Lexikon

GoBD - Was sind die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die neuen Buchführungsgrundsätze sind für Veranlagungszeiträume seit dem 01.01.2015 anzuwenden. Mit den GoBD wird eine Gleichbehandlung von elektronischen Belegen und Belegen der Buchhaltung in Papierform eines Unternehmens erreicht. Zudem wird in den Grundsätzen geregelt, welche Rechte Prüfer der Finanzämter beim Zugriff auf die gespeicherten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung haben.

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  1. Vorgaben der GoBD für die elektronische Buchführung
  2. Weitere Verpflichtung für Unternehmen
  3. Billomat – Buchhaltungsprogramm mit GoBD Zertifikat

Vorgaben der GoBD für die elektronische Buchführung

gobd

Die in den GoBD enthalten Vorgaben für die elektronische Buchhaltung bestimmen unter anderem

  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Zeitvorgaben bei der Erfassung
  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen
  • Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit
  • Ordnung
  • Richtigkeit

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen besagt, dass alle für die steuerliche Erfassung eines Unternehmens relevanten Daten so archiviert werden müssen, das eine nachträgliche Änderung der Dokumente ausgeschlossen ist. Für den Fall, dass eine nachträgliche Änderung der Originaldokumente erforderlich ist, muss diese für das Finanzamt nachvollziehbar protokolliert werden.

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Zeitvorgaben bei der Erfassung im Rahmen der GoBD

Die in der GoBD enthalten Zeitvorgaben bei der Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen werden im Bezug auf die Unveränderbarkeit gemacht. Zu der Unveränderbarkeit gehört aus Sicht des BMF, dass Buchungen und Aufzeichnung in der Regel zeitnah innerhalb von 10 Tagen nach ihrer Entstehung erfasst werden. Bargeschäfte müssen nach wie vor täglich erfasst werden.

GoBD – Vollständigkeit der Aufzeichnungen

Die GoBD gegen vor, dass ein Unternehmen alle steuerlich relevanten Daten für einen Zeitraum von 6 und in einigen Fällen für 10 Jahre aufbewahren muss. 6 Jahre gelten wie in den GoB für Handelsbriefe, Ausfuhrgenehmigen oder Kalkulationsunterlagen. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Bilanzen, Verträge und alle Rechnungen, zu den auch Rechnungen, die im Anhang einer E-Mail eingegangen sind, gehören.

Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit

Zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gehört, dass Aufzeichnungen im Unternehmen so geführt werden müssen, dass sind von einem sachverständigen Dritten oder einem Betriebsprüfer des Finanzamts in einer angemessenen Zeit nachvollzogen werden können.

Verfügbarkeit der Dokumente und Aufzeichnungen

Die Verfügbarkeit besagt, dass die steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens so aufbewahrt werden müssen, dass ein Betriebsprüfer im Rahmen der Betriebsprüfung auf die gespeicherten Daten zugreifen kann. Mit Blick auf die Verfügbarkeit müssen Unternehmen daher sicherstellen, dass die Daten nach einem Systemwechsel der IT oder nach der Umstellung auf eine neue Software, weiterhin verfügbar sind.

Ordnung

Um die Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit zu gewährleisten verlangt der Grundsatz der Klarheit eine systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen. Buchungen müssen übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar erfasst oder in Kontensysteme eingetragen werden. Unterlagen, die in Zusammenhang mit einem Geschäftsvorfall entstehen, dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Um die Übersicht über die Buchführung zu gewährleisten, sind Aufzeichnungen vielmehr nach bestimmten Ordnungsprinzipien zu erstellen, zu sammeln und aufzubewahren. Die Buchungen müssen einzeln und nach Sachbereichen geordnet in Konten dargestellt werden.

Richtigkeit

In der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetzbuch stellt der Gesetzgeber an Unternehmen die Anforderung der Richtigkeit. Demnach müssen Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Vorkommnissen und Verhältnissen erfasst werden. Um die Richtigkeit zu bestätigen, müssen Unternehmen Geschäftsvorfälle durch Belege nachweisen. Die Belege sind der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und in den Konten der Buchführung zutreffend einzutragen. 

Weitere Verpflichtung für Unternehmen

Eine weitere Verpflichtung ist die interne Kontrolle. Die Grundsätze der GoBD bestimmen, dass ein Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Einhaltung der Vorschriften durch Kontrollen sicherzustellen. Ein Unternehmen ist verpflichtet, diese Kontrollen auszuüben und die Ausübung zu protokollieren.

Weitere Anforderungen der GoBD

Neben den Allgemeinen Anforderungen, die in den bezeichneten Grundsätzen ausgeführt sind, stellen die GoBD zahlreiche weitere Anforderungen an die Buchführung von Unternehmen. 

Erfassung, Kontrolle, Datensicherheit und Archivierung

Unternehmen müssen laut GoBD beachten, wie sie ihre Belege erstellen und aufbewahren. So führen die GoBD das Belegwesen mit der Sicherung von Belegen, der Zuordnung zwischen Beleg und Buchung sowie die Grundbuchaufzeichnung genau aus. Die GoBD geben auch die erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege vor. 

Der Gesetzgeber schreibt in den GoBD nicht nur vor, dass ein internes Kontrollsystem einzurichten ist. Auch die Umsetzung und Ausstattung des Systems sind genau vorgegeben. Zudem ist für die Sicherheit der Daten zu sorgen und die Vorschriften der GoBD über die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten zu beachten.

Das Bundesfinanzministerium stellt eine auf ihrer Website als PDF Dokument bereit. 

Billomat – Buchhaltungsprogramm mit GoBD Zertifikat

Die Billomat Buchhaltungssoftware ist mit einem GoBD Zertifikat ausgestattet. Dem Zertifikat geht eine offizielle Prüfung mit hohen Untersuchungsstandards voraus, die streng genormten Kriterien entsprechen. Dabei wurde insbesondere geprüft, inwieweit die Funktionen der Software und die Verfahrensdokumentation den gesetzlichen Anforderungen der GoBD genügen. Im Ergebnis der Prüfung gewährleistet Billomat seinen Nutzern, dass sämtliche Geschäftsdokumente sowie die gesamte Strukturierung ihrer Buchhaltung den rechtlichen Vorgaben der GoBD entsprechen. So gewährleistet Billomat seinen Kunden ein hohes Maß an Rechtssicherheit in ihrer Buchhaltung sowie bei Betriebsprüfungen. Mehr zur GoBD-Zertifizierung erfahren.

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