Innerhalb eines Unternehmens dient der Beleg der Buchhaltung für den Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Als Geschäftsvorfall wird ein Ereignis bezeichnet, das in finanzieller Form vorliegt und das Vermögen eines Betriebs verändert. Der Geschäftsvorfall erhöht oder verringert das Vermögen durch einen Zufluss oder Abfluss von finanziellen Mitteln. Das kann durch die Zahlung einer Rechnung, eine Investition oder durch einen Zahlungseingang erfolgen. Beispiele für Belege sind: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bons, Quittungen, Lagerentnahmedokumente oder Lohnabrechnungen und viele mehr.
Der Beleg steht als Oberbegriff für sehr unterschiedliche Dokumente innerhalb der Buchhaltung. Üblicherweise handelt es sich bei einem Beleg um ein Dokument in physischer oder digitaler Form. Dieses enthält alle relevanten Informationen über den jeweiligen Geschäftsvorfall. Die Beendigung der Belegbearbeitung zieht in der Regel eine Veränderung der Daten bzw. der kaufmännischen Buchführung nach sich. Belege haben die Funktion, geschäftliche Vorgänge zu dokumentieren und die Veränderungen von Buchhaltungsdaten anzuzeigen und nachzuweisen.
Der Einkauf von Betriebsstoffen oder der Verkauf von Handelsgütern jedweder Art sind gängige Beispiele für das Zustandekommen und Weiterverarbeiten von Belegen. Grundsätzlich ist ein Beleg einzigartig. So kann jeder Geschäftsvorfall durch die Buchhaltung eindeutig nachgewiesen und dokumentiert werden.
Was gilt für den Beleg in der Buchhaltung?
In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz, dass keine Buchung ohne den dazugehörenden Beleg erfolgen kann. Demnach kann die Buchhaltung für einen Geschäftsvorfall keine Buchung vornehmen, solange der dazu gehörende Beleg nicht vorliegt. Denn der Beleg ist nicht nur ein Nachweis für die Richtigkeit einer Buchung oder über ihren Inhalt. Vielmehr gilt der Beleg in der Buchhaltung als Grundlage für jede Aufzeichnung.
Da die Buchhaltung in der Regel fast vollständig digitalisiert ist, liegen viele Belege zwar in elektronischer Form vor. Doch auch in der Papierform ist der Beleg nach wie vor von Bedeutung und muss daher als Nachweis für Geschäftsvorfälle gesammelt werden.
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für Belege?
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen durch die Belegpflicht dazu, jeden Geschäftsvorfall mit einem Beleg auszustatten. In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung GoB führt der Gesetzgeber aus, welche Kriterien für die Erstellung und die Behandlung von Belegen gelten. Als übergeordnete Grundsätze der GoB gelten sechs Merkmale, die die gesamte Buchhaltung und mit ihr jeden einzelnen Beleg auszeichnen müssen:
Vollständigkeit
Wahrheit
Richtigkeit
Klarheit
Kontinuität
Unveränderbarkeit
Damit Unternehmen bei der Erfassung eines Geschäftsvorfalls die sechs Kriterien der GoB erfüllen können, benötigen sie einen Beleg. Denn nur mit einem Beleg besteht überhaupt die Möglichkeit, den Inhalt eines Geschäftsvorfalls auch eindeutig nachzuweisen.
Wann ist ein Beleg ein Beleg? – Das muss ein Beleg enthalten
Es gibt verschiedene Arten von Belegen, die sich alle in ihrem Aufbau unterscheiden. Doch gewissen Pflichtangaben müssen überall gemacht werden.
Abhängig von der Art des Belegs gelten jeweils eigene gesetzliche Vorschriften, die den Aufbau und Inhalt des Belegdokuments vorgeben. Ein Kassenbon muss andere Bestandteile enthalten als beispielsweise eine Gehaltsliste oder eine Lohnabrechnung. Dennoch müssen sämtliche geschäftlichen Belege dem Grundsatz nach über zentrale Bestandteile verfügen, um als vollwertige Nachweise in der Buchhaltung anerkannt zu werden:
Bezeichnung der Art des Geschäftsvorfalls
Name und Adresse des ausstellenden Unternehmens
Rechnungs-, Beleg- oder Registriernummer
Datum des Geschäftsvorfalls
Betrag über den Geschäftsvorfall
Bezeichnung des Inhalts für den Geschäftsvorfall mit Art und Menge
Bei Rechnungen über 250 Euro Angabe von Steuersätzen, Steuerbetrag sowie Nennung von Netto- und Bruttobeträgen
Unterschrift bei persönlichen Erklärungen
Welche Belege gibt es?
Da Belege sämtliche Geschäftsvorfälle bezeichnen, umfasst der Begriff sowohl diejenigen Belege, die ein Unternehmen selbst erstellt, als auch Belege, die es von anderen Unternehmen entgegen nimmt. Selbst erstellte Dokumente nennt man interne Belege und empfangene Unterlagen nennt man externe Belege.
Beleg ist nicht gleich Beleg – Welche Vorschriften gelten für welche Belege?
Da Belege eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsvorfälle bezeichnen, müssen sie Angaben zum jeweiligen Vorgang enthalten, die inhaltlich voneinander abweichen. Für die verschiedenen Belegarten sieht der Gesetzgeber jeweils eigene Vorschriften vor, über die sich die Buchhaltung genau informieren muss. Müssen beispielsweise in Kleinbetragsrechnungen über weniger als 250 Euro weder der Steuerbetrag noch die Steuernummer oder die Anschrift des Empfängers angegeben werden, erfordert eine normale Rechnung über einen höheren Betrag zahlreiche weitere Pflichtangaben. Auf Taxiquittungen oder Fahrkarten ist die Wegstrecke anzugeben, während auf Bewirtungsbelegen Platz für die Eintragung der bewirteten Personen enthalten sein muss. Wer immer daher einen Beleg erstellt, muss sich genau informieren, welchen gesetzlichen Anforderungen er im Detail genügen muss, damit das Dokument durch das Finanzamt anerkannt werden kann.
Wann ist ein Beleg kein Beleg? – Welche Vorschriften gelten?
Erfüllt ein geschäftliches Dokument die gesetzlichen Anforderungen nicht, kann die Anerkennung als Beleg für einen bestimmten Geschäftsvorfall entzogen werden. Das gilt insbesondere für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Diese müssen zwingend die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, wie sie das Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG vorgibt. Enthält eine Rechnung eine oder mehrere der Pflichtvorgaben nicht oder sind diese nur mangelhaft ausgeführt, wird der Beleg nicht als Nachweis für den Geschäftsvorfall anerkannt. Wird ein Rechnungsdokument durch das Finanzamt aufgrund von fehlenden Angaben oder sonstigen Mängeln in der Ausführung nicht als Beleg für einen Geschäftsvorfall anerkannt, hat das zur Folge, dass der Vorsteuerabzug für den betreffenden Vorfall nicht zuerkannt wird. Liegen innerhalb einer Buchhaltung regelmäßig mangelhafte Belege vor, kann das daher dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung in vollem Umfang nicht anerkennt. In diesem Fall nimmt das Finanzamt Schätzungen über die Einnahmen des betroffenen Betriebs vor, um die Steuerschuld zu ermitteln. In der Regel führt das zu erheblichen Steuernachzahlungen.
Wichtige Grundsätze innerhalb der Belegbearbeitung
Jeder Buchungsbeleg muss zwingend von der Buchhaltungs-Abteilung einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Hierbei gelten insbesondere die „Richtlinien der Organisation der Buchführung„. Eine Buchung ohne das entsprechende Dokument ist in der Praxis unzulässig. Vor diesem Hintergrund liegt eine saubere Belegführung stets im Interesse eines Unternehmens.
Neben der Pflicht einer vollständigen Buchführung erfüllen die Dokumente alle Vorgaben, um bei rechtlichen Streitigkeiten als Beweis zu dienen. Sowohl die interne Prüfung der Buchführung als auch die steuerliche Überprüfung des jeweiligen Betriebs, greift in der Regel auf die Buchungsbelege zurück, um alle Geschäftsvorfälle „wasserdicht“ zuordnen zu können.
Wie sind Belege zu bearbeiten?
Nicht nur für die Erstellung von Belegen, sondern auch für ihre Bearbeitung durch die Buchhaltung schreibt der Gesetzgeber genaue Regelungen vor. Für die Buchung von Belegen gelten verpflichtende Kriterien, deren Einhaltung für die Anerkennung als Beleg erforderlich ist. So müssen Geschäftsvorfälle zeitnah und lückenlos in die Buchhaltung eingearbeitet werden. Zudem hat die Bearbeitung in einer übersichtlichen Ordnung zu erfolgen. Demnach müssen Belege zeitlich einsortiert werden und sind vollständig zu erfassen sowie mit einer fortlaufenden Nummerierung zu versehen. Auch Außenstehende müssen in die Lage versetzt werden können, jeden Beleg dem jeweils zugehörigen Geschäftsvorfall eindeutig zuweisen zu können. Durch einen Buchungsstempel können Papierbelege mit den wichtigsten Informationen ausgestattet werden, um die Zuordnung zu erleichtern.
Wie sind Belege aufzubewahren?
Für die Aufbewahrung von Belegen gibt der Gesetzgeber genaue Fristen vor. So gilt für Belege, die eine Bedeutung als Nachweis für steuerliche Angaben haben, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Geschäftsdokumente, die Vorfälle belegen, ohne für die Steuererklärungen von Bedeutung zu sein, müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden.
Neben den Fristen schreibt der Gesetzgeber auch vor, wie Belege aufzubewahren sind. Demnach müssen Belege so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit einem Außenstehenden vorgelegt werden können. Sie müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung hinweg auch gut lesbar bleiben. Zudem muss ein Außenstehender jederzeit in die Lage versetzt werden können, innerhalb von kurzer Zeit einen Einblick in die Buchhaltung zu erhalten und Belege innerhalb einer gut nachvollziehbaren Ordnungsstruktur selbstständig aufzufinden.
Automatische Belegerfassung mit der Billomat Buchhaltungssoftware
Mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm können Unternehmen den Großteil ihrer Buchhaltung auf digitalem Wege erledigen. Auch Belege müssen nicht mehr zwingend in Papierform abgelegt werden. Um die Buchhaltung einheitlich zu gestalten, können daher auch Papierbelege in eine elektronische Form überführt werden, indem die Buchhaltung die Belege digitalisiert. Mit Billomat kannst Du Belege aller Art – vom Kassenzettel über Quittungen und Rechnungen bis hin zum Angebot – in allen gängigenDateiformaten digital erfassen und automatisch in die Buchhaltung überführen. Die Texterkennung von Billomat überführt die Angaben aus dem erfassten Beleg automatisch in das Buchhaltungssystem.
Wie funktioniert die Digitalisierung von Belegen mit Billomat?
Über das Smartphone kannst Du einen Papierbeleg auch unterwegs fotografieren und per Drag and Drop, über die Billomat Inbox oder durch die Verknüpfung des Accounts mit einem Cloud Speicher hochladen. Das Billomat Buchhaltungssystem übernimmt alle eingehenden Belege automatisch. Zusätzlich kannst Du den Beleg einem Kontakt oder einem Lieferanten im integrierten CRM der Billomat Software zuordnen. Die Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem Beleg automatisch mit Hilfe einer Texterkennung aus und überträgt sie in die Buchhaltung. Zusätzlich kannst Du eigene Angaben zum Beleg einfügen. So gewährleistet Billomat nicht nur die Digitalisierung der Belege, sondern auch die Übertragung in das Buchhaltungssystem.
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