Lexikon

Belegbuchhaltung - Was ist die Belegbuchhaltung?

Für eine sowohl ordentliche als auch nachvollziehbare Buchführung ist die besondere Form der Belegbuchhaltung ein zentrales Element. Rechnungen oder Quittungen dienen hierbei als Nachweise, welche die Richtigkeit eines stattgefundenen Geschäfts belegen. Grundsätzlich werden alle Belege zu einem so genannten Grundbuch zusammengefasst. Die Zahlungsnachweise erhalten eine Nummerierung, wobei die Belegnummer in Verbindung zu den jeweiligen Konten als Buchungserläuterung dient. Die Beträge auf den gesammelten Belegen werden addiert. Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, erhalten die Belege eine Zuordnung auf die einzelnen Personen- und Sachkonten. In der Regel kommt die Belegbuchhaltung insbesondere bei Debitoren und Kreditoren zum Einsatz. Um diese Buchhaltungsform nach §43 Abs. 4 HGB einzuhalten bedarf es im Vorfeld einiger organisatorischer Maßnahmen.

Auch beim Geschäftsessen solltest du darauf achten, dass du eine Quittung erhältst, denn nur so erhältst du einen Steuervorteil. In unserem Billomat Magazin erklären wir dir, wie das mit dem Abzug von Geschäftsessen richtig funktioniert.

Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Belegbuchhaltung

Die Richtigkeit der Belegbuchführung ist dann gegeben, wenn alle geschäftlichen Vorfälle aus betriebswirtschaftlicher Sicht korrekt und ebenso lückenlos erfasst worden sind. Ein wichtiges Element ist in diesem Zusammenhang die Sortierung der Belege nach eine ganz bestimmten Ordnungsschema. Diese Form der Buchführung muss zu jeder Zeit eine Prüfung der Geschäftsbücher ermöglichen und nachvollziehbar aufzeigen, dass sachliche sowie rechnerische Korrektheit gegeben ist. Durch den Einsatz einer speziellen Software (Betriebsprüfungssystem) können interne/externe Rechnungsprüfer sowie die Betriebsprüfer des jeweils zuständigen Finanzamtes Schwachstellen erkennen und sich diesen besonders intensiv zuwenden.

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