Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das von Lieferanten oder Dienstleistern zugestellt wird. Ziel dieses Dokuments ist es, den Empfänger zum Ausgleich einer offen stehenden Forderung zu veranlassen. Diese kann zum Beispiel durch die Lieferung von Waren oder die Ausführung oder Inanspruchnahme von entstanden sein. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnung für das Entstehen der Forderung und deren Fälligkeit nicht relevant ist. Diese entsteht sofort bei Vertragsabschluss bzw. mit der Lieferung der Waren oder bei Ausführung einer Dienstleistung.
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Dennoch erfüllt eine solche eingehende Rechnung einen wichtigen Zweck. Sie dient zum Beispiel als Begründung des Verzugs beim Ausgleich einer Forderung. Das bedeutet, dass die Eingangsrechnung ein Beweis für den Lieferanten oder Dienstleister ist, um zu belegen, dass sich der Leistungsempfänger mit dem Ausgleich der Forderung bzw. der Forderungen im Verzug befindet.
Umsatzsteuerliche Relevanz der Eingangsrechnung
Darüber hinaus hat eine Eingangsrechnung auch umsatzsteuerliche Relevanz für den Empfänger. Ist auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen, dann ist der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug in Höhe der ausgewiesenen Steuer berechtigt. Dadurch wird die Zahllast der aus eigenen Lieferungen und Leistungen erzielten Umsatzsteuer gegenüber der Finanzbehörde gemindert. Hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Relevanz besteht daher auch eine Aufbewahrungspflicht für die Rechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren.
Welche Pflichtbestandteile muss die Eingangsrechnung beinhalten?
Auf eingehenden Rechnungen sind einige Angaben unerlässlich und daher vorgeschrieben. Dazu zählen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens. Außerdem dessen Steuernummer und eine eindeutige Rechnungsnummer. Weiterhin die genaue Menge der gelieferten Waren oder eine Beschreibung der erbrachten Leistung mit Lieferdatum / Leistungsdatum. Zuletzt müssen auch die Netto- und Bruttopreise für alle Waren und Leistungen genannt werden, zusammen mit den angewandten Steuersätzen.
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