Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung stellt die Bestätigung eines Auftrags durch das Unternehmen beziehungsweise die Person, die eine Ware oder Dienstleistung anbietet, an den Käufer dar. Die Kriterien zur Auftragsbestätigung sind in der DIN 69905 definiert. Sie dient dazu, dem Kunden die Auftragsannahme zuzusichern. Danach kann der Auftrag bearbeitet werden.

  1. Was ist die Auftragsbestätigung?
  2. Wann ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?
  3. Welche Punkte müssen in der Auftragsbestätigung enthalten sein?
  4. Kostenlose Vorlagen für Auftragsbestätigungen und Co.

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Was ist die Auftragsbestätigung?

Bevor eine Auftragsbestätigung erstellt wird, muss der Kunde ein Angebot zur Ware und Lieferung erhalten haben. Menge und Preise oder Dienstleistungen und ihre Kosten müssen ebenfalls definiert werden. Wird das Angebotsschreiben durch den Kunden angenommen, erteilt dieser den Auftrag.

Anschließend wird die Bestätigung der Auftragsausführung durch das Unternehmen erstellt, in den meisten Fällen schriftlich, damit die Beweislage gesichert ist. Um als Beweismittel dienen zu können, müssen wichtige Angaben enthalten sein. Das Unternehmen verpflichtet sich mit der Bestätigung des Auftrags, alle vereinbarten und festgelegten Konditionen gegenüber dem Kunden auszuführen.

Insbesondere bei großen Aufträgen, etwa bei baulichen Dienstleistungen, werden vor der Auftragsvergabe nicht nur Angebote erstellt, sondern auch Auftragsverhandlungen geführt. Dabei werden alle Konditionen festgelegt, die zur Ausführung relevant sind. Sie müssen in der Auftragsbestätigung enthalten sein.

Auftragsbestätigung: Ausstellung und Annahme eines Angebots

Wann ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?

Nicht immer ist eine Bestätigung notwendig, wenn ein Auftrag erteilt wird. In anderen Fällen wiederum ist die Auftragsbestätigung ein wichtiger Bestandteil, beispielsweise wenn eine Bestellung geändert wird, zu spät erfolgt oder bei Bestellungen, denen kein Angebot zuvor ging.

Wurde vom Unternehmen ein freibleibendes Angebotsschreiben versendet und erfolgt anschließend eine Bestellung, muss es bei der Annahme eine Bestätigung erstellen. Bestellt ein Kunde zum ersten Mal bei einem Unternehmen, ist eine Bestätigung des Auftrags sinnvoll, um eventuelle Missverständnisse ausschließen zu können.

Welche Punkte müssen in der Auftragsbestätigung enthalten sein?

Soll eine Auftragsbestätigung geschrieben werden, muss er sich am zuvor erstellten Angebotsschreiben sowie am Kundenauftrag orientieren.
Wichtige Bestandteile der Bestätigung sind:

Kostenlose Vorlagen für Auftragsbestätigungen und Co.

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