Finanzas   01.7.2019

¿Qué son albaranes y para qué sirven?

Si eres proveedor de algún producto o servicio, entonces te interesará saber lo que significa y representa un albarán. Hoy queremos explicarte todo lo relacionado a este tipo de documento, incluyendo su utilidad, usos y detallando lo que necesitas saber para estar al día en este ámbito. ¡Sigue leyendo y conoce todo sobre los albaranes!

El albarán de entrega es un documento oficial que confirma la entrega de bienes o de una mercancía.

¿Qué es un albarán?

Si nunca habías escuchado antes sobre los albaranes debes saber que su definición es muy sencilla. Se trata de un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. Para que quede constancia de que entregas un producto o mercancía a un cliente, por lo general le haces firmar un albarán como garantía de que la compra se realizó de forma satisfactoria.

Utilidad de un albarán

Muchos se preguntan para qué sirve un albarán, y la verdad es que es un documento muy importante a la hora de evitar malentendidos. Cuando se efectúa una compra, sobre todo por parte de empresas que adquieren productos de otros proveedores y la mercancía ya está pagada, es muy importante tener pruebas del momento en el que el cliente la recibe.

Aunque su uso no es obligatorio, es la evidencia documental y firmada sobre la entrega de determinados bienes. El comprador debería conservar el albarán original y el vendedor llevarse una copia como constancia. Esta copia le servirá luego para emitir la factura que corresponda.

Para la empresa transportista o repartidora el albarán es un documento mucho más esencial. Al entregar un encargo y hacer que el receptor firme el albarán, el transportista o mensajero queda exento de cualquier reclamo o incidencia a futuro después de la entrega. Es por ello que para los compradores es fundamental revisar que la mercancía esté en buen estado y que la cantidad sea la correcta antes de firmar el albarán.

Considera que siempre que la factura de tu pedido haga referencia a la existencia de un albarán, es necesario que conserves una copia de éste junto a su respectiva factura.

 Partes del albarán

Todo albarán debe contener la siguiente información:

  • Lugar y fecha en el que se emite el albarán.
  • Código de identificación del documento.
  • Datos del comprador y proveedor.
  • Fecha y lugar donde se realiza la entrega de la mercancía.
  • Firma y sello de la empresa que lo recibe.
  • Descripción del producto

Tipos de albaranes

La esencia principal de un albarán es constatar que se llevó a cabo la entrega de una mercancía de forma exitosa. Es por ello que en muchos albaranes no verás el valor monetario de la entrega; este dato corresponde a la factura. Sin embargo, algunos albaranes sí lo incluyen, lo que da a entender que existen dos tipos diferentes de albaranes, los valorados y sin valorar.

  • Valorados: a los datos que debe llevar un albarán se añade el valor unitario de cada producto que conforma el pedido total, incluyendo el importe general. En la mayoría de los casos en que se utiliza este tipo de albarán, el valor del pedido aparece porque no se adjunta una factura para el comprador.
  • Sin valorar: no es necesario colocar el valor de la mercancía porque se adjunta la factura también al momento de hacer la entrega. Únicamente contiene la descripción de cada producto.

Diferencias entre albarán y factura

Recuerda que el albarán en ningún caso es una factura y por ende no puede sustituirla. Mucha gente suele confundirlos pero la principal diferencia entre ambos documentos comerciales es que la factura tiene funciones tributarias y además es de uso obligatorio en una transacción comercial. El albarán no tiene estas facultades y su uso es decisión de las partes.

No podemos olvidar que es la factura la que da constancia del pago de una operación comercial y tiene tanto efectos tributarios como validez fiscal. A diferencia del albarán, ésta debe reflejar en su contenido los datos fiscales del comprador y vendedor y el IVA aplicado al valor de la mercancía.

Seguramente te preguntarás ¿qué pasa si no se está conforme con la mercancía obtenida? Pues si eres un comprador y te sucede esto, lo más recomendable es que no firmes el albarán. En este caso el pedido será devuelto, pero si lo firmaste, al menos indica en el apartado de “observaciones” cualquier irregularidad que hayas detectado en la entrega de tu mercancía.

¡Ten en cuenta que si vas a hacer alguna reclamación futura sobre la mercancía es indispensable que tengas tu albarán firmado a mano!

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