Altdatenübernahme
Wird ein neues Buchhaltungssystem in einem Unternehmen eingeführt, werden die Datensätze per Altdatenübernahme in das neue System überführt. Die Altdatenübernahme zwischen verschiedenen Softwarelösung kann häufig mit wenig Aufwand durchgeführt werden. Durch die Digitalisierung werden jedoch immer wieder auch analoge Datenbestände übernommen.
Wie ist der Umfang der Altdatenübernahme?
Welche und wie viele Daten in der Buchhaltung transferiert werden müssen, hängt vor allen Dingen von der Art der alten Buchführung ab. Unternehmen, welche bisher mit Karteien oder handschriftlichen Büchern arbeiteten und ein neues Abrechnungs- und Buchungssystem aufsetzen lassen, können nur wenige hundert Datensätze pro Tag mit hohem Personalaufwand einlesen lassen. Die Übernahme von digitalen Daten in eine neue Software dauert dagegen auch bei mehreren tausend Datensätzen oft nur wenige Stunden. Es können einzelne Datensätze übernommen werden, oder Monats- und Jahreszahlen.
Was sind die Möglichkeiten der Altdatenübernahme?
Die Art, wie alte Daten in das neue System übernommen werden, hängt von den Ausgangsdatensätzen ab. Allerdings bieten die meisten Buchhaltungs-Softwarelösungen ähnliche Formate zum Exportieren von Dateien an.
Manuelle Eingabe:
Werden die Daten digitalisiert und müssen personell erfasst und übertragen werden, kommt dazu nur die manuelle Eingabe in Frage. Verschiedene Unternehmen bieten die Digitalisierung der Altdaten als Dienstleistung an. Gerade für Unternehmen mit sehr umfangreichen Büchern spart das Outsourcing dieser Tätigkeit Zeit, Geld und Arbeitskraft.
Exportieren/Importieren:
Bietet die alte Software eine Funktion, die Datensätze in eine Datei zu exportieren und unterstützt die neue Software das Format, stellt diese Art der Übertragung der Daten den schnellsten Weg zum Kopieren der Daten dar. Formate wie CSV oder Txt bieten verschiedene Vorzüge und Schwächen. Meist muss durch den Nutzer ausgewählt werden, welchen Teil der Daten er exportieren möchte.
Kopieren der Daten:
Wurde die Buchhaltung bisher erfolgreich in Tabellenform (Vergleiche hierzu den Lexikonbeitrag zu Tabellenbuchhaltung) geführt, können Daten aus den alten Tabellen in die neue Software einfach per Kopieren und Einfügen übertragen werden. Je nachdem wie umfangreich die Daten sind, ist dieses Verfahren jedoch ebenfalls sehr zeitintensiv, da einzelne Konten, Datenblätter und verschachtelte Tabellen mit Funktionen nur schwer migrierbar sind.
Durch Altdatenübernahme zum papierlosen Büro
In der Buchhaltung im deutschsprachigen Raum hat sich schon vor langer Zeit der digitale Standard durchgesetzt. Noch nicht digitalisierte Unternehmen können die mühsame Altdatenübernahme als Anreiz betrachten, ein papierloses Büro zu schaffen. Digitale Kommunikation und digitale Buchhaltung und Führung des Unternehmens gehen dabei Hand in Hand. Die nachhaltige Arbeitsweise überzeugt auch Kunden und spiegelt Umweltbewusstsein und bedachtes Handeln wider.
Lesetipp: Was sind die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros? Erfahre es im Billomat Magazin.