Lexikon

Dienstreise - Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist im Steuerrecht definiert als eine Tätigkeit, die ein Arbeitnehmer für einen begrenzten Zeitraum, das heißt, nur vorübergehend außerhalb seiner Arbeitsstätte verrichtet. Allgemein werden alle Reisetätigkeiten, die ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen und auf Veranlassung seines Arbeitgebers außerhalb seiner üblichen Arbeitsstätte durchführt als Dienstreise oder Arbeitsreise bezeichnet. Dienstreisen umfassen immer die An- und Abreise zum auswärtigen Dienstort. Der Begriff Dienstreise wird in der Hauptsache für Beamte sowie Beschäftigte des öffentlichen Dienstes verwendet. Diese Personengruppen Unternehmen auf Anweisung ihres Dienstherrn – Behörden und Ämter – Dienstreisen. Bei gewerblichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern werden Dienstreisen unter dem Begriff „Auswärtige Tätigkeit“ zusammengefasst.

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Anlässe für eine Dienstreise

Arbeitnehmer sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Dienstreisen durchzuführen, wenn diese Tätigkeiten in einem Zusammenhang mit ihrer gewöhnlichen Arbeitstätigkeit im Unternehmen zusammenhängen. Beamte und im öffentlichen Dienst beschäftigte Personen müssen auf Anweisung des jeweiligen Dienstherren ebenfalls Dienstreisen durchführen. Anlässe für Dienstreisen sind beispielsweise

  • Termine bei weiter entfernten Kunden und Lieferanten
  • Termine mit Kollegen in anderen Niederlassungen des Unternehmens
  • Teilnahme an Tagungen, Messen oder Kongressen
  • Arbeiten auf auswärtigen Baustellen
  • Erstellen von Gutachten sowie Forschungsarbeiten außerhalb des Unternehmens

Eine Dienstreise ist grundsätzlich mit einer längeren An- und Abreise zum Arbeits- oder Dienstort verbunden. Dienstreisen sind von den den sogenannten Dienstwegen zu unterscheiden. Ein Dienstweg ist beispielsweise der Besuch bei einem Kunden, der im gleichen Stadtteil wohnt, in dem auch das Unternehmen seinen Sitz hat. Beispiele hierfür sind Installateure, die im Auftrag ihres Arbeitgebers Arbeiten bei Kunden in der näheren Umgebung durchführen.

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Abrechnung der Kosten und Überstunden für eine Dienstreise

Die Kosten für eine Dienstreise müssen Arbeitnehmer nicht selbst tragen. Die Kosten für eine Dienstreise werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Nach dem Ende einer dienstlichen Reise müssen Arbeitnehmer zu diesem Zweck eine Reisekostenabrechnung erstellen, in denen sie ihre Auslagen während der Reise angeben. Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale von zurzeit 24 Euro pro Tag bezahlen, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Bei Auslandsreisen und längeren Dienstreisen ist die Verpflegungspauschale entsprechend höher.

Unternehmen Arbeitnehmer Dienstreisen mit ihrem privaten PKW, können Sie die Fahrtkosten entweder über die Einkommensteuererklärung vom Finanzamt oder direkt vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Hierbei wird in der Regel die jeweils aktuelle Kilometerpauschale angesetzt. Zurzeit beträgt die Kilometerpauschale 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. In dieser Pauschale sind jedoch alle Aufwendungen für den PKW-Halter wie Benzinkosten, Versicherungen, Abnutzung und Reparaturkosten enthalten. Müssen Arbeitnehmer während ihrer dienstlichen Reise übernachten, werden auch die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber getragen. Inwieweit eventuell anfallende Überstunden vergütet werden, kann individuell mit dem Arbeitgeber vereinbart werden.

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