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Betriebsausgaben - Was sind Betriebsausgaben?

Die Betriebsausgaben als durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen sind im geregelt. Sie werden in Geldwert ausgedrückt.

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  1. Was sind Betriebskosten in der Steuererklärung?
  2. Betriebsausgaben: Gemischte Aufwendungen
  3. Berechnung des Gewinns anhand der Betriebsausgaben
  4. Wann sind Betriebsausgaben absetzbar?
  5. Welche Ausgaben für den Betrieb sind nicht absetzbar?
  6. Was ist die Betriebsausgabenpauschale?

Was sind Betriebskosten in der Steuererklärung?

In der Steuererklärung des betreffenden Betriebes sind sie aus Unternehmersicht ein wichtiger Posten: Sie schmälern nämlich den Gewinn und reduzieren dadurch die Steuerlast. Bei den betrieblichen Ausgaben kann es sich einerseits um monetäre Abflüsse, andererseits aber auch um Sachwerte handeln. Wichtig für die steuerliche Anerkennung ist jedoch, dass in allen Fällen ein Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Aktivität des jeweiligen Unternehmens besteht.

Entscheidend ist in dem Zusammenhang, dass die Ausgaben auch vor dem Betriebsstart oder nach der eventuellen Beendigung eines Betriebes anfallen und somit abgesetzt werden können. Betrieblich veranlasste Ausgaben können von Gewerbebetrieben, von Betrieben aus der Land-und Forstwirtschaft sowie von selbstständigen Personen geltend gemacht werden.

Betriebsausgaben: Gemischte Aufwendungen

In vielen Fällen ist es eindeutig, wann eine betrieblich verursachte Ausgabe vorliegt. Das gilt zum Beispiel für Lohn- und Gehaltskosten der Mitarbeiter, für die Prämien betrieblich notwendiger Versicherungen, für Reparaturen an Maschinen und Firmenfahrzeugen oder für die Telefonkosten im Büro. Auch die Anschaffungs- und Herstellungskosten der Wirtschaftsgüter sind klassische Ausgaben eines Betriebes. Hier muss jedoch beachtet werden, dass sie ab einer bestimmten Summe nach den einschlägigen steuerrechtlichen Regelungen über eine vorgeschriebene Nutzungsdauer verteilt werden müssen.

Wann ist eine Aufteilung erforderlich?

Eine genaue Abgrenzung ist nötig, wenn in einem Bereich unternehmerische und private Belange miteinander vermischt werden. Beispiel ist die Nutzung eines Geschäftswagens auch im privaten Bereich oder eine Reise, auf der geschäftliche Belange mit privaten Aktivitäten kombiniert werden. Hier ist im Zuge der steuerlichen Absetzbarkeit klar der jeweilige Anteil der betrieblich veranlassten Kosten herauszuarbeiten. Zudem gibt es einige Ausgaben, die aus steuerrechtlicher Sicht nicht komplett als Betriebsausgaben abgesetzt werden können wie zum Beispiel Kundengeschenke oder die Kosten für ein Geschäftsessen.

Welche Posten gehören zu den gemischten Aufwendungen?

Zu den gemischten Aufwendungen können Posten gehören, die sowohl privat als auch gewerblich genutzt werden, wie zum Beispiel:

  • Telefongebühren für den privaten Anschluss
  • Internetgebühren für den Privatanschluss
  • Kraftfahrzeugkosten für betriebliche Fahrzeuge mit privater Nutzung
  • Reisekosten für Reisen mit privatem Anteil
  • Kosten für Computer und Internet mit Privatnutzung
  • Arbeitszimmer in der Privatwohnung
  • Literatur zur Allgemeinbildung

Berechnung des Gewinns anhand der Betriebsausgaben

Die Betriebsausgaben sind bei der Ermittlung des Gewinns eines Unternehmens von hoher Relevanz. Mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) wird dieser errechnet. Dabei werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn – meist innerhalb eines Geschäftsjahres oder Quartals.

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Um ein korrektes Ergebnis zu erhalten muss penibel darauf geachtet werden, dass in die EÜR tatsächlich nur die „echten“ Betriebsausgaben einfließen.

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Wann sind Betriebsausgaben absetzbar?

Grundsätzlich sind Betriebsausgaben immer von der Steuer absetzbar, wenn sie auf eine betriebliche Veranlassung zurückgehen. Dazu gehören alle Ausgaben, die in einem mittelbaren oder unmittelbaren Zusammenhang mit der gewerblichen Tätigkeit stehen oder die zur Aufrechterhaltung eines Betriebs eingesetzt werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Anschaffung oder Ausgabe unbedingt notwendig, allgemein üblich oder sinnvoll ist. Denn das Entscheidungsrecht über eine Anschaffung liegt beim Unternehmen. Neben den Betriebsausgaben, die unbestreitbar zu den betrieblich bedingten Kosten gehören, die für die gewerbliche Tätigkeit anfallen, gibt es weitere Ausgaben, die Unternehmen steuerlich geltend machen können.

Beispiele für absetzbare Betriebsausgaben:

Zu den Betriebsausgaben, die Unternehmen von der Steuer absetzen können, wenn eine betriebliche Verwendung vorliegt, gehören zum Beispiel:

  • Zurückgezahlte Einnahmen: Einnahmen, die ein Unternehmen an seinen Kunden zurück bezahlt, weil zum Beispiel die Rückgabe einer Ware erfolgte, gehören zu den Betriebsausgaben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Einnahme steuerpflichtig ist. Denn dadurch, dass die Einnahme dem Ertrag des Unternehmens zugerechnet und die Rückzahlung als Betriebsausgabe geltend gemacht wird, entsteht ein vollständiger Ausgleich. Die zurückgezahlte Einnahme wird durch die Kennzeichnung als Betriebsausgabe ausgeglichen und somit auf Null gesetzt. Weder für das Unternehmen, noch für das Finanzamt entsteht dabei ein Nachteil.
  • Steuerberatungskosten: Die Kosten für den Steuerberater sind immer dann absetzbar, wenn die Steuerkanzlei steuerliche Angelegenheiten des Unternehmens bearbeitet hat. Die Erstellung der Einkommensteuererklärung oder eine Beratung im Rahmen der privaten Steuer kann hingegen nicht zu den Betriebskosten gerechnet werden. 
  • Bürokosten: Sämtliche Ausgaben, die mit den betrieblichen Räumen in Zusammenhang stehen, sind als Betriebsausgabe absetzbar. Dazu gehören nicht nur Miete und Nebenkosten, sondern auch Büroeinrichtung, Büromaterial und Büroreinigung.
  • Ausgaben für Erhaltung: Für bestimmte Wirtschaftsgüter fallen zusätzliche Ausgaben an, um diese zu erhalten. So gehören auch die Kosten für die Wartung von Maschinen zu den Betriebsausgaben.
  • Fachliteratur: Nahezu jedes Unternehmen ist von fortschreitenden Entwicklungen betroffen. Um über technische Neuerungen, branchenspezifische Entwicklungen oder wissenschaftliche Erkenntnisse auf dem laufenden zu bleiben, müssen viele Unternehmer Fachliteratur beschaffen. Die Aufwendungen für Fachbücher gehören daher ebenso zu den Betriebsausgaben, wie Kosten für Fachzeitschriften.
  • Finanzierungskosten: Die Nebenkosten für die Beschaffung von Kapital zählen zu den Betriebsausgaben. Dazu gehören die Zinsen des Dispokredits genauso wie die Zinsen und weiteren Nebenkosten für einen Unternehmenskredit.
  • Fortbildungskosten: Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zu Fortbildungen schicken oder in ihren eigenen Unternehmensräumen Fortbildungen anbieten, können die Kosten hierfür als Betriebsausgaben geltend machen. 
  • Geschäftsreisen: Die Kosten, die im Rahmen einer betrieblich bedingten Reise entstehen, gelten als Betriebsausgaben. Dabei ist es unerheblich, ob ein Mitarbeiter oder der Firmeninhaber im Auftrag des Unternehmens unterwegs ist. Private Unternehmungen während der Geschäftsreise können jedoch nicht zusammen mit den betrieblich bedingten Ausgaben abgerechnet werden. 
  • Prozesskosten: Gerichtskosten, die aufgrund eines Verfahrens entstehen, das den Betrieb betrifft, können den Betriebsausgaben zugerechnet werden.
  • Anwaltskosten: Kosten, die für die Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehen, können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Mandat mit dem Unternehmen in Zusammenhang steht.

Wenn die Aufwendungen hierfür den Betrieb betreffen, können Unternehmen auch die folgenden Posten zu den absetzbaren Betriebsausgaben hinzurechnen:

  • Werbekosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Beiträge an Berufsverbände
  • Wirtschaftsberatung
  • Rechtsberatung
  • Pensionszahlungen
  • Provisionen
  • Leistungen zum Schadensersatz
  • Spenden und Sponsoring
  • Trinkgelder
  • Umzugskosten
  • Verluste durch Diebstahl

Weitere Beispiele für Betriebsausgaben findest Du in unserem Magazinbeitrag Steuerlich absetzbar für Freiberufler von A bis Z!

Welche Ausgaben für den Betrieb sind nicht absetzbar?

Bestimmte Aufwendungen, die für Unternehmen im Rahmen der gewerblichen Tätigkeit entstehen, können nicht oder nur zu einem bestimmten Teil abgesetzt werden. Dabei spricht der Gesetzgeber von den nicht oder beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben, zu denen zum Beispiel die folgenden Aufwendungen gehören:

  • Geschenke an Geschäftspartner über 35 Euro pro Empfänger und Jahr
  • Bewirtungskosten, die unangemessen hoch ausfallen
  • Mehraufwendungen für die Verpflegung auf Geschäftsreisen, die über die gesetzlichen Pauschbeträge hinausgehen
  • Fahrtkosten, die die Entfernungspauschale überschreiten
  • Kosten für häusliches Arbeitszimmer, wenn eine Alternative zur Verfügung steht
  • Repräsentative Ausgaben, wie zum Beispiel Luxusmöbel
  • Zinsen bei Steuerhinterzug
  • Geldbußen, Geldstrafen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder
  • Bestechungsgelder
  • Schuldzinsen aufgrund von Überentnahmen
  • Gewerbesteuer

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Was ist die Betriebsausgabenpauschale?

Die Betriebsausgabenpauschale ist eine Pauschale, die bestimmte selbstständige Berufsgruppen ansetzen können, um ihre Betriebsausgaben geltend zu machen. Sie müssen ihre tatsächlichen Aufwendungen, die sie für die Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit eingesetzt haben, nicht nachweisen. Die Steuerpflichtigen der betroffenen Berufsgruppen müssen die Betriebsausgabenpauschale nicht anwenden, wenn diese ungünstiger ausfällt, als die tatsächlich aufgewendeten Betriebsausgaben. Der Vorteil der Pauschale liegt in der einfachen Verwaltung, da der Nachweis über einzelne Betriebsausgaben entfällt. 

Wer kann die Betriebsausgabenpauschale nutzen?

Die Betriebsausgabenpauschale kann durch Angehörige der folgenden Berufsgruppen angewendet werden, um den Gewinn in der Einkommensteuererklärung zu senken:

  • Selbstständige Schriftsteller oder Journalisten
    Selbstständige Schriftsteller und Journalisten, die ihre Tätigkeit im Hauptberuf ausüben, können 30 Prozent ihrer Einnahmen als Betriebsausgabenpauschale ansetzen. Hierbei gilt eine Höchstgrenze von 2.455 Euro pro Jahr.
  • Selbstständige in einer Nebentätigkeit in den Bereichen Wissenschaft und Kunst sowie als SchriftstellerWer im Nebenberuf in den Bereichen Wissenschaft und Kunst oder als Schriftsteller arbeitet, kann 25 Prozent seiner Einnahmen als Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Als Höchstgrenze gilt der Betrag von 614 Euro pro Jahr. Übt ein Steuerpflichtiger mehrere Nebentätigkeiten gleichzeitig aus, kann er die Betriebsausgabenpauschale nur einmal ansetzen. 
  • Selbstständige in einer Nebenamtlichen Tätigkeit als Lehrer oder Prüfer
    Für Lehrer oder Prüfer, die nebenamtlich tätig sind, gelten ebenso 25 Prozent der Einnahmen und höchstens 614 Euro pro Jahr, die als Betriebsausgabenpauschale angesetzt werden können. Handelt es sich um eine Tätigkeit als Übungsleiter, gilt der Übungsleiterfreibetrag in Höhe von 2.400 Euro und die Betriebsausgabenpauschale entfällt. 
  • Hebammen
    Hebammen können 25 Prozent ihrer Einnahmen als Betriebsausgabenpauschale ansetzen. Für sie gilt eine Höchstgrenze von 1.535 Euro pro Jahr.
  • Tagesmütter
    Auch Tagesmütter können eine Betriebsausgabenpauschale ansetzen. Pro Kind, das sie 40 Stunden pro Woche betreuen, können sie 300 Euro pro Monat als Betriebsausgabenpauschale ansetzen. Ist die Zeit der Betreuung kürzer, ist die Betriebsausgabenpauschale anteilig umzurechnen. 

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