Lexikon

Bewirtungsbeleg - Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein Vordruck, um Bewirtungskosten durch geschäftliche Gastronomietermine wie Mittagessen mit Partnern oder Kunden, steuerlich absetzen zu können. Sowohl Einzelunternehmer, als auch Firmen, können Geschäftsessen mit dem korrekt ausgefüllten Beleg (Vergleiche dazu den Lexikonartikel zum Kassenbeleg) abrechnen.

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Wann ein Bewirtungsbeleg angerechnet werden kann

Außerbetriebliche Termine, um mit Geschäftspartnern, Kollegen, Kunden oder Interessenten, Details der beruflichen Tätigkeit oder eines möglichen Geschäftes zu besprechen, gehören im Businessalltag dazu. Doch nur, wenn ein korrekter Beleg (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Belegbuchhaltung) erstellt wird, darf das Essen auch von den Steuern abgesetzt werden. Bis zu 70% der Kosten können Unternehmen geltend machen, wenn sie Partner oder Kunden treffen, bis zu 100% können abgerechnet werden, wenn ausschließlich Mitarbeiter zusammenkommen. Dafür unterliegt das Treffen auch klar definierten Regeln.

Bei einem Geschäftsessen dürfen per Definition nur Personen anwesend sein, welche direkt an den Verhandlungen oder Besprechungen beteiligt sind. Private Gäste heben den Anlass steuerlich auch automatisch auf eine persönliche Ebene. Der Bewirtungsanlass muss jedoch dem abrechnenden Unternehmen (Siehe hierzu auch den Lexikonartikel zur Unternehmensführung) dienen und das Wachstum der Firma unterstützen. Auf welche Art und Weise dies geschieht, muss nicht nachgewiesen werden. Dennoch muss erkennbar sein, dass es sich nicht um einen gemütlichen Abend mit Freunden handelt.
Die Vorlage eines Bewirtungsbeleges ist unerlässlich. Dieser muss außerdem durch den Wirt und nicht durch den Gast ausgefüllt werden. Eine allgemeine Quittung genügt zu Steuerzwecken in keinem Fall. Darum muss der abzurechnende Termin in einem Restaurant oder Café stattfinden und kann nicht zu einem der Teilnehmer in die privaten Räumlichkeiten verlegt werden.

Angaben auf dem Bewirtungsbeleg

Verschiedene Onlineportale (Vergleiche hierzu den Lexikoneintrag zu: webbasierte Anwendung) bieten einen Vordruck des Bewirtungsbeleges an. Dieser sollte jedoch, bevor er ausgedruckt an den Wirt übergeben wird, auf Vollständigkeit geprüft werden.
Unterschieden wird grundsätzlich zwischen einer normalen und einer Kleinbetragsrechnung. Die normale Rechnung fällt an, wenn der Bewirtungsbetrag über 150 Euro beträgt und ist umfangreicher aufgebaut.
In die normale Rechnung gehören:

Nun werden die Speisen und Getränke detailliert und mit jeweiligen Kosten aufgeführt und zum Gesamtbetrag zusammengezogen. Neben dem Gesamtbetrag müssen sich auch

auf dem Beleg finden. Die Auflistung der bewirteten Personen ist außerdem verpflichtend.
Der Anlass der Bewirtung kann nie nur „Geschäftsessen“ oder „beruflich“ lauten, sondern muss konkret ausgeführt werden, etwa „Verhandlungen über Details zu Projekt X“.
Die Kleinbetragsrechnung erfordert neben den Personendaten und der Aufschlüsselung in alle Speisen und Getränke nur die relevanten Steuervermerke und Summen rund um den Gesamtbetrag. Der Beleg wird vom Gastwirt unterzeichnet.

Bewirtungsbeleg

Abrechnung der Bewirtungsbelege

Nur mit korrektem Bewirtungsbeleg kann der Geschäftstermin steuerlich abgesetzt werden. Darum sollten Steuerpflichtige den Wirt auf fehlende Angaben hinweisen. Um sicherzugehen, dass die Belege korrekt ausgefüllt und abgerechnet wurden, kann ein Steuerberater (Siehe hierzu den Lexikoneintrag zur Steuerberatergebührenverordnung) die Details vor dem Absenden durchsehen. In einer Betriebsprüfung können falsch abgesetzte oder private Treffen, welche als beruflich gezählt wurden, zu Problemen bei Steuerprüfung führen.

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