acredita que se ha realizado la transacción comercial y es necesario conservar una copia del documento entregado durante los siguientes 5 años. También existe la obligación de conservar todas las facturas que se reciban de otras empresas.

¿Qué tipos de factura usamos en España?

  • Factura simplificada

Desde que en el 2013 entró en vigor el Reglamento de Facturación que sustituye a los tickets, es el tipo de factura que incluye los datos de facturación de empresas pequeñas o autónomos (fontaneros, pintores, taxistas, peluquerías, etc.) cuyas facturas no superan los 400 euros con el IVA. Hasta ese año la factura simplificada se podía usar en operaciones de venta de hasta 3.000 euros (IVA incluido).

  • Factura electrónica

La era digital en la que vivimos hace que las facturas electrónicas sean las más cómodas de usar en la actualidad. Por eso, cada vez se emiten más facturas electrónicas en vez de facturas en papel. Una de las razones es que por ley desde el 2015 es obligatorio que las empresas grandes y los proveedores de la Administración Pública usen este tipo de factura.

  • Factura rectificativa

Cuando se necesita hacer una corrección de una factura previa, se usa la factura rectificativa. Esto puede deberse a diferentes motivos que acepta la normativa vigente como descuentos posteriores a la transacción comercial o la devolución de los productos. Cuando se usa este tipo de factura, deja sin validez legal la factura a la que sustituye y que se emitió previamente. Se puede hacer una factura rectificativa hasta cuatro años después de la factura original haciendo constar los motivos por los que se emite.

  • Factura recapitulativa

Si en un mismo mes natural un mismo cliente realiza diferentes operaciones, pero en fechas distintas, no hace falta usar varias facturas para cada una de esas transacciones. En este tipo de situaciones se puede emitir una factura recapitulativa, un documento que ahorra gestiones a la empresa y al cliente.

  • Factura proforma

Las partes de una factura proforma son diferentes a los modelos anteriores ya que no está numerada ni se suelen firmar o sellar. Es decir, no tienen un valor contable. Esto se debe a que su objetivo es informar sobre una promoción comercial de los servicios y/o productos que se ofrecen con su precio correspondiente para que el cliente pueda valorar toda esta información.

¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura?

Para saber cómo hacer una factura es imprescindible incluir los siguientes datos de facturación:

  • Número y, si es necesario, serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa y puede haber series separadas para facturas rectificativas, operaciones de diferentes rubros y para varios establecimientos.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa (de la empresa o autónomo y del receptor de la factura).
  • Número de identificación fiscal asignado por Hacienda.
  • Domicilio postal (de la empresa o autónomo y del receptor de la factura).
  • Descripción de la transacción. Información necesaria para determinar el IVA incluyendo el precio unitario y las rebajas o descuentos que se apliquen a este precio.
  • Tipo impositivo del IVA. Si es necesario, también la retención del IRPF y el recargo de equivalencia.
  • Cuota tributaria.
  • Importe total a pagar.
  • Fecha de la transacción.

¿Cómo facturar?

Ahora que ya conoces los requisitos de una factura, si te sigues preguntando cómo hacer una factura para tu negocio como empresa o autónomo, recuerda que tienes tres opciones:

  • Ejemplo de factura

Puedes seguir un ejemplo de factura que encuentres en internet. Sin embargo, ten en cuenta que únicamente deberías utilizar fuentes confiables o de la Administración Pública.

Modelo factura
Ejemplo de factura
  • Software de facturación

En la actualidad existen diferentes softwares de facturación que te explican paso a paso cómo hacer una factura. Algunos son gratis pero los mejores son de pago (recuerda que siempre serán más baratos que un contable).

  • Servicios de contabilidad

Por último, si el dinero no es tan importante ya que prefieres utilizar tu tiempo en otras tareas más significativas para tu negocio, puedes usar los servicios de un contable.

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