Die Buchführungspflicht verpflichtet Kaufleute in Deutschland zur doppelten Buchführung und zum Erstellen einer Bilanz. Die zentrale Vorschrift zu dieser Pflicht ist in § 238 Abs. 1 S. 1 des Handelsgesetzbuches geregelt. Danach besteht eine Pflicht zur Führung von Büchern für jeden Kaufmann. Alle Gewerbetreibenden deren Geschäft nach Art und Umfang einen Geschäftsbetrieb erfordert, der in kaufmännischer Weise eingerichtet ist, sind daher zur Buchführung verpflichtet.

In einigen Fällen besteht die Buchführungspflicht auch ohne nähere Betrachtung der tatsächlichen Größe des Unternehmens. Dies gilt etwa dann, wenn das Unternehmen in Form einer Kapitalgesellschaft (zum Beispiel GmbH, UG) betrieben wird. Denn in diesem Fall handelt es sich bei den betreffenden Unternehmen um so genannte Formkaufleute gemäß § 6 des Handelsgesetzbuches.

Einnahmeüberschussrechnung oder doppelte Buchführung: Wozu bin ich verpflichtet? Im Billomat Magazin erklären wir es dir!

Was bedeutet die Buchführungspflicht im Detail?

Die Buchführungspflicht ist eine Pflicht zur Erfassung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen eines Unternehmens. Die Dokumentation umfasst die Entstehung und Abwicklung bis hin zur Bezahlung der Geschäftsvorfälle. Mit der Buchführungspflicht sorgt der Gesetzgeber dafür, dass alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen schriftlich dokumentiert sind und somit dem Finanzamt oder anderen behördlichen Stellen auf Verlangen vorgelegt werden können. So erhält das Finanzamt Auskunft über die steuerlichen Belange und andere Stellen einen Überblick über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. 

Was bedeutet doppelte Buchführung im Gegensatz zur einfachen Buchführung?

Die Buchführungspflicht ist eine Pflicht zur Erstellung einer doppelten Buchführung. Unternehmen, für die keine Buchführungspflicht besteht, können eine einfache Buchführung erstellen. 

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung bezeichnet ein System der kaufmännischen Buchführung. Das System listet sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in chronologischer Reihenfolge auf und sortiert sie in unterschiedliche Konten ein. Dabei werden Geschäftsvorfälle zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst, indem sie in das Kontensystem eingetragen werden. Sowohl Forderungen, die das Unternehmen an Kunden oder Geschäftspartner stellt als auch Forderungen von Lieferanten werden zum Zeitpunkt ihrer Entstehung im System erfasst. Mit der Bezahlung einer Rechnung an einen Lieferanten oder mit einem Zahlungseingang auf dem Unternehmenskonto erfolgt ein weiterer Eintrag in das Kontensystem der Buchführung. 

Was ist der Jahresabschluss?

Ziel der doppelten Buchführung ist die Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für den Jahresabschluss. Im Jahresabschluss führt die Buchhaltung alle Buchungen, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres im Kontensystem eingetragen wurden, zusammen. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung GuV. Die Bilanz stellt anhand einer Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden die wirtschaftliche Lage des Unternehmens dar. Die GuV hingegen ermittelt den wirtschaftlichen Erfolg, indem sie die Einnahmen den Aufwendungen gegenüberstellt und so den Gewinn des Unternehmens innerhalb eines Wirtschaftsjahres feststellt. 

Warum verlangt der Gesetzgeber die doppelte Buchführung?

Der Sinn der doppelten Buchführung liegt nicht vorrangig in dem doppelten System der Erfassung von Buchungen im Kontensystem. Vielmehr liegt der Schwerpunkt der doppelten Buchführung darin, eine Bilanz zu erstellen, um den wirtschaftlichen Stand des Unternehmens mit Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu dokumentieren. 

Der Jahresabschluss mit Bilanz und GuV bildet zudem die Grundlage, um die Steuern zu ermitteln, die das Unternehmen zu leisten hat. 

buchführungspflicht

Was ist die einfache Buchführung?

Die einfache Buchführung ermittelt den Unternehmensgewinn anhand einer Einnahmenüberschussrechnung EÜR. In der EÜR stellt die Buchhaltung sämtliche Einnahmen des Unternehmens den Ausgaben gegenüber. Um den Gewinn zu ermitteln, werden die Einnahmen von den Ausgaben abgezogen. Im Laufe des Kalenderjahres trägt die Buchhaltung nur diejenigen Einnahmen und Ausgaben in ein Kontensystem ein, die tatsächlich zu- oder abgeflossen sind. Erst mit der Bezahlung erfolgt demnach die Erfassung in der Buchhaltung. Auch bei der Gewinnermittlung am Ende des Jahres werden nur die tatsächlich erfolgten Zahlungen berücksichtigt. Für die einfache Buchführung ist keine Bilanz oder GuV zu erstellen. 

Ab welcher Größenordnung gilt die Buchführungspflicht?

Das Handelsgesetzbuch lässt die Frage offen, welche Kriterien dafür maßgeblich sind, dass ein Geschäftsbetrieb in kaufmännischer Weise ausgerichtet ist. Hierzu ergeben sich jedoch aus dem Steuerrecht wichtige Anhaltspunkte. Neben der abgeleiteten Buchführungspflicht nach § 140 der Abgabenordnung, welche auf die Vorschriften des Handelsgesetzbuches verweist, gibt es auch die originäre Buchführungspflicht nach . Danach besteht eine Pflicht zur Buchführung für Gewerbetreibende:

  • wenn die getätigten Umsätze 600.000 Euro im Jahr übersteigen
  • wenn der Gewinn aus der gewerblichen Tätigkeit mehr als 60.000 Euro beträgt

Sonderregelungen bei der Buchführungspflicht

Sonderregelungen gelten für Betriebe der Land- und Fortwirtschaft. Hier wird statt auf die Umsätze auf die Unternehmensgröße abgezielt. Eine Pflicht zur Buchführung besteht in diesen Fällen dann, wenn die landwirtschaftlich genutzten Flächen einen Wert von mehr als 25.000 Euro haben. Hinsichtlich des erzielten Gewinns liegt die Grenze auch im Rahmen der Land- und Fortwirtschaft bei 60.000 Euro pro Geschäftsjahr.

Gibt es Ausnahmen von der Buchführungspflicht?

Ausnahmen sind weder nach dem Handels- noch nach dem Steuerrecht vorgesehen. Allerdings beziehen sich alle Vorschriften zur Buchführung explizit auf gewerbliche Betriebe.

Für die freien Berufe wie:

  • Ärzte
  • Architekten
  • Publizisten
  • Rechtsanwälte
  • Apotheker etc.

besteht dagegen grundsätzlich keine Pflicht zur Führung von Büchern. Diese entsteht erst dann, wenn die Art von Berufen im Rahmen einer Kapitalgesellschaft betrieben werden.

Unterliegen Einzelunternehmer der Buchführungspflicht?

Einzelunternehmen, deren gewerbliche Tätigkeit keinen Handelsregistereintrag erfordert, unterliegen keiner Buchführungspflicht. Voraussetzung ist auch für sie, dass sie die Einkommens- und Umsatzgrenzen für die Buchführungspflicht nicht überschreiten. Sie müssen aufgrund des Einkommensteuergesetzes lediglich eine einfache Buchführung erstellen und ihre Gewinne über die Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Einzelunternehmer, die freiwillig im Handelsregister eingetragen sind, obwohl sie keine Verpflichtung hierfür haben, müssen hingegen zwingend eine Bilanz erstellen. 

Was gilt für Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer dürfen die einfache Buchführung anwenden und für ihre Gewinnermittlung eine EÜR erstellen. Das gilt jedoch, ebenso wie für Einzelunternehmen, nur unter der Voraussetzung, dass sie keinen freiwilligen Eintrag ins Handelsregister vorgenommen haben. 

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