E-Rechnung

Definition E-Rechnung

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders als reine PDF- oder Papierdokumente ist die E-Rechnung maschinell lesbar und verarbeitbar.

Rechtliche und technische Anforderungen einer E-Rechnung

Bislang konnten elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF, JPG oder anderen Bilddateien übermittelt werden, solange sie den gesetzlichen Vorschriften entsprachen und lesbar waren. Seit 2011 sind diese Formate steuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 neue gesetzliche Anforderungen erfüllen.

Rechtliche und technische Anforderungen ab dem 1. Januar 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen, das der europäischen Norm CEN EN 16931 entspricht. Dazu zählen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die speziell für diese Anforderungen entwickelt wurden. Reine PDF- oder Word-Dokumente sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr ausreichend. Papierbelege müssen ab 2025 ebenfalls den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um weiterhin gültig zu sein. Sie werden jedoch nicht mehr die primäre Form der Rechnungsstellung darstellen, wenn eine elektronische Alternative verfügbar ist.

Alle Infos zur E-Rechnungspflicht ab 2025 findest Du im Billomat Magazin.

Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Rechnungsformen

Elektronische Rechnungen zeichnen sich durch ihr strukturiertes Format aus, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz dazu sind herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen lediglich visuelle Darstellungen ohne strukturierte Daten, die manuell verarbeitet werden müssen.

Verpflichtung zur Nutzung strukturierter Formate

Das Wachstumschancengesetz verlangt ab 2025, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellt werden. Dies umfasst Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die die europäische Norm erfüllen. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, das aus einer PDF- und einer XML-Datei besteht, wird der strukturierte Teil (XML) maßgeblich sein.

Einführung der E-Rechnung in Phasen: 2025 bis 2028

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise:

– Ab 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen dürfen – unter neuen Auflagen – bis Ende 2026 noch versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.

– Ab 2027: Für kleine Unternehmen gibt es Übergangsfristen, um sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro weiterhin Papierrechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.

– Ab 2028: Alle Unternehmen müssen die neuen Regelungen unabhängig vom Umsatz befolgen.

Spezifische Formate: XRechnung und ZUGFeRD

– XRechnung: Ein XML-Format ohne visuelle Komponente, das hauptsächlich im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird.

– ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung und ein PDF für die menschliche Überprüfung kombiniert.

Auswirkungen auf geschäftliche Transaktionen und öffentliche Aufträge

Die Umstellung auf E-Rechnungen beeinflusst geschäftliche Transaktionen erheblich, besonders im Verkehr mit der öffentlichen Hand. Öffentliche Auftraggeber verlangen bereits häufig die Verwendung von XRechnungen, und die neuen Anforderungen werden diese Praxis weiter verstärken. Ab 2025 empfangen und verarbeiten alle Unternehmen elektronische Rechnungen. Dazu passen sie ihre technischen Systeme an, um die neuen Formate zu verarbeiten. Sie können elektronische Rechnungen weiterhin per E-Mail zustellen, solange die Rechnung in einem strukturierten Format vorliegt. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten Ausnahmen; diese dürfen weiterhin in Papierform oder als einfache PDF-Dateien ausgestellt werden.