Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement, auch oft als Kreditmanagement bezeichnet, meint die professionelle Verwaltung offener Forderungen durch einen Unternehmer. Dieses Mahnverfahren wird oft an Inkasso-Unternehmen ausgelagert, sodass Unternehmen selbst von dem Aufwand der Nachverfolgung und Mahnwesen befreit sind. Letztlich geht es hierbei also um das „Eintreiben“ von offenen Rechnungsbeträgen, welche Kunden nicht zahlen können oder wollen. Das Forderungsmanagement ist somit eine essenzielle Maßnahme, um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern.

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Welche Aufgaben hat das Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement bzw. die Beauftragten im Bereich Inkasso kommen dann ins Spiel, wenn ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden gestellt hat, dieser sich aber weigert, der Forderung in Form einer Zahlung nachzukommen. Das kann ganz aktiv geschehen, weil er mit der Dienstleistung oder Ware unzufrieden ist und meint, daher von seiner Zahlungspflicht befreit zu sein, oder schlicht aus dem Umstand folgen, dass er über keinerlei finanzielle Mittel verfügt.

Meist stößt das Unternehmen selbst das Mahnverfahren an, indem er die erste Mahnung verschickt (Siehe hierzu den Lexikoneintrag zu den Mahnstufen). Muss die Adresse des Kunden jedoch erst ermittelt werden, geht der Fall oft an einen Dienstleister im Bereich Inkasso. Hier ermitteln geschulte Mitarbeiter die Anschrift des säumigen Kunden und fordern wiederholt die offenen Beträge ein. Die Summe der Forderungen erhöht sich dabei um jeden Arbeitsschritt, der nötig wird. Neben Portokosten fallen die Arbeitsstunden für die im Mahnwesen beschäftigten Mitarbeiter an. Zusätzliche Gebühren können erhoben werden, wenn der Unternehmer durch den Ausfall der Zahlungen in seiner Unternehmung eingeschränkt ist. Dieser Fall kann eintreten, wenn Großzulieferer von mehreren Kunden nicht entlohnt werden, oder besonders teure Artikel weder erstattet, noch zurückgegeben werden. Erreichen die Mahnungen ihr Ziel, die Zahlung, nicht, können strafrechtliche Folgen im Forderungsmanagement eingeleitet werden, um den Forderungen mit Nachdruck nachzukommen.

Wie man im Forderungsmanagement mit Dienstleistern für Inkasso erfolgreicher mahnen kann, erklären wir dir in unserem Billomat Magazin.

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Forderungsmanagement vor dem Vertragsabschluss

Bei vielen Vertragsabschlüssen über höhere Summen kann es daher ratsam sein, eine Bonitätsauskunft über die Verhältnisse des Kunden einzuholen, um einem ausgedehnten und mühsamen Forderungsmanagement und Mahnverfahren vorzubeugen. Dafür setzen sich die Beauftragten mit der Schufa in Kontakt oder werten die durch den Interessenten eingesandten Dokumente wie Steuerbescheide oder Einkommensauskunft (Siehe auch den Lexikoneintrag zur Einkommenssteuer) aus. Bestehen Zweifel an der Zahlungskraft, kann das Unternehmen auf eine Zahlung per Vorkasse bestehen oder niedrige Raten vereinbaren. Er kann jedoch den Handel auch komplett ausschlagen und den Kunden auffordern, die Summe ein andermal in Bar zu zahlen.

Kundenseitige Zustimmung zum Vorgehen im Forderungsmanagement

Die Zwischenschaltung eines professionellen Inkassobüros bei Nichtzahlung von Forderungen kann sich ungut auf das Verhältnis der Vertragsparteien zueinander auswirken. Allerdings stimmt der Kunde mit Tätigung eines Kaufes auch den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkäufers zu, welche aus rechtlicher Sicht den Hinweis auf ein mögliches Forderungsmanagement enthalten müssen, das im Falle einer Zahlungsverzögerung eingeleitet wird. Das Zahlungsziel findet sich idealerweise auf der durch den Unternehmer gestellten Rechnung. Ist keine Frist vereinbart, gelten 30 Tage als Zahlungsrahmen. Erst danach kann das Forderungsmanagement eingeleitet werden. Die erste Mahnung darf also in diesem Fall am 31. Tag versandt werden. Der Käufer weiß also, dass er mit dem Kauf den Bedingungen eines Kaufvertrages zustimmt. Ist der Kunde minderjährig oder nicht mündig und kauft z.B. online ein, ohne seinen Vormund davon in Kenntnis zu setzen, fallen die Zahlungsverpflichtungen entweder auf eben jenen zurück oder die Forderung muss gerichtlich geregelt werden. Trotz professionellen Mahnwesens müssen Händler den Zahlungsausfall einzelner Kunden (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Kundenakquise) von Zeit zu Zeit, gerade bei Dienstleistungen oder verbrauchbaren Waren, in ihre Kalkulation einbeziehen, um ihre Liquidität realistisch zu prognostizieren.

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Als Profis im Gebiet der Rechnungsstellung kennen wir uns natürlich auch mit professionellem Forderungsmanagement und mahnenden Maßnahmen aus. Deshalb haben wir kostenlose Word-Vorlagen für die Mahnungen der verschiedenen Mahnstufen erstellt. Du kannst sie hier komplett kostenlos herunterladen und natürlich auch komplett kostenlos nutzen, um die Zahlungen Deiner Forderungen zu sichern:

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