Organización   13.12.2019

¿Qué es un recibo de pago y cómo se hace?

Los empresarios españoles deben estar siempre al corriente de toda la documentación que les exige la Agencia Tributaria y otros organismos gubernamentales para cumplir con la legislación vigente y evitar posibles sanciones económicas y/o administrativas.

Uno de los documentos que ayuda a llevar las finanzas de una compañía con mayor eficacia y que además es obligatorio de emitir es un recibo de pago.

¿Qué es y para qué sirve el recibo de pago?

En un recibo de pago se incluye información relacionada sobre la compra/venta de bienes y servicios. Este documento lo entrega el vendedor al comprador garantizando que el acreedor cumplió con la transacción ya que se entregó el producto o servicio acordado.

El recibo de pago ofrece garantías a ambas partes de la transacción ya que el vendedor obtiene un documento que indica que entregó el bien o servicio según los términos acordados, mientras que el comprador recibe un documento que indica que hizo el pago de su compra.

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El recibo de pago contiene la información relevante sobre una compra o venta de un producto o servicio. Mediante este documento, el comprador recibe un comprobante de que efectuó el pago.

¿Qué información obligatoria debe contener y cómo se estructura un recibo?

Aunque desde la Agencia Tributaria o el Registro Mercantil no se ofrece ningún modelo oficial de recibo de pago, debería incluir la siguiente información:

  • Logotipo, nombre y dirección de la empresa.
  • Número de teléfono y correo electrónico.
  • Número de la factura con la que se relaciona la transacción de compra/venta.
  • Concepto que se paga.
  • Importe que se cobra.
  • Importe pendiente (si aplica).
  • Fecha del pago.

¿Qué tipos de recibos existen?

Una de las ventajas de este documento es que básicamente hay dos tipos de recibos dependiendo de cómo se efectúe el pago de la operación de compra/venta. Sin embargo desde la aparición del comercio digital se puede añadir un tipo más:

  • Recibo de tarjeta: es el que se utiliza cuando la compra del servicio o producto se paga con una tarjeta. Muestra alguna información de la tarjeta junto a otra información de la venta, el vendedor y el comprador. Dependiendo de si es una tarjeta de crédito o débito y del importe de la compra, es posible que el comprador tenga que firmar el recibo. Si lo desea, el comprador también se puede quedar con una copia del recibo.
  • Recibo de caja: es el típico ticket que recibimos al efectuar una compra en efectivo. Para que no haya problemas con el cambio algunos recibos de caja indican la cantidad que recibe el vendedor y el cambio que recibirá el comprador (si aplica).
  • Recibo digital: son los que se utilizan en el comercio online. Normalmente el vendedor envía el recibo al comprador en un correo electrónico. Algunas empresas también usan las redes sociales para este propósito.

¿Cuál es la diferencia entre recibo y factura?

Ambos documentos los genera el vendedor, sin embargo no se utilizan de la misma manera. El recibo acredita que se ha realizado el pago de la transacción de compra/venta. Como es un justificante de pago únicamente se puede entregar después de que el consumidor cumpla con el pago de su compra.

En cuanto a la factura, es un documento impuesto por la Agencia Tributaria para que se cumplan con las obligaciones fiscales. Se emite cuando se llega a un acuerdo de compra/venta pero antes de que se realice el pago. Es decir, mientras el recibo registra la realización del pago, la factura simplemente es una solicitud de pago.

¿Cómo funciona el sistema de las remesas?

Una remesa es un documento que sirve para ordenar al banco que comience con la gestión de cobro o pago de un proceso de compra/venta. Las remesas son muy útiles para las empresas ya que al solicitar al banco la orden de pago se puede proceder, por ejemplo, con el pago a todos los proveedores al mismo tiempo.

Las remesas pueden ser de cobro o de pago y deben incluir la siguiente información: número de la factura, contacto del cliente/proveedor, concepto, fecha de emisión, importe, nombre de la remesa, ordenante, fecha de vencimiento, IBAN, referencia de la orden de domiciliación y NIF.

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