Lexikon

GoBD - Was sind die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Veröffentlicht wurden sie vom Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 14.11.2014. Die neuen Buchführungsgrundsätze sind für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden. Mit den GoBD wird eine Gleichbehandlung von elektronischen Belegen und Belegen der Buchhaltung in Papierform eines Unternehmens erreicht. Zudem wird in den Grundsätzen geregelt, welche Rechte Prüfer der Finanzämter beim Zugriff auf die gespeicherten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung haben.

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Vorgaben der GoBD für die elektronische Buchführung

GoBD

Die in den GoBD enthalten Vorgaben für die elektronische Buchhaltung bestimmen unter anderem

  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Zeitvorgaben bei der Erfassung
  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen
  • Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen besagt, dass alle für die steuerliche Erfassung eines Unternehmens relevanten Daten so archiviert werden müssen, das eine nachträgliche Änderung der Dokumente ausgeschlossen ist. Für den Fall, dass eine nachträgliche Änderung der Originaldokumente erforderlich ist, muss diese für das Finanzamt nachvollziehbar protokolliert werden.

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Zeitvorgaben bei der Erfassung im Rahmen der GoBD

Die in der GoBD enthalten Zeitvorgaben bei der Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen werden im Bezug auf die Unveränderbarkeit gemacht. Zu der Unveränderbarkeit gehört aus Sicht des BMF, dass Buchungen und Aufzeichnung in der Regel zeitnah innerhalb von 10 Tagen nach ihrer Entstehung erfasst werden. Bargeschäfte müssen nach wie vor täglich erfasst werden.

GoBD – Vollständigkeit der Aufzeichnungen

Die GoBD gegen vor, dass ein Unternehmen alle steuerlich relevanten Daten für einen Zeitraum von 6 und in einigen Fällen für 10 Jahre aufbewahren muss. 6 Jahre gelten wie in den GoB für Handelsbriefe, Ausfuhrgenehmigen oder Kalkulationsunterlagen. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Bilanzen, Verträge und alle Rechnungen, zu den auch Rechnungen, die im Anhang einer E-Mail eingegangen sind, gehören.

Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit

Zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gehört, dass Aufzeichnungen im Unternehmen so geführt werden müssen, dass sind von einem sachverständigen Dritten oder einem Betriebsprüfer des Finanzamts in einer angemessenen Zeit nachvollzogen werden können.

Verfügbarkeit der Dokumente und Aufzeichnungen

Die Verfügbarkeit besagt, dass die steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens so aufbewahrt werden müssen, dass ein Betriebsprüfer im Rahmen der Betriebsprüfung auf die gespeicherten Daten zugreifen kann. Mit Blick auf die Verfügbarkeit müssen Unternehmen daher sicherstellen, dass die Daten nach einem Systemwechsel der IT oder nach der Umstellung auf eine neue Software, weiterhin verfügbar sind.

Weitere Verpflichtung für Unternehmen

Eine weitere Verpflichtung ist die interne Kontrolle. Die Grundsätze der GoBD bestimmen, dass ein Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Einhaltung der Vorschriften durch Kontrollen sicherzustellen. Ein Unternehmen ist verpflichtet, diese Kontrollen auszuüben und die Ausübung zu protokollieren.

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