Bankabstimmung
Unter einer Bankabstimmung versteht man das Abgleichen von auf Bankkonten verbuchten Posten und den Einträgen in Rechnungsdaten und Büchern. Dadurch werden Buchungsfehler und Unstimmigkeiten aufgespürt und können behoben werden, bevor sie in der Jahresabrechnung (Vergleiche hierzu den Lexikoneintrag zum Jahresabschluss) oder Steuer zu Ungereimtheiten und Verlusten führen können. Heute wird die Bankabstimmung zumeist mit Hilfe einer Software zur Buchhaltung automatisch durchgeführt.
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Nutzen der Bankabstimmung
Die Buchung eines einzelnen Datensatzes in der Buchhaltung bzw. im Rechnungswesens ist meist mit mehreren Ein- und Ausgängen in Büchern und Bilanz (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zum Bilanzgewinn) verbunden. Als diese Abrechnungen noch von Hand erfolgten, musste der gleiche Posten manuell in Kassenbücher, Abrechnung, Transaktionsverlauf und vorbereitende Steuer- und Einkommenserfassungen eingetragen werden, sobald eine Buchung ein- oder ausging.
Die heutige automatisierte Variante der Erfassung ist für Fehler deutlich weniger anfällig, schließt jedoch menschliches Versagen in Form von Zahlendrehern und vergessenen oder doppelt gebuchten Posten nicht aus.
Die Bankabstimmung greift an dieser Stelle, um sicherzustellen, dass Unternehmen, Kunden und Lieferanten keine Beträge vorenthalten werden, die Steuer korrekt eingereicht werden kann und die Zahlen in der Buchhaltung stets das reale Ergebnis der Unternehmung abbilden.
Mögliche Fehler in der Buchung
Es gibt zahlreiche Szenarien, die zu fehlerhaften Buchungen (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zum Buchungssatz) führen können, die sich entweder in der Buchhaltung oder in den Bankdaten wiederfinden. Einige davon lassen sich nicht vollständig ausschließen.
Beispiel 1:
Ein Unternehmer stellt eine Rechnung an den Kunden. Die Rechnung enthält einen Nettobetrag, die gesetzliche Mehrwertsteuer und den Endbetrag. Der Kunde überweist den Nettobetrag (Vergleiche hierfür den Lexikoneintrag zu Brutto / Netto), weil er bei der Überweisung unaufmerksam war und die falsche Zahl im Auge hatte. Später fehlt in der Abrechnung ein geringer Betrag. Die Bankabstimmung vergleicht Kontoauszüge und Rechnungsdaten und spürt den zu geringen Wert auf. Ein Blick auf die Rechnung verrät, dass der Kunde die falschen Zahlen genutzt hat. Der Unternehmer kann eine Nachzahlung einfordern.
Beispiel 2:
Eine Rechnung wird ab 1.3. gestellt. Der Kunde hat 14 Tage Zeit sie zu begleichen. Das Unternehmen legt die Rechnung fälschlicherweise für den 1.3. als beglichen ab. Der Geldeingang erfolgt am 9.3. und ist daher in der Software nicht zuordenbar. In der Bankabstimmung werden die beiden Posten ohne Deckung aufgespürt und können manuell einander zugeordnet werden. Das Datum muss vereinheitlicht werden, damit die Buchung wieder stimmt.
Beispiel 3:
Beim Stellen einer internationalen Rechnung ist die Buchhaltung nach der korrekten Rechnung beim Erfassen in der Kommastelle verrutscht. Statt 10.000 Dollar wurden 10,00 Dollar erfasst. Die Bankabstimmung zeigt eine Differenz von 9.990 Dollar zum Zahlungseingang. Der Betrag kann in den Buchungdaten korrigiert werden.
Durch die gefundenen Differenzen werden weitere Fehler, die sich später in der Auswertung der Ein- und Ausgänge ergeben, von Vornherein vermieden. Die Bankabstimmung kann täglich, wöchentlich, monatlich oder am Ende des Wirtschaftsjahres erfolgen, Buchhaltungsprogramme wie Billomat überprüfen jedoch im laufenden Betrieb auf Differenzen zwischen den eingespeisten Daten.