Lexikon

Gutschrift - Was ist eine Gutschrift?

Der Begriff der Gutschrift ist mehrdeutig. Es gibt die Bank- und die Abrechnungsgutschrift. Zudem wird häufig auch eine Rückerstattung eines Teils des Kaufpreises einer Ware aufgrund von Reklamation als Gutschriftserstellung bezeichnet. Hier handelt es sich genau genommen allerdings um eine Minderung, die im Recht der Leistungsstörungen dem Käufer aufgrund einer Mängelanzeige zugute kommt. Der umgangssprachlich in diesem Zusammenhang verwendete Gutschriftsbegriff ist daher eigentlich nicht richtig. Die Bankgutschrift ist der Zahlungseingang, der die Habenseite (Siehe den Lexikoneintrag zu Soll und Haben) des Kontos erhöht. Typischer Fall ist die Überweisung von Miete oder eines Kaufpreises, die im Idealfall vor dem oder am Fälligkeitstag auf dem jeweiligen Empfängerkonto gutgeschrieben werden.

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Abrechnungsgutschrift statt Rechnung

In manchen Branchen ersetzt die Abrechnungsgutschrift die klassische Rechnung. Das bedeutet, dass nicht derjenige, der eine Leistung (Produkt oder Dienstleistung) verkauft, die Rechnung stellt, sondern der Leistungsempfänger eine Gutschrift über den entsprechenden Betrag ausstellt. Somit kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen.
Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn der Gutschriftsersteller Steuer ausweisen darf, also selbst zum Vorsteuerabzug (Vergleiche hierzu auch den Lexikoneintrag zur Vorsteuer) berechtigt ist.
In der Regel kommt das Gutschriftsverfahren zur Anwendung, wenn zwischen den beiden Geschäftspartnern bereits eine länger andauernde und problemlos ablaufende Geschäftsbeziehung besteht und regelmäßige Leistungen erbracht werden. Dann wird auf vertrauensvoller Basis anstelle einer möglichen Vielzahl von Rechnungen (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Rechnungsstellung), etwa am Monatsende, ein Gutschriftsdokument erstellt, das eine Abrechnung der in diesem Zeitraum gesammelten Leistungen darstellt.

Die Gutschrift als Rechnungskorrektur

Lange Zeit wurden fehlerhafte Rechnungen mittels einer Gutschrift korrigiert. Das lief in etwa so ab:

  1. Das Unternehmen, welches die fehlerhafte Rechnung ausstellte legte die Rechnung in seiner Buchhaltung unter „storniert“ ab.
  2. Dem Rechnungsempfänger wurde daraufhin eine Gutschrift ausgestellt. Auf dieser Gutschrift waren alle Positionen mit den entsprechenden Mengen und Preisen der Rechnung aufgelistet. Zusätzlich wurde vermerkt: „Davon ausgezahlt: Summe XY“ Wobei die Summe XY dem genauen Rechnungsbetrag entsprach.
  3. Nun wurde vom rechnungsstellenden Unternehmen eine neue und korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer (Wichtig!) erstellt. Was auf diese Rechnung alles gehört siehst du hier:

Gutschrift

>>> Weiterführende Informationen in diesem Artikel: Fehler auf der Rechnung: Statt Stornierung und Gutschrift jetzt Stornierung und Stornorechnung

Weitere typische Anwendungsfälle einer Gutschrift

Typische Anwendungsfälle sind die Monatsgutschrift für freie Journalisten, die Abrufe aus einem von einer Firma zur Verfügung gestellten Kundenlager oder der Rohstoffkauf. Ist eine Lagerhaltung betroffen, kann die Gutschriftserstellung in vielen Fällen auch automatisch über die EDV (Vergleiche hierzu den Lexikoneintrag zur EDV Buchhaltung) des Warenwirtschaftssystems erfolgen.

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