Dialogbuchung
Unter einer Dialogbuchung wird in der Buchführung die sofortige, unmittelbare Buchung eines Vorganges auf die betreffenden Konten verstanden. Die Korrektur einer Dialogbuchung ist nur über eine identische, umgekehrte Gegenbuchung möglich. In den meisten Programmen für die EDV Buchhaltung stehen sowohl die Dialogbuchung wie auch die Stapelbuchung zur Verfügung.
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Unterschied Dialogbuchung und Stapelbuchung
Stapelbuchführung:
Die Stapelbuchung ist im Grunde nur eine bestimmte Organisationsform der Datenerfassung und Buchung. Diese Form der Buchung hat ihren Ursprung in der Buchführung der Banken. Dort wurden einzelne Belege zu einem nach den Kontonummern vorsortierten Stapel zusammengestellt und erst zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Konten übernommen. In der EDV Buchhaltung werden bei der Stapelbuchung inhaltlich zusammengehörige Belege, zum Beispiel die Rechnungseingänge oder Rechnungsausgänge eines Tages in einer Buchungsmaske erfasst aber nicht gebucht, sondern zunächst zwischengespeichert (gestapelt). Dadurch erscheinen die Buchungen noch nicht endgültig im Journal. Der Vorteil der Stapelbuchung ist, dass die Belege bevor der Stapel in das Journal gebucht wird, noch kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden können. Bei verschiedenen Buchhaltungsprogrammen erfolgt keine Buchung auf ein Konto, solange die Belege im Stapel zwischengespeichert sind. Vielfach erfolgt die endgültige Buchung und Übernahme ins Journal durch Übernahme der Belege in den Dialogbereich erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses.
Dialogbuchung:
Im Gegensatz dazu erfolgt die Dialogbuchung auf die Konten und Übernahme in das Journal in der EDV-gestützten Buchführung für einzelne zu buchende Geschäftsvorfälle unmittelbar nach der Dateneingabe in der Buchungsmaske der Dialogbuchung. Wenn eine Fehlbuchung in der Dialogbuchung korrigiert werden muss, kann die Buchung nur über die Stornierungsfunktion des Buchhaltungsprogramms bearbeitet und eine Stornobuchung durchgeführt werden.
Die Buchungsmasken für das Stapelbuchen und das Dialogbuchen unterscheiden sich in den verschiedenen Buchhaltungsprogrammen in der Regel nur durch die dahinter stehende Buchungsart. Grundsätzlich gilt, dass Stapelbuchungen gelöscht aber Dialogbuchungen nur storniert werden können. In diesem Zusammenhang sind auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung von Bedeutung.
Elektronische Buchführung
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten auch für die elektronische Buchführungung und besagen mit Hinblick auf die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und den Zugriff auf diese Daten, dass die bei elektronischen Buchungen vorgenommenen Veränderungen und Löschungen in der Form protokolliert werden müssen, dass keine Buchung oder Aufzeichnung in der Buchführung so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festgestellt werden kann. Andernfalls sind die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung nicht mehr erfüllt.
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