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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen - Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

Als gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden Zeiträume bezeichnet, die verstreichen müssen, bevor bestimmte schriftliche Unterlagen vernichtet werden dürfen. Die betreffenden aufbewahrungspflichtigen Schriftstücke sind bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist geordnet zu archivieren.
Welche Aufbewahrungsfristen für welche Unterlagen gelten, ist in verschiedenen Rechtsvorschriften festgelegt. Dabei sind für den Bereich der Wirtschaft vor allem handels- und steuerrechtliche Vorgaben im Handelsgesetzbuch, im Umsatzsteuergesetz (Siehe hierzu auch den Lexikonartikel zum Umsatzsteuersatz) und in der Abgabenordnung relevant, die grundsätzlich für alle Kaufleute verbindlich sind.

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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind abhängig von der Branche

Darüber hinaus gibt es auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die nur für bestimmte Bereiche oder Branchen gelten, so zum Beispiel im Bauwesen, in der Telekommunikation, in der pharmazeutischen Forschung und in der Pharmaindustrie.
Durch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen soll sichergestellt werden, dass sich bestimmte Vorgänge bei Bedarf auch noch nach längerer Zeit nachvollziehen und beweisen lassen.

Wichtige gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Die Gesetze geben unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten für unterschiedliche Dokumente vor. Grundsätzlich sind Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren oder von zehn Jahren möglich.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen sechs Jahre bei:

  • Empfangene Handelsbriefen
  • Kopien von abgesandten Handelsbriefen
  • Geschäftspapieren
  • andere Unterlagen, die eine kaufmännische oder steuerliche Bedeutung haben

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen zehn Jahre bei:

  • Handelsbüchern
  • Eröffnungsbilanzen (vgl. Bilanz)
  • Inventaren
  • Jahresabschlüssen (vgl. Jahresabschluss)
  • Lageberichten
  • Konzernlageberichte und -abschlüsse und die zu deren Verständnis notwendigen Arbeitsanweisungen
  • sonstige Organisationsunterlagen und Personalakten
  • Buchungsbelegen sowie Aus- und Eingangsrechnungen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzliche Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Ende desjenigen Kalenderjahres, in welchem das Dokument erstellt wurde oder eingegangen ist. Sie enden nach Fristablauf mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres (Vergleiche hierzu den Lexikoneintrag zum Geschäftsjahr).
In der Praxis ist es durchaus üblich, Unterlagen auch über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus – teilweise auch dauerhaft – zu archivieren. Dies gilt zum Beispiel für Gesellschafterverträge (Siehe hierzu auch den Lexikonartikel zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)), Baupläne und Unterlagen über Grundstücke, Gerichtsurteile oder Patente. In Fällen, in denen Gewährleistungs- oder Produkthaftungsfristen eine Rolle spielen, Verjährungsfristen noch laufen beziehungsweise noch keine Verwirkung eingetreten ist, sollten Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen durchaus auch über eventuelle gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinaus archiviert werden.

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