Ablauforganisation
Die Ablauforganisation strukturiert innerbetriebliche Abläufe und Prozesse, um diese für bestimmte Bereiche und Teams zu konkretisieren und Aufschluss über Verantwortlichkeiten, Budgetierungen und Aufgaben zu vermitteln.
Dieser Lexikonbeitrag liefert eine genaue Definition sowie nähere Informationen über den Stellenwert und die Konzeption einer Ablauforganisation.
- Was ist eine Ablauforganisation?
- Was sind die genauen Aufgaben der Ablauforganisation?
- Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
- Warum wird die Ablauforganisation durchgeführt?
- Wie verläuft die Ablauforganisation neuer Unternehmen?
Was ist eine Ablauforganisation?
In der Organisationstheorie beschreibt der Begriff der Ablauforganisation die Struktur, nach welcher ein Ablauf in die korrekte Form gebracht wird. Dem zugeordnet werden Budget, Zeit, Raum, Hierarchie, Tätigkeit und zahlreiche weitere Faktoren. Innerhalb eines Unternehmens legt die Organisation der Abläufe fest, welche Bereiche und Abteilungen für welche Tätigkeit zuständig sind, wem sie über- und untergeordnet sind und über welche finanziellen Mittel sie einzeln verfügen oder verfügen sollten. Explizit bezogen auf die einzelnen Hierarchieebenen, Verantwortlichkeiten und Teams ist auch der Begriff der Aufbauorganisation geläufig.
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Was sind die genauen Aufgaben der Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation strukturiert zeitliche wie auch räumlich die Abstimmung, Verrichtung und Abfolge zwischen einzelner, parallel oder nacheinander verlaufender Teilaufgaben und auch Arbeitsschritte. Die Ordnung der Arbeitsabläufe wird zusätzlich nach verschiedenen Objekten unterschieden.
Inhaltlich werden die Schritte nach dem Verrichtungsschritt oder auch Arbeitsobjekt geordnet. Auch wird die Dauer sowie der Fertigstellungstermin definiert, so dass eine zeitliche Abfolge festgelegt werden kann.
Auch findet eine räumliche Anpassung statt, damit Transportwege verkürzt werden können und die Durchlaufzeit so kurz wie möglich ausfällt. Zusätzlich können einzelne Aufgaben in Gruppen oder auch Stellen zusammengefasst werden.
Schlussendlich kann die Ablauforganisation auf Grundlage der Unterscheidung nach verschiedenen Objekten in drei Arten unterteilt werden: Die funktionsorientierte, zeitorientierte und raumorientierte Ablauforganisation.
Während die funktionsorientierte Ablauforganisation die Reihenfolge der Aufgaben in den Fokus stellt und die Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte teilt, stellt die zeitorientierte Ablauforganisation die Gesamtdauer des Arbeitsprozesses in den Vordergrund – die optimale zeitliche Abstimmung aller Gegebenheiten, wie Personal, Technik und Maschinen. Mit der Raumanordnung sowie Arbeitsplatzgestaltung beschäftigt sich die raumorientierte Ablauforganisation, die das Ziel hat, den kürzesten Weg zwischen den Arbeitsschritten herauszustellen.
Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation dient insbesondere drei Hauptzielen: Terminsicherung, Minimierung der Durchlaufzeiten und Optimierung der Maschinen und Personalauslastung. Auch sollen Arbeitsabläufe standardisiert werden, die Qualität von Prozessen sowie Produkten verbessert werden und eine Reduktion der Kosten durch geringere Durchlaufzeiten sowie weniger Verschwendung erlangt werden.
Warum wird die Ablauforganisation durchgeführt?
Bei der Organisation eines gesamten Unternehmens steht an der Spitze des Organigramms für gewöhnlich die Geschäftsleitung. Die Struktur kann jedoch deutlich davon abweichen, falls das Unternehmen zu einer Gruppe, einem Konzern oder einer Gesellschaft gehört. Auch darum ist das Strukturieren wichtig, um zu erkennen, wer letztlich die oberste Verfügungsgewalt hat. Sinken die Geschäftsführer beispielsweise unter die Gesellschafter oder Konzernleitung ab, ergibt sich für die Firma selbst ein ganz neues Bild.
Die Struktur entscheidet neben dem öffentlichen Image einer Stellung natürlich auch über das private Empfinden der Zuständigkeit. Mitarbeitern fällt es in der Regel leichter, ihre eigene Tätigkeit im Zusammenspiel der Strukturen einzuordnen, als selbst eine Zuständigkeit zu visualisieren.
Nicht nur Firmen profitieren von der Ablauforganisation. Jedes kleinere oder größere Projekt, für welches Teams zusammengestellt und Mittel beiseite gelegt werden, sollte durchstrukturiert werden, um einen zeitlichen und inhaltlichen Rahmen zu schaffen. An diesem können sich alle Beteiligten orientieren. Ändern sich Details innerhalb der bestehenden Struktur, oder wird eine weitere Ebene eröffnet, kann die Organisation erweitert oder neu aufgestellt werden.
Wie verläuft die Ablauforganisation neuer Unternehmen?
Für junge Unternehmen zahlt es sich aus, die Ablauforganisation oder Aufbauorganisation ihres Unternehmens bereits vor dem Einstellen der ersten Mitarbeiter grob aufzustellen. Nur so behalten Personaler und Leitung einen Überblick darüber, welche Bereiche sie aufbauen wollen und in welche Richtung das Unternehmen wachsen soll. Eine Organisation mit Schwerpunkt auf Handel benötigt beispielsweise unter Umständen einen großen Vertrieb, breite Verwaltung und Logistik, aber nicht zwingend eine eigene Marketingabteilung.
Auch das Outsourcing von einzelnen Arbeitsleistung und ganzen Bereichen gehört in die Diagramme und Maps der aktuellen und zukünftigen Abläufe. Die Organsation selbiger sollte von erfahrenen Planern übernommen werden, die damit vertraut sind, Prozesse zusammenzufassen, Strukturen anzulegen und Hierarchien neu zu ordnen, wenn zuvor auf eine moderne flache Hierarchie gesetzt wurde, welche sich nicht etablieren konnte.
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