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Debitorenbuchhaltung - Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und befasst sich mit der Erfassung, Verwaltung und Überwachung offener Forderungen des Unternehmens an seine Kunden, die sogenannten Debitoren. Dagegen befasst sich die Kreditorenbuchhaltung mit allen Vorgängen, die die Lieferanten und Dienstleister des Unternehmens betreffen.

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Begriffserklärung

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Handhabung sämtlicher Forderungen gegenüber Kunden des Unternehmens. Diese Forderungen sind aus Lieferungen und Leistungen an den Kunden entstanden. Dieser Bereich der Finanzbuchhaltung kümmert sich ausschließlich um Geschäfte mit den Kunden, den Debitoren. Er gliedert sich in zwei Hauptaufgabenbereiche, das Forderungs- und das Informationsmanagement.

Bereich Forderungsmanagement

Das sogenannte Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um offene Forderungen ihm gegenüber einzutreiben. Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem Mahnwesen. Zahlungsfristen werden überwacht sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt. Bleibt die erste Mahnung erfolglos, folgt die zweite Mahnung mit der Androhung der Kündigung von Lieferverträgen. Werden die offenen Beträge auch nach der zweiten Mahnung nicht vom Kunden beglichen, kann das Unternehmen ein Inkassounternehmen und eine Anwaltskanzlei mit dem Eintreiben offener Forderungen beauftragen und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Bereich Informationsmanagement

Das Informationsmanagement befasst sich zum einen mit Informationen über noch ausstehende Zahlungen durch die Debitoren (Kunden) und zum Anderen mit Informationen über deren Zahlungsverhalten. Dabei geht es nicht nur darum, die entsprechenden Geschäftsfälle oder Transaktionen zu dokumentieren, sondern die daraus resultierenden Informationen sind vor allem im Hinblick auf die eigene Liquidität des Unternehmens von großer Bedeutung, denn die ist in großem Maße von der Zahlungsmoral der Debitoren abhängig. Durch das aktuelle Zahlungsverhalten eines Kunden kann das Unternehmen Rückschlüsse auf dessen Zahlungsmoral, teilweise sogar auf die finanzielle Situation des Kunden ziehen, was für künftige Geschäftsbeziehungen mit diesem Debitor entscheidend sein kann. Sollte beispielsweise ein Kunde kurz davor stehen, Insolvenz anmelden zu müssen, kann das Unternehmen rechtzeitig reagieren und gegebenenfalls noch offenen Lieferungen einstellen. So kann er verhindern, dass sich offene Beträge summieren und er selbst in finanzielle Schwierigkeiten gerät.

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