28. Feb 2019 |

Software de facturación: ¿Qué es y cómo puede ayudarte?

La mayoría de los autónomos y pequeñas empresas, independientemente de su sector, coinciden en una cosa: la facturación es un proceso burocrático que toma demasiado tiempo que se puede usar en mejorar el rendimiento y funcionalidad del modelo de negocio. Sin embargo, por muy tedioso que sea hacer facturas, es una obligación fiscal que impone el Ministerio de Hacienda y las empresas o autónomos que incumplan con este requisito se exponen a importantes multas económicas.

Software de facturación: ¿Qué es y cómo puede ayudarte?
Un software de facturación agiliza el proceso de facturación y permite que las empresas pequeñas o autónomos no requieran de los servicios de un contable, pierdan tiempo innecesario encargándose de sus facturas o tengan que contratar a otra persona. (imagen @ pexels.com)

Es cierto que algunos empresarios han sido capaces de optimizar su proceso de facturación y gracias a mucha disciplina y dedicación han convertido la tarea de incluir los datos, contactar con el cliente para enviarle su factura y encargarse del cobro de la factura en un hábito semanal o mensual.

Pero si las nuevas tecnologías nos ofrecen una alternativa barata, rápida y eficaz que permite a los autónomos y pequeñas empresas centrar sus recursos en lo que verdaderamente hace crecer su negocio, ¿por qué no aprovechar estas herramientas que están a un solo clic de distancia?

Estamos hablando del software de facturación, programas informáticos que facilitan la generación, envío y pago de facturas para que los empresarios y autónomos cumplan con sus obligaciones fiscales mientras ahorran tiempo que pueden dedicar a hacer crecer su compañía.

¿Qué es el software de facturación?

El software de facturación es un programa informático que gestiona y controla el envío y recepción de facturas relacionadas con las transacciones comerciales de servicios y/o productos. Este tipo de programas funcionan con una plantilla muy sencilla de usar que agiliza el proceso de facturación y permite que las empresas pequeñas o autónomos no requieran de los servicios de un contable, pierdan tiempo innecesario encargándose de sus facturas o tengan que contratar a otra persona (con el gasto que esto implica) para hacerse cargo de estas tareas.

La plantilla de un programa de facturación ajustada a la legislación de España debe incluir los siguientes datos:

  • Número y serie (si es necesario).
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa (de la empresa o autónomo y del receptor de la factura).
  • Número de identificación fiscal (lo proporciona el Ministerio de Hacienda).
  • Domicilio postal (de la empresa o autónomo y del receptor de la factura).
  • Descripción de la transacción.
  • Tipo impositivo del IVA.
  • Cuota tributaria.
  • Importe total a pagar.
  • Fecha de la transacción.

Además, como la personalización es fundamental para poder sobresalir por encima de la competencia, los mejores software de facturación permiten adaptarse a las preferencias de los usuarios y mejorar su proceso de facturación. Como por ejemplo:

  • Cambiar la tipología de la fuente y usar el logo y los colores corporativos.
  • Añadir comentarios a los clientes y ver qué documentos están relacionados con cada uno de ellos.
  • Diseñar presupuestos, enviarlos al cliente y en caso de ser aceptados crear la factura automáticamente.
  • No caer en el error de usar el mismo número de identificación en dos facturas.
  • Hacer un seguimiento del estado de las facturas emitidas.
  • Enviar al cliente un recordatorio de pago si se cumplió la fecha de vencimiento y no se pagó la factura.
  • Exportar toda la documentación en un archivo para enviarlo fácilmente a una gestoría.

10 ventajas y beneficios del software de facturación

  • Acceso a cualquier hora del día

Estos programas informáticos nunca cierran, por lo que siempre estarán disponibles a cualquier hora del día incluso durante los fines de semana si necesitas agilizar tu proceso de facturación.

  • Ahorro de tiempo y dinero

Al no tener que preocuparte por enviar y revisar correos para darle seguimiento a tus facturas, ahorrarás tiempo y recursos que puedes utilizar en tu modelo de negocio.

  • Sin papeleos

Toda la documentación se almacena en el proveedor del programa informático, por lo que podrás acceder a ella desde cualquier dispositivo sin necesidad de buscar en cajones o armarios dónde están los papeles que necesitas.

  • App móvil

Los mejores software de facturación también incluyen una aplicación móvil (disponible en dispositivos iOS y Android) que permite a los usuarios gestionar sus facturas desde su ordenador de sobremesa, portátil, teléfono móvil o tablet.

  • Actualizaciones gratis

En caso de haber actualizaciones, únicamente habrá que descargar la última actualización disponible.

  • Calendario tributario

Para que no te olvides de cumplir con tus obligaciones fiscales, también se incluye información relacionada con los requisitos que exige la Agencia Tributaria.

  • Fáciles de usar

La navegación por su panel de control es muy intuitiva y sencilla, por lo que se pueden usar en cualquier tipo de sector.

  • Servicio de atención al cliente

Los programas de facturación suelen incluir un servicio de atención al cliente que resuelven rápidamente cualquier duda que tengan los usuarios sobre su funcionamiento o legalidad.

  • Precios económicos

En comparación con otras alternativas, el software de facturación es bastante económico.

  • Automatización de tareas

Al ser programas totalmente automáticos, envían correos o generan facturas sin que el usuario tenga que preocuparse de realizar estas tareas.

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