Durch den Frachtbrief wird der Beförderungsauftrag einer Warenlieferung rechtskräftig besiegelt. Dem Dokument kommt eine Quittierungs- und teilweise Kreditsicherheitsfunktion zu. Nach §407 des Handelsgesetzbuches (HGB), trägt der Frachtführer das Dokument bei sich, während er den Transport durchführt und ist für diese Dauer Inhaber des Frachtgutes. Kopien des Frachtbriefes verbleiben stets bei Absender und Empfänger.
Innerhalb Deutschlands sind Frachtbriefe bereits seit 1998 nicht mehr verpflichtend. Gültige Dokumente nach dem Transportrechtsreformgesetz sind ebenso:
Innerhalb der EU gilt der CMR Frachtbrief, welcher ähnlich des deutschen Formulars aufgebaut, jedoch verpflichtend auf Englisch oder Französisch auszufüllen ist.
Der Frachtbrief findet in den Zahlungsmöglichkeiten des Dokumenteninkasso und Dokumentenakkreditiv Anwendung. Bei der Zahlung nach Rechnung finden sie meist keine Anwendung.
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Nachdem der Verkäufer die Ware an den Frachtführer übergeben hat, kann er seine Ausfertigung des Frachtbriefs an eine Bank übergeben, so dass diese für ihn das Inkasso übernimmt. Über die Bank des Käufers gelangen die Dokumente zum Käufer, der sie prüft. Nach der erfolgreichen Prüfung des Frachtbriefs durch den Importeur veranlasst dieser die Zahlung bei seiner Bank, die die Zahlung an die Käufer-Bank weiterleitet.
Die in Deutschland gültige Version des Frachtbriefes, welche ausgestellt werden kann, aber nicht mehr verpflichtend ist, enthält:
Weiterhin sind für einen ordnungsgemäßen Frachtbrief wichtig:
Außerdem wird festgehalten, wo und wann das Frachtgut übergeben wurde, wie es zu transportieren ist und wie der Zoll das Gut behandeln soll. Weitere Anmerkungen können optional hinterlassen werden. Frachtbriefe sind nur, in drei Ausfertigungen vom Absender, unterzeichnet für den Transport gültig. Für gewöhnlich handelt es sich bei Frachtbriefen um Print-Dokumente, im Seehandelsrecht werden sie seit 2013 auch elektronisch angeboten.
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