Lexikon

Eigenbeleg - Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg stellt einen Ersatz für Originalrechnungen oder -Quittungen dar, er wird vom Rechnungssteller selbst und ohne externen Wirtschaftsbeteiligten erstellt. Eigenbelege können erstellt werden, wenn Rechnungen zu einem bestimmten Geschäftsvorfall, der dem Finanzamt belegt werden muss, verloren gegangen sind beziehungsweise nicht ausgestellt wurden.
Der Eigenbeleg kann allerdings nicht für einen Vorsteuerabzug verwendet werden.

Notwendigkeit des Eigenbeleg: Keine Buchung ohne Beleg!

Grundsätzlich gilt laut den GoB (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung): Ohne Rechnung oder Belege ist keine kaufmännische Buchung möglich.
Ein Beleg, der vom Unternehmen selbst ohne externe Wirtschaftsbeteiligter erstellt wird, wird als Eigenbeleg bezeichnet. Darunter fallen beispielsweise Lohnlisten oder Materialentnahmescheine.

Sind Faktura und Rechnung eigentlich dasselbe? Im Billomat Magazin haben wir dir eine Menge wissenswerter Fakten zusammengestellt.

Interne und Externe Rechnungsbelege

Bei Rechnungsbelegen wird zwischen internen und externen Belegen unterschieden. Für beide können notfalls Eigenbelege erstellt werden.

Interne Belege oder Eigenbelege werden im Unternehmen von bevollmächtigten Personen erstellt, um innerbetriebliche Geschäftsvorgänge nachvollziehbar zu machen. Da keine externe Wirtschaftsbeteiligter an der Belegeerstellung beteiligt ist, handelt es sich um einen Eigenbeleg. Darunter fallen beispielsweise Lohnlisten oder Materialentnahmescheine.

Externe Belege oder Fremdbelege von Servicedienstleistern oder Lieferanten erstellt und gelangen von außen ins Unternehmen. Sie dokumentieren laufende Finanz- und Gütertransaktionen des Unternehmens, beispielsweise Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Kontoauszüge.

Eigenbeleg

Erforderliche Angaben auf einem Eigenbeleg

Bei der Erstellung eines Eigenbeleg sollte auf sachliche und inhaltliche Korrektheit geachtet werden. Folgende Angaben müssen darin enthalten sein:

  •  Namen und die vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
  •  Datum der Aufwendung und der Ausstellung
  •  Art der Aufwendung
  •  Bei den Kosten, den Einzelpreis pro Stück oder den Gesamtpreis
  •  Den Umsatzsteuersatz
  •  Nachweis, wie der Preis zustande kommt, beispielsweise mittels einer
    beigefügten Preisliste
  • Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs, wie z.B. Verlust des Originalbelegs
  • Datum und eigenhändige Unterschrift

Der Eigenbeleg bei verloren gegangenen Beleg

Unternehmen müssen betriebliche und berufliche Aufwendungen grundsätzlich nachweisen, sodass ein reibungsloser Ablauf in der betrieblichen Buchführung und beim Finanzamt gewährleistet ist.
Sind Rechnungen zu einem Geschäftsvorfall verloren gegangen, können entsprechende Eigenbelege erstellt werden, der dann diesen Geschäftsvorgang vor dem Finanzamt dokumentiert. Eigenbelege dienen vor den Behören als Ersatz für Rechnungen oder Quittungen. Diese müssen immer zeitnah und für jeden einzelnen Betrag ein gesonderter Beleg erstellt werden.
Allerdings berechtigt dieser nicht zum Vorsteuerabzug, dieser ist grundsätzlich nur mit Originalbelegen möglich.

Die Notwendigkeit der Erstellung eines solchen Ersatzbelges kann z.B. bei Verderb von Waren, Diebstahl oder bei Reisekosten– und Spesenabrechnungen gegeben sein. Das trifft auch dann zu, wenn der Unternehmer Privateinlagen oder Privatentnahmen tätigt, sei es in Form von Wirtschaftsgütern oder Geld.

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