Lexikon

Geschäftsbrief - Was ist ein Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbrief wird jedes schriftliche Dokument bezeichnet, das von einem Unternehmen zum Zweck der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäftes an Geschäftspartner oder Kunden verschickt oder von diesen empfangen wird. Dabei kann es sich um Dokumente in Papierform oder in elektronischer Form handeln. Der Begriff wird in verschiedenen Gesetzen verwendet, die insbesondere für Kaufleute bestimmte Vorgaben zum Inhalt und den Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief machen.

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Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Pflichtangaben vor, die von Kaufleuten in jeden Geschäftsbrief aufgenommen und wiedergegeben werden müssen. So muss ein Kaufmann zum Beispiel immer seine Firma angeben. Ebenso ist die Angabe Geschäftssitzes, das Registergericht und die Nummer der Eintragung im Handelsregister gemäß den Vorschriften in verpflichtend.

Wenn ein Geschäftsbrief gleichzeitig eine Rechnung ist, muss zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) gemäß den Vorschriften in (Umsatzsteuergesetz) angegeben werden. Bei Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH und UG) gelten weitergehende Vorschriften. Bei diesen Gesellschaftsformen muss die entsprechende Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft sowie die Nummer der Handelsregistereintragung angegeben werden.

Bei einer Aktiengesellschaft müssen zudem alle Mitglieder des Vorstandes sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates genannt werden. Der Vorstandsvorsitzende einer Aktiengesellschaft muss als dieser benannt werden. Bei einer GmbH müssen die Geschäftsführer mit ihren Familiennamen sowie zwingend einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Eine Ausnahme von diesen Pflichtangaben ist nur gestattet, wenn im Rahmen von bestehenden Geschäftsverbindungen Berichte oder Mitteilungen auf Vordrucken verschickt werden. Im Sinne des Handelsgesetzbuches ist auch ein einfacher Bestellschein ein Geschäftsbrief und muss die entsprechenden Angaben enthalten.

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Geschäftsbrief Arten

Gemäß der Definition eines Geschäftsbriefes sind alle Dokumente, die in irgendeiner Form einem geschäftlichen Zweck dienen als Geschäftsbriefe anzusehen. Hierzu zählen beispielsweise

Die Form, ob auf Papier oder elektronisch, spielt keine Rolle bei der Beurteilung, ob es sich bei einem Dokument um einen Geschäftsbrief handelt oder nicht.

Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe

Kaufleute sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, empfangene Geschäftsbriefe sowie Kopien von an Geschäftspartner und Kunden verschickten Geschäftsbriefen für mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Dies gilt für alle Geschäftsbriefe also auch für E-Mails, Faxe oder Telegramme. Rechnungen die ein Unternehmen von Geschäftspartnern erhält oder an Kunden versendet, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Erfolgt die Archivierung in elektronischer Form, muss der Unternehmer dafür sorgen, dass die Geschäftsbriefe jederzeit kurzfristig eingesehen werden können. Beispielsweise bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt.

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