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Grundbuch - Was ist ein Grundbuch?

Das Grundbuch ist neben dem Hauptbuch das zweite Buch in der Hauptbuchhaltung eines Unternehmens. Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und anschließend in das Hauptbuch übertragen. Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Zuordnung und systematische Gliederung der Buchungen. Weitere Bezeichnungen für Grundbuch sind Journal oder Tagebuch.

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Buchungen im Grundbuch

Grundlage für die Buchung aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge sind die Belege, beispielsweise

Gebucht werden alle Belege, die vom Unternehmen ausgestellt werden oder die das Unternehmen von Kunden und Lieferanten erhält. Bei jeder Buchung werden mehrere Daten erfasst, die eine Zuordnung der Buchung zu einem Beleg ermöglichen. Die wichtigsten Informationen sind

  • Belegnummer
  • Belegdatum
  • Nummer des Haben-Kontos
  • Nummer des Soll-Kontos
  • Betrag
  • Buchungstext

Anhand dieser Informationen ist es jederzeit möglich, beispielsweise bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, eine Buchung dem zugrunde liegenden belegt zuzuordnen. Damit diese Zuordnung generell möglich ist, werden die bei der Buchung festgehaltenen Informationen auf dem jeweiligen Beleg eingetragen. Beispielsweise werden Rechnungen beim Eingang ins Unternehmen mit einem Buchungsstempel abgestempelt, der Felder für den Eintrag dieser Informationen enthält.

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Falls ein Beleg verloren geht oder beispielsweise beim Tanken vergessen wurde, einen Beleg zu verlangen, kann ein sogenannter Eigenbeleg ausgestellt werden. Dieser Beleg muss unter anderem das Datum, den Betrag und den Verwendungszweck enthalten, damit eine Buchung erfolgen kann.

Neben dieser Buchung aller Geschäftsvorfälle in einer zeitlichen Reihenfolge enthält das Grundbuch

  • Eröffnungsbuchungen
  • Vorbereitende Abschlussbuchungen
  • Abschlussbuchungen

Übertragung der Geschäftsvorfälle vom Grundbuch in das Hauptbuch

Nach dem Abschluss der Buchungen im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle in das Hauptbuch der Buchhaltung übertragen. Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Zuordnung aller Buchungen zu den Bestands– und Erfolgskonten, den sogenannten Sachkonto. Grundlage für die Gliederung der Sachkonten im Hauptbuch ist der Kontenplan des Unternehmens.

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