Buchungsmaske
Die Buchungsmaske ist ein elektronisches Formular in Buchhaltungsprogrammen, die für die Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens verwendet wird. Buchungsmasken werden für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie die Finanzbuchhaltung verwendet. Durch die in Buchungsmasken vorgegebenen Eingabefelder werden fehlerhafte Eingaben reduziert.
Ähnliche Fragen:
Wie ist der Aufbau einer Buchungsmaske?
Buchungsmasken enthalten mehrere Eingabefelder, in die die für jeden Geschäftsvorfalls erforderlichen Angaben eingetragen werden. Darüber hinaus können Daten, wie individuelle Steuersätze oder Texte, hinterlegt werden, die je nach Verwendungszweck der Buchungsmaske und Eingabe durch den Nutzer automatisch übernommen und in die Felder eingetragen werden.
Vorgegebene Felder für die Datenerfassung in einer Buchungsmaske
Die grundsätzliche Funktion, die Erfassung von Geschäftsfällen, ist bei allen Buchungsmasken identisch. Je nach Unternehmen und Verwendungszweck können Buchungsmasken jedoch ´unterschiedliche Felder für die Datenerfassung enthalten. Häufig von einer Buchhaltungssoftware in Buchungsmasken vorgegebene Felder sind:
- Buchungsdatum
- Buchungsnummer
- Rechnungs- / Belegnummer
- Konto der Buchung
- Bezeichnung des Geschäftsvorfalls
- Kunden- oder Lieferantennummer
- Buchungsbeträge
- Eingabe / Ausgabe
- Steuersatz
Erfassung von Dialog- oder Stapelbuchungen in der Buchungsmaske
Je nach Funktion können mit Buchungsmaske sogenannte Dialogbuchungen oder Stapelbuchungen erfasst und verarbeitet werden.
Dialogbuchung
Bei einer Dialogbuchung erfolgt die Buchung des erfassten Geschäftsvorfalls auf die Buchführungskonten unmittelbar nach der Eingabe aller Daten. Der Nachteil ist, dass Fehler bei der Erfassung, beispielsweise durch Eingabe eines falschen Steuersatzes, nur durch eine anschließende Korrekturbuchung korrigiert werden können. Eine einmal abgeschlossene Buchung darf nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) im Nachhinein nicht geändert werden.
Stapelbuchung
Bei der sogenannten Stapelbuchung werden zunächst alle Geschäftsvorfälle erfasst, ohne dass die Buchung auf den entsprechenden Konten erfolgt. Erst wenn alle Geschäftsvorfälle beispielsweise eines Tages erfasst worden sind, erfolgt die automatische Verarbeitung und Buchung aller Vorgänge. Die Verarbeitung geschieht bei großen Unternehmen oft über Nacht. Der Vorteil von Stapelbuchungen ist, dass erfasste Vorgänge vor der abschließenden Buchung noch korrigiert werden können. So ist es möglich, fehlerhafte Eingaben zu korrigieren, ohne, dass eine separate Korrekturbuchung vorgenommen werden muss.
Was sind die Vorteile bei der Verwendung einer Buchungsmaske?
Die in Buchungsmaske vorgegebenen Felder erleichtern die Eingabe alle erforderlichen Angaben. Die Software erinnert Benutzer an vergessene Eingaben. Darüber hinaus werden Nutzer auf fehlerhafte Eingaben hingewiesen, wenn beispielsweise in das Feld für den Buchungsbetrag ein Datum eingegeben wird. In der Regel ist die abschließende Buchung erst möglich, wenn alle Daten fehlerfrei eingetragen worden sind.
Ein weiterer Vorteil ist, dass individuelle Steuersätze für Kunden, Standardtexte für einzelne Buchungen und weitere Informationen, die häufig verwendet werden, in einer Buchungsmaske hinterlegt werden können. Durch die Verwendung einer Buchungsmaske wird der für die Erfassung von Geschäftsvorfällen erforderliche Zeitaufwand erheblich verringert.