Lexikon

Fahrtenbuch - Was ist ein Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Wege.
Es ist als Nachweis gegenüber Polizei oder Finanzamt relevant.
Unternehmen (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Unternehmensführung) zeichnen damit die Fuhrparknutzung auf. Für Firmenwagen lässt sich der privat und betrieblich genutzte Anteil feststellen.

Wie du ein Fahrtenbuch richtig führen solltest, erfährst du in unserem Billomat Magazin

Fahrtenbuch oder Einprozentregelung?

Die Übersicht der privaten und betrieblichen Nutzung eines Wagens hat steuerliche Auswirkungen. Arbeitnehmer, die privat das Firmenauto nutzen, versteuern diesen Vorteil als Arbeitslohn.
Der Unternehmer verbucht Fahrten für den Betrieb als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe. Die Kosten des Kfz werden berücksichtigt.
Wird kein Fahrtenbuch als Nachweis geführt, werden Betriebsfahrten mit 1 Prozent des Listenpreises pauschal bewertet. Nutzen Selbstständige ihren Geschäftswagen zu über 50 Prozent betrieblich, ist zu prüfen, welche Methode günstiger scheint. Ist der Firmenwagen bereits vollständig abgeschrieben, lohnt sich das Aufzeichnen der Fahrten für den Unternehmer.

Beim Einsatz eines gebrauchten Fahrzeuges mit hohem Listenpreis am Tag der Erstzulassung gilt ein Fahrtenbuch als sinnvoll.
Die Abrechnung von niedrigen Kosten bei hohem Listenpreis geschieht über dieses Dokument. Die Entscheidung für oder gegen ein solches Dokument hängt davon ab, welche finanziellen Vorteile sich daraus ergeben.

Gesetzliche Anforderungen

Damit ein Fahrtenbuch von den Behörden anerkannt wird, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

  • Das amtliche Kfz-Kennzeichen muss darin stehen
  • Es muss zeitnah und fortlaufend geschrieben werden
  • Das Fahrtenbuch sollte Angaben zu Fahrer, Datum, Abfahrtszeit, Ankunftszeit, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt enthalten.
  • Der Anlass der Nutzung des Wagens
  • Der Name des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner
  • Die Ausgaben an der Tankstelle sowie die getankte Kraftstoffmenge müssen vermerkt werden
  • Ergeben sich Umwege, sind diese festzuhalten.

Um Manipulationen auszuschließen, dürfen lose Blätter, Notizzettel oder beliebige Ausdrucke aus dem Computer nicht verwendet werden. Ämter verlangen die geschlossene Form als „Buch“.

Wenn Korrekturen nötig sind, muss trotzdem die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein.
Elektronische, manipulationssichere Fahrtenbücher arbeiten auf GPS-Basis und finden Verwendung in modernen Fuhrparks.

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