Lexikon

Geschäftsbeleg - was ist ein Geschäftsbeleg?

Der Begriff Geschäftsbeleg oder kurz Beleg wird in der Buchführung verwendet. Geschäftsbeleg ist der Oberbegriff für alle Dokumente in elektronischer oder Papierform, mit denen Vorgänge nachgewiesen (belegt) werden, die einen finanziellen Einfluss auf das Unternehmen haben. In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Das bedeutet, jede Buchung erfolgt auf Basis eines Belegs. Ohne einen Beleg kann eine Buchung nicht vorgenommen werden.

Quittung verloren? Buchen (fast) ohne Beleg

Geschäftsbeleg Arten

Geschäftsbelege werden anhand ihres Ursprungs in drei verschiedene Arten eingeteilt. Dies sind:

  • Interne Belege
  • Externe BelegeInterne Belege

Geschäftsbelege, die im Unternehmen selbst erstellt werden, sind sogenannte interne Belege. Zu den internen Belegen zählen

  • Ausgangsrechnungen und -gutschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Kopien von Quittungen
  • Belege über Umbuchungen und Stornierungen.

Externe Belege: Ein Geschäftsbeleg, der von Dritten außerhalb des Unternehmens ausgestellt wird, ist ein externer Belege. Hierzu zählen beispielsweise Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Eingangsgutschriften.

Ein Sonderfall der internen Belege sind die sogenannten Eigenbelege. Als Eigenbeleg, Ersatzbeleg oder Notbeleg wird ein Geschäftsbeleg bezeichnet, der als Ersatz für einen originalen internen oder externen Geschäftsbeleg im Unternehmen ausgestellt wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der originale Beleg verloren gegangen ist oder vergessen wurde, einen Beleg – beispielsweise eine Rechnung für einen Kauf – zu verlangen.

Welche Angaben muss ein Geschäftsbeleg enthalten?

Geschäftsbeleg

Ein Geschäftsbeleg ist ein Dokument in elektronischer oder Papierform mit dem ein Geschäftsvorgang dokumentiert wird und nachgewiesen werden kann.

Je nach Art des Geschäftsbelegs können unterschiedliche Angaben enthalten sein. Zumindest muss jeder Geschäftsbeleg die folgenden Angaben enthalten:

  • das Belegdatum
  • die Bezeichnung des Vorgangs
  • den Betrag

Diese Mindestangaben sind erforderlich, damit eine Buchung vorgenommen werden kann. Bei Eigenbelegen muss zusätzlich der Grund für die Erstellung, zum Beispiel der Verlust des Originalbelegs, angegeben werden. Jeder Eigenbeleg muss von einer hierzu berechtigten Person unterschrieben werden.

Geschäftsbelege müssen vom Unternehmen nach den Bestimmungen in (Handelsgesetzbuch) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Erst nach Ablauf dieser Frist dürfen sie vernichtet werden. Liegen die Belege in elektronischer Form vor, müssen die entsprechenden Dateien und Datenträger ebenfalls für 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Belege zu jederzeit und kurzfristig zugänglich sind – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

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Behandlung von Geschäftsbelegen in der Buchhaltung

Vor der Buchung werden Geschäftsbelege vorsortiert. Anschließend erhalten Sie eine interne Belegnummer und die Kontonummer auf der ein Geschäftsbeleg gebucht wird. Der Buchung wird Belegvermerk hinzugefügt, mit dem die Buchung erläutert wird. Oft handelt es sich dabei nur um die interne Nummer des Beleges. Anhand dieser Nummer kann der zur Buchung gehörende Beleg zu jeder Zeit gefunden werden.

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