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Fakturierung - Was ist Fakturierung?

Fakturierung beschreibt die Rechnungslegung eines Unternehmens für einen Kunden. Begrifflich zu unterscheiden ist der Zeitpunkt der Rechnungslegung. Deshalb wird häufig auch von der Vorfakturierung sowie von der Nachfakturierung gesprochen.

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Was ist die Fakturierung?

Der Begriff Fakturierung umfasst die gesamte buchhalterische Abwicklung, die mit der Rechnungslegung einhergeht. Somit gehören neben der Rechnungsstellung auch die Buchung des Geschäftsvorfalls sowie Gutschriften, Stornierungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zur Fakturierung.

Vorfakturierung vs. Nachfakturierung

fakturierung, vorfakturierung, nachfakturierungWas ist die Vorfakturierung?

Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung, die auch als Faktura bezeichnet wird, schon vor der Zusammenstellung der Waren bzw. der konkreten Planung der zu erbringenden Dienstleistungen gelegt. Der Zeitpunkt der Fakturierung ist also vor dem der tatsächlichen Leistungserbringung. Viele Unternehmen wählen die Vorfakturierung, wenn sie eine vorzeitige Zahlung für ihre Lieferung oder Leistung erhalten möchten oder wenn sie die Zahlungsmoral ihres Kunden nicht kennen, wie zum Beispiel bei Neukunden.

Vorteile hat die Vorfakturierung:

Bei einfachen Warenlieferungen bevorzugen die meisten Unternehmen die Vorfakturierung. Die Rechnung ist bereits gelegt und kann so in der Packabteilung als Orientierungspunkt dienen, welche Waren in das Paket gelegt werden müssen. Darüber hinaus scheidet die Gefahr aus, dass die Rechnung nachträglich versandt werden muss, was zusätzlichen Aufwand und erhöhte Portokosten bedeutet.

Was ist die Nachfakturierung?

Die Nachfakturierung beschreibt entsprechend den gegenteiligen Verlauf: Nachdem die Kommissionierung der Waren an den Kunden erfolgt ist bzw. die konkrete Planung für die zu erbringenden Dienstleistungen beendet wurde, wird die Rechnung gelegt. Jene kann dann beispielsweise der Warensendung beigelegt werden. Alternativ wird sie nachgeschickt.

Wann ist die Nachfakturierung nötig?

Bei komplizierten Aufträgen, die einer umfassenderen Planung bedürfen, ist die Nachfakturierung unumgänglich. Dies ist beispielsweise in der Baubranche häufig der Fall: Soll z.B. in einem Haus eine Treppe errichtet werden, ist nicht von vorneherein klar, welche Wirtschaftsgüter hierfür konkret geliefert werden müssen. Eine nachträgliche Rechnungslegung stellt sicher, dass tatsächlich alle zu versendenden Waren und zu erbringenden Dienstleistungen abgerechnet werden.

Was ist die Rechnungspflicht?

Wichtigster Bestandteil der Fakturierung ist die Rechnung. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jedes Unternehmen für sämtliche Lieferungen und sonstigen Leistungen, für die es ein Entgelt verlangt, jeweils Rechnungen an den Empfänger stellen muss. Die Rechnung gilt als Nachweis für die Lieferung und Leistung des Rechnungsstellers sowie als Beleg für die Zahlung, auf die sie sich bezieht. 

Wann ist eine Rechnung gültig?

Voraussetzung für die Gültigkeit einer Rechnung ist, dass die Ware oder sonstige Leistung, die sie abrechnet, an den Kunden übergeben, beziehungsweise vollständig ausgeführt wurde. Darüber hinaus verlangt die Abgabenordnung (AO), dass die Fakturierung den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung genügt. Dazu gehört insbesondere, dass die Pflichtangaben auf Rechnungen, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt, enthalten sind. Auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) muss die Fakturierung beachten. 

Was sind die Pflichtangaben der Rechnung?

führt genau aus, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit das Finanzamt das Dokument als Beleg für die Steuer anerkennt. Dazu gehören neben Absender- und Empfängeradresse zum Beispiel die fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder Steuersatz und Steuerbetrag.

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Was sind die GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) geben vor, wie elektronische Daten zu erfassen und abzulegen sind, damit sie als Dokumente der Fakturierung anerkannt werden. Demnach müssen Buchhaltungsdokumente in elektronischer Form vollständig, richtig und unveränderlich sein. Zudem muss die Fakturierung zeitnah zum Geschäftsvorfall erfolgen und in einer nachvollziehbaren Ordnung abgelegt werden.

Was sind Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen über weniger als 250 Euro brutto. Auf ihnen dürfen einige der Pflichtangaben für Rechnungen wegfallen, wie beispielsweise die Empfängeradresse oder die Rechnungsnummer.

Was gilt für die Fakturierung von Kleinunternehmern?

Unternehmer, die den Status als Kleinunternehmer wählen, müssen bei der Fakturierung ausdrücklich einen Hinweis auf ihre Umsatzsteuerbefreiung angeben, wie beispielsweise „Fakturierung erfolgt als Kleinunternehmer ohne Ausweis von Umsatzsteuer“.

Welche Fristen gelten für die Fakturierung?

Für die Fakturierung gelten jeweils eigene gesetzliche Fristen für Kunden und für Unternehmen.

  • Fristen für den Kunden
    Kunden müssen bei der Fakturierung Zahlungsfristen einhalten. In der Regel enthält jede Rechnung eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsdatum. Bei Überschreiten der Frist entsteht automatisch Zahlungsverzug. Enthält die Rechnung keine Zahlungsfrist, tritt der Verzug nach 30 Tage nach Erhalt der Rechnung ein. 
  • Fristen für den Rechnungssteller
    Der Gesetzgeber hat den Zeitraum für die Rechnungsstellung befristet. Somit müssen Unternehmen ihre Lieferungen oder Leistungen innerhalb von sechs Monaten nach Übergabe der Ware oder Fertigstellung der Leistung gegenüber den Empfängern abrechnen. 
  • Aufbewahrungsfristen für Kunden
    Kunden von Handwerkerleistungen am Haus oder Grundstück müssen die Rechnung ihres Handwerkers zwei Jahre lang aufbewahren. Der leistende Handwerker muss seinen Kunden auf der Rechnung über die Aufbewahrungsfrist aufklären.
  • Aufbewahrungsfristen für Rechnungssteller
    Unternehmer müssen ihre Unterlagen der Fakturierung als steuerlich bedeutsame Unterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren. 

Wie geht man mit Fehlern in der Fakturierung um?

Stellt ein Unternehmen fest, dass eine Ausgangsrechnung Fehler enthält, richtet sich die Vorgehensweise der Korrektur nach dem Stand der Fakturierung. 

  • Rechnung nicht gebucht und nicht verschickt: 
    Die fehlerhafte Rechnung kann entsorgt und durch eine neue Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer ersetzt werden.
  • Rechnung gebucht und nicht verschickt:
    Die fehlerhafte Buchung muss durch eine negative Buchung ausgeglichen werden. Danach erfolgt erneut die richtige Buchung. Der Kunde erhält eine neu erstellte Rechnung.
  • Der Kunde hat die fehlerhafte Rechnung erhalten: 
    Der Kunde ist durch den Rechnungssteller über den Fehler in der Rechnung zu informieren. Danach stellt der Rechnungssteller eine Stornorechnung, durch die er die fehlerhafte Rechnung aufhebt. Die Stornorechnung weist den fehlerhaften Rechnungsbetrag negativ aus. Abschließend stellt der Rechnungssteller eine neue Rechnung. Diese enthält eine neue Rechnungsnummer und verweist im Betreff auf die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung. 

Was ist die Unterfakturierung?

Die Unterfakturierung bezeichnet eine Fakturierung mit zu niedrigem Rechnungsbetrag. Der niedrige Betrag soll zu geringeren Gebühren, beispielsweise beim Zoll, führen. Die Unterfakturierung ist nicht rechtmäßig, da sie einen Geschäftsvorgang falsch ausweist. 

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