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Aufbewahrungspflichten - Was sind Aufbewahrungspflichten?

Die Aufbewahrungspflichten sind ein wichtiger Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – kurz auch GoB – und bezeichnen die Pflicht alle Geschäftsunterlagen 6 und 10 Jahren aufzubewahren.

Alle Unternehmen, die von Gesetz wegen zur Führung von Büchern verpflichtet sind oder sich der Buchführung freiwillig unterziehen, müssen sich an die GoB, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, halten. Unter die GoB fällt auch die Pflicht, die Geschäftsunterlagen des Unternehmens für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren.
Die Aufbewahrung ist sowohl in Papierform in einem geeigneten Lager möglich als auch digital auf Datenträgern. In beiden Fällen muss jedoch vom betreffenden Unternehmen gewährleistet sein, dass die Geschäftsunterlagen für jede Art von Prüfung in einer angemessenen Zeit und vollumfänglich zur Verfügung stehen. Hier ist es wichtig, durch ein eventuelles Kopieren zu vermeiden, dass der oftmals verbleichende Inhalt von Thermounterlagen über den jeweiligen Zeitraum lesbar bleibt.

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Aufbewahrungspflichten von Unterlagen abhängig

Wie lange ein Beleg aufbewahrt werden muss, ist sowohl vom Handels- als auch vom Steuerrecht her geregelt und hängt von der Art der jeweiligen Unterlagen ab. In der Regel müssen sich Unternehmen jedoch auch aufgrund der verschiedenen Regelungen voneinander abweichenden Regelungen an die steuerrechtliche Norm halten, die meist die längste der Aufbewahrungspflichten angibt.
Im Steuerrecht gibt es im Hinblick auf die festgesetzte Dauer vor allem zwei Aufbewahrungspflichten: Die zu zehn Jahren und die zu sechs Jahren.

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

Zu den Geschäftsunterlagen, die Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren haben, gehören alle Unterlagen, die in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss stehen, zum Beispiel:

Aufbewahrungspflicht 10 Jahre

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren

Der Zeitraum von sechs Jahren gilt beispielsweise für:

  • Briefe, die ein Unternehmen an seine Geschäftspartner und Kunden (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Kundenakquise)  verschickt und von ihnen erhalten hat
  • Unterlagen aus dem laufenden Geschäftsbetrieb wie Angebote oder Lieferscheine
  • nationale und internationale Frachtunterlagen / Frachtbriefe (Ausgenommen hiervon sind allerdings Zollunterlagen, für die die Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren gelten)

Aufbewahrungspflicht 6 Jahre

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