Fremdbeleg

Ein Fremdbeleg, oder externer Beleg, zählt zu den Geschäftsbelegen, mit denen Geschäftsvorgänge dokumentiert und nachgewiesen werden. Ein Fremdbeleg wird von dritten außerhalb des Unternehmens, beispielsweise Lieferanten, einer Bank oder Steuerberatern, ausgestellt. Im Gegensatz dazu werden interne Belege, beispielsweise Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschriften für Kunden, im Unternehmen erstellt.

Wie erfolgt die korrekte Verarbeitung und Archivierung digitaler Belege? Das erfährst du im Billomat-Magazin

Beispiele für Fremdbelege

Unternehmen erhalten regelmäßig eine Vielzahl unterschiedlicher Fremdbelege. Fremdbelege sind beispielsweise:

• Eingangsrechnungen
• Gutschriften von Lieferanten
• Kontoauszüge
• Steuerbescheide
• erhaltene Quittungen

Unternehmen sind dazu verpflichtet, eingehende Fremdbelege auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Die Überprüfung umfasst sowohl die inhaltliche und sachliche wie auch die betragsmäßige korrekte Ausstellung des Belegs. Die Korrektheit eines Belegs muss gehen ebenfalls auch dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden können.

Aufbewahrungsfirst für Fremdbelege

Fremdbelege müssen wie interne Belege vom Unternehmen gesammelt, in der Buchhaltung erfasst und für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Erst nach Ablauf dieser 10-jährigen Frist darf ein Fremdbeleg vernichtet werden. Dies gilt auch für einen Fremdbeleg in elektronischer Form. Die Datenträger mit den elektronischen Fremdbelegen müssen ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Belege – egal ob in elektronischer oder Papierform – jederzeit und ohne großen Aufwand, beispielsweise bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, zugänglich sind.

Erforderliche Angaben bei einem Fremdbeleg

Jeder Fremdbeleg muss bestimmte Angaben enthalten, damit er vom Finanzamt anerkannt wird. Zu den erforderlichen Mindestangaben zählen

• Belegdatum
• Belegnummer
• Bezeichnung des Vorgangs
• Betrag
• Name und die Anschrift des Ausstellers

Bei der Buchung wird auf den Fremdbeleg ein Buchungsvermerk, das Buchungskonto, auf dem der Betrag gebucht wurde und eine interne Belegnummer auf gestempelt oder aufgedruckt. Anhand dieser Informationen kann eine Buchung einem bestimmten Beleg zugeordnet werden. Für den Fall, dass ein original Fremdbeleg verloren geht oder versehentlich vernichtet wurde, kann ein sogenannter Eigenbeleg oder Ersatzbeleg vom Unternehmen selbst ausgestellt werden. Eigenbelege können auch erstellt werden, wenn beispielsweise kein Beleg bei einem Einkauf verlangt wurde oder es nicht möglich gewesen ist, einen Beleg auszustellen. Ohne einen Beleg kann keine Buchung vorgenommen werden.

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