EDI (Electronic Data Interchange)

EDI (Electronic Data Interchange) ist das Konzept der elektronischen Kommunikation von Informationen, die traditionell auf Papier übermittelt wurden. Der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) ist das Konzept der elektronischen Kommunikation von Informationen, die traditionell zwischen Geschäftspartnern auf Papier übermittelt wurden. Hierzu gehören unter anderem Bestellungen und Rechnungen. EDI wird seit den frühen 70er Jahren genutzt. In den ersten Jahren wurden zahlreiche Standards entwickelt, die zum Teil die Bedürfnisse bestimmter Industrien oder Regionen adressierten. Moderne technische Standards für die elektronische Datenübertragung sorgen dafür, das Unternehmen heute keine besonderen Vorkehrungen mehr treffen müssen, um EDI zu nutzen.

Wie funktioniert EDI?

Im Jahr 1996 definierte das National Institute of Standards and Technology den elektronischen Datenaustausch als „den Computer-zu-Computer-Austausch von streng formatierten Nachrichten, die andere Dokumente als monetäre Instrumente darstellen.“ Electronic Data Interchange impliziert eine Sequenz von Nachrichten zwischen zwei Parteien, von denen beide Urheber oder Empfänger sein können. Beim elektronischen Datenaustausch erfolgt die Verarbeitung empfangener Nachrichten üblicherweise nur durch Computer. Der menschliche Eingriff ist typischerweise auf die Qualitätsprüfung beschränkt. EDI kann definiert werden als die Übertragung strukturierter Daten nach vereinbarten Nachrichtenstandards von einem Computersystem zu einem anderen ohne menschliche Intervention.

Übertragung der Daten per EDI

Wenn Geschäftspartner direkt Dokumente untereinander austauschen, wird dies als Peer-to-Peer Verbindung bezeichnet. Zum Beispiel ein Automobilhersteller, der direkt mit seinen Zulieferern und Händlern kommuniziert. Dabei müssen sich alle Beteiligten auf ein System einigen, um Dokumente austauschen zu können.

Um die Einschränkungen bei der Peer-to-Peer-Adoption zu beheben, wurden VANs (Value-Added-Networks) eingerichtet. Ein VAN fungiert als regionale Poststelle. Es empfängt die Dokumente, prüft die Informationen zu Absender und Empfänger und leitet die Dokumente an den endgültigen Empfänger weiter. VANs können neben der Weiterleitung von Dokumenten im Rahmen des elektronischen Datenaustausches weitere Dienste zur Verfügung stellen.

Internet als Kommunikationskanal

Mit der stark gestiegenen Zahl von Organisationen und Unternehmen, die mit dem Internet verbunden sind, wird das WWW mehr und mehr für den elektronischen Datenaustausch genutzt. Anfangs geschah dies über Ad-hoc-Konventionen, wie beispielsweise durch das unverschlüsselte Versenden von ASCII-Dateien per FTP (File Transfer Protocol). Die Daten befanden sich aus Sicherheitsgründen in einem bestimmten Ordner auf einem bestimmten Host, auf den nur von bestimmten IP-Adressen zugegriffen werden konnte. Mittlerweile ist es jedoch möglich, Standard-Internetprotokolle für EDI zu nutzen.

Zeit und Kostenersparnis durch EDI

EDI spart einem Unternehmen Geld, indem es den Informationsfluss beschleunigt und Vorgänge ersetzt, die viel menschliche Interaktion und Papierdokumente erfordern. Selbst wenn Papierdokumente parallel zum elektronischen Austausch genutzt werden, reduzieren sich die Kosten für das Sortieren, Verteilen, Organisieren und Suchen von Papierdokumenten. Der elektronische Austausch ermöglicht es einem Unternehmen, die Vorteile der elektronischen Speicherung und Manipulation von Daten ohne die Kosten der manuellen Eingabe zu nutzen.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, manuelle Dateneingabefehler, wie Versand- und Rechnungsfehler, zu reduzieren oder zu eliminieren, da die erneute Eingabe von Dokumenten auf der Zielseite überflüssig ist. Ein sehr wichtiger Vorteil gegenüber Papierdokumenten ist die Geschwindigkeit, mit der der Handelspartner die Information empfängt und in sein System integrieren kann. Die daraus resultierende Verkürzung der Zykluszeiten ist ein Grund, dass EDI eine wichtige Rolle bei Just-in-Time-Produktionssystemen spielt.