Innerhalb eines Unternehmens dient der Beleg der Buchhaltung für den Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Üblicherweise handelt es sich hierbei um ein Dokument in physischer oder digitaler Form. Dieses enthält alle relevanten Informationen über den jeweiligen Geschäftsvorfall. Die Beendigung der Belegbearbeitung zieht in der Regel eine Veränderung der Daten bzw. der kaufmännischen Buchführung nach sich.
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Der Einkauf von Betriebsstoffen oder der Verkauf von Handelsgütern jedweder Art sind gängige Beispiele für das Zustandekommen und Weiterverarbeiten von Belegen. Grundsätzlich ist ein Beleg einzigartig, sodass jeder Geschäftsvorfall durch die Buchhaltung eindeutig nachgewiesen und dokumentiert werden kann.
Wichtige Grundsätze innerhalb der Belegbearbeitung
Jeder Buchungsbeleg muss zwingend von der Buchhaltungs-Abteilung einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Hierbei gelten insbesondere die „Richtlinien der Organisation der Buchführung“. Eine Buchung ohne das entsprechende Dokument ist in der Praxis unzulässig. Vor diesem Hintergrund liegt eine saubere Belegführung stets im Interesse eines Unternehmens.
Neben der Pflicht einer vollständigen Buchführung erfüllen die Dokumente alle Vorgaben, um bei rechtlichen Streitigkeiten als Beweis zu dienen. Sowohl die interne Prüfung der Buchführung als auch die steuerliche Überprüfung des jeweiligen Betriebs, greift in der Regel auf die Buchungsbelege zurück, um alle Geschäftsvorfälle „wasserdicht“ zuordnen zu können.
