Archivierung
Bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten handelt es sich um eine langzeitige und unveränderbare Aufbewahrung von elektronischen Informationen.
In unserem Billomat Magazin erklären wir dir, wie du deine Belege GoBD-konform archivieren kannst.
Details zur elektronischen Archivierung
Zur elektronischen Dokumentenarchivierung stehen spezielle Systeme zur Verfügung. Sie dient nicht dem Selbstzweck, sondern die Aufbewahrung und Bereitstellung der Informationen sind eine Voraussetzung, für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Da immer mehr Daten digital entstehen und die Ausgabe in Papierform nur zu Repräsentationszwecken dient, wird der Einsatz von elektronischen Signaturen verwenden, damit elektronische Dokumente ebenfalls Rechtscharakter besitzen. In Deutschland stehen zwei Definitionen zur elektronischen Datenarchivierung bereit.
- Die elektronische Langzeitarchivierung bezeichnet die Aufbewahrung von Informationen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren.
- Die revisionssichere elektronische Datenarchivierung entspricht den Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung sowie den GoBS in Bezug auf die ordnungsgemäße, sichere Aufbewahrung kaufmännischer Dokumente. Sie muss eine Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren erfüllen. Sie muss ordnungsgemäß, vollständig, sicher sein und Schutz vor Verfälschung oder Veränderung bieten. Die Sicherung vor Verlust muss ebenfalls gewährleistet sein. Zudem darf sie nur durch berechtigte genutzt werden, nachvollziehbar und prüfbar sein.
Kriterien zur Archivierung
Die Kriterien zur Datenarchivierung sind fachlich definiert. Die Dokumente müssen archiviert werden, ohne verändert werden zu können und dürfen nicht verloren gehen. Aufbewahrte Dokumente müssen schnell auffindbar sein. Sie müssen bei Bedarf mit geeigneten Techniken gezielt auffindbar sein und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zerstört werden. Alle Dokumente müssen im ursprünglichen Zustand archiviert, angezeigt und gedruckt werden. Alle Veränderungen von Struktur und Organisation, müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Zustand wiederherstellbar ist. Jedes Archiv muss so aufgebaut sein, dass eine Übertragung auf neue Medien, Plattformen oder Softwareversionen ohne den Verlust von Informationen möglich ist. Das Archivierungssystem muss sicherstellen, dass die gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen in Bezug auf Sicherheit und Schutz gewährleistet sind.
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