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Debitorenbuchhaltung - Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und befasst sich mit der Erfassung, Verwaltung und Überwachung offener Forderungen des Unternehmens an seine Kunden, die sogenannten Debitoren. Dagegen befasst sich die Kreditorenbuchhaltung mit allen Vorgängen, die die Lieferanten und Dienstleister des Unternehmens betreffen.

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Was bedeutet Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Handhabung sämtlicher Forderungen gegenüber Kunden des Unternehmens. Diese Forderungen sind aus Lieferungen und Leistungen an den Kunden entstanden. Dieser Bereich der Finanzbuchhaltung kümmert sich ausschließlich um Geschäfte mit den Kunden, den Debitoren. Er gliedert sich in zwei Hauptaufgabenbereiche, das Forderungs- und das Informationsmanagement.

Der lateinische Begriff Debitor bedeutet Schuldner. Da der Kunde eine Forderung auslöst, sobald er eine Ware bestellt oder eine Leistung beauftragt, wird er automatisch zum Schuldner des liefernden oder leistenden Unternehmens. Die Debitorenbuchhaltung organisiert und verwaltet die Schulden, die der Kunde beim Unternehmen hat und sorgt für deren Begleichung.

Welche Aufgaben erfüllt die Debitorenbuchhaltung in der Praxis?

debitorenbuchhaltungDie Debitorenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung. Sie organisiert und bearbeitet die Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden. In der Praxis beschäftigt sich die Debitorenbuchhaltung mit dem Erstellen von Rechnungen, mit dem Abgleich von Zahlungen sowie mit der Kontrolle von Zahlungsfälligkeiten. Schließlich leitet die Debitorenbuchhaltung Zahlungserinnerungen und Mahnungen ein und wickelt im gegebenen Fall die Beitreibung durch Inkasso oder Mahnverfahren ab. Zudem kümmert sich die Debitorenbuchhaltung um die Auswertung von Debitorendaten.

Was sind Debitorenkonten?

In der Regel legt die Debitorenbuchhaltung für jeden Kunden eines Unternehmens ein eigenes Debitorenkonto an. In dieses trägt sie offene Forderungen gegenüber dem betreffenden Kunden ein. So laufen im Kundenkonto alle Rechnungsbeträge ein, die aufgrund von Bestellungen oder Aufträgen entstehen. Auch Zahlungseingänge verbucht die Debitorenbuchhaltung auf dem Kundenkonto. Bei Überweisungsproblemen, beispielsweise weil ein Kunde eine falsche Kundennummer bei der Zahlung angegeben hat, bucht die Buchhaltung diese auf das richtige Debitorenkonto um. So dienen Debitorenkonten nicht nur dazu, um die Buchung von Zahlungen im Forderungsmanagement vorzunehmen, sondern sie liefern zugleich die notwendigen Daten für das Informationsmanagement und für die Auswertung des Zahlungsverhaltens.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware in der Debitorenbuchhaltung

Arbeitet die Buchhaltung mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie Billomat, kann sie den Abgleich und die Kontrolle von Zahlungen automatisieren. So wird sie auf fällige Forderungen oder auf Zahlungsverzug durch das System rechtzeitig hingewiesen. Zudem gleicht die Buchhaltungssoftware, die mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden ist, Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab und weist eingehende Zahlungen automatisch dem richtigen Debitorenkonto zu.

Hauptbereich Forderungsmanagement

Das sogenannte Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um offene Forderungen ihm gegenüber einzutreiben. Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem Mahnwesen. Zahlungsfristen werden überwacht sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt. Bleibt die erste Mahnung erfolglos, folgt die zweite Mahnung mit der Androhung der Kündigung von Lieferverträgen. Werden die offenen Beträge auch nach der zweiten Mahnung nicht vom Kunden beglichen, kann das Unternehmen ein Inkassounternehmen und eine Anwaltskanzlei mit dem Eintreiben offener Forderungen beauftragen und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

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Praktische Aufgaben im Forderungsmanagement – Überblick

Grundlegender Teil der praktischen Arbeiten im Forderungsmanagement ist die Verwaltung der offenen Forderungen. Hierfür muss die Buchhaltung neben weiteren die folgenden Aufgaben erfüllen:

  • Anlegen und Verwalten von Kundenkonten
  • Rechnungsstellung
  • Erfassen offener Forderungen
  • Erfassen eingehender Zahlungen
  • Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Forderungen
  • Überwachung von Zahlungsfälligkeiten
  • Überwachung von Zahlungsverzug
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
  • Zahlungsmethoden einrichten und verwalten
  • SEPA Mandate ausstellen

Hauptbereich Informationsmanagement

Das Informationsmanagement befasst sich zum einen mit Informationen über noch ausstehende Zahlungen durch die Debitoren (Kunden) und zum Anderen mit Informationen über deren Zahlungsverhalten. Dabei geht es nicht nur darum, die entsprechenden Geschäftsfälle oder Transaktionen zu dokumentieren, sondern die daraus resultierenden Informationen sind vor allem im Hinblick auf die eigene Liquidität des Unternehmens von großer Bedeutung, denn die ist in großem Maße von der Zahlungsmoral der Debitoren abhängig. Durch das aktuelle Zahlungsverhalten eines Kunden kann das Unternehmen Rückschlüsse auf dessen Zahlungsmoral, teilweise sogar auf die finanzielle Situation des Kunden ziehen, was für künftige Geschäftsbeziehungen mit diesem Debitor entscheidend sein kann. Sollte beispielsweise ein Kunde kurz davor stehen, Insolvenz anmelden zu müssen, kann das Unternehmen rechtzeitig reagieren und gegebenenfalls noch offene Lieferungen einstellen. So kann es verhindern, dass sich offene Beträge summieren und es selbst in finanzielle Schwierigkeiten gerät.

Was sind Aging Listen?

Die sogenannten Aging Listen stellen ein wichtiges Instrument in der Debitorenbuchhaltung zur Analyse offener Forderungen. Sie erfassen Daten über das Zahlungsverhalten von Kunden und ziehen Schlüsse aus deren Bonität. Anhand der Aging Listen kann das Unternehmen weitere Rückschlüsse im Verhältnis zu seinen Kunden ziehen und sein Angebot darauf einstellen. 

Was ist das Scoring?

Das Informationsmanagement der Debitorenbuchhaltung liefert dem Unternehmen wichtige Daten über das Zahlungsverhalten von Kunden. Diese kann sie zum Scoring einsetzen, mit dem sie das Risiko für einen Zahlungsausfall bewertet. Das Scoring belegt das Risiko mit vorher festgelegten Parametern, um Kunden aufgrund ihres Zahlungsverhaltens in entsprechende Kategorien einzuordnen. Das Unternehmen kann aufgrund des Scorings Maßnahmen bestimmen, die es für Kunden in bestimmten Kategorien einsetzt. Für das Scoring von Kunden verwenden Unternehmen neben ihren eigenen Daten aus dem Informationsmanagement der Debitorenbuchhaltung auch externe Daten von Auskunfteien.

Was ist der Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung?

Während die Debitorenbuchhaltung die Forderungen des Betriebs organisiert und betreibt, beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Schulden, die das Unternehmen gegenüber Dritten hat. Geht es bei der Debitorenbuchhaltung um den Kunden, beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Lieferanten eines Unternehmens. 

Welche Übereinstimmung haben Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung?

Beide Teilbereiche der Finanzbuchhaltung haben trotz der scheinbar gegensätzlichen Aufgaben übereinstimmende Zielsetzungen. Dazu gehören:

  • Erhaltung der Liquidität:
    Genauso wie die Debitorenbuchhaltung hat die Kreditorenbuchhaltung die Aufgabe, die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten. Dabei wendet die Kreditorenbuchhaltung dieselben Mittel an, wie die Debitoren des Unternehmens, indem es Skonti, Rabatte und Zahlungsfristen möglichst großzügig ausnutzt. 
  • Überblick über wirtschaftliche Lage:
    Sowohl die Debitorenbuchhaltung als auch die Kreditorenbuchhaltung gibt Auskunft über die finanzielle Situation des Unternehmens und handelt in einer Weise, die die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens begünstigt. 
  • Pflege der Geschäftsbeziehungen:
    Beide Buchhaltungsbereiche pflegen das Verhältnis zu den zentralen Partnern des Unternehmens. Diese bestehen im Kunden gleichermaßen wie im Lieferanten. Die Debitorenbuchhaltung sorgt neben der Beitreibung offener Forderungen dafür, dass das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden gewahrt bleibt. Auch die Kreditorenbuchhaltung achtet neben den wirtschaftlichen Vorteilen des eigenen Unternehmens darauf, dass sie für eine dauerhafte und vertrauensvolle Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu sorgen hat.

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