Lexikon

Hauptbuch - was ist das Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist neben dem Grundbuch (Journal) und den Nebenbüchern Bestandteil der Doppelte Buchführung in einem Unternehmen. Es wird verwendet, um alle Geschäftsvorfälle innerhalb einer Abrechnungsperiode sachlich zu ordnen. Das Journal bildet die Grundlage für die Führung des Hauptbuches. In den Nebenbüchern sind weitergehende Details zu den Konten des Hauptbuches – beispielsweise aus der Anlagenbuchhaltung, zum Rechnungseingang und Warenausgang enthalten.

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Führung und Abschluss des Hauptbuches

Grundlage für die Führung des Hauptbuches bildet das Journal. In das Journal werden alle Geschäftsvorfälle innerhalb einer Abrechnungsperiode in chronologischer Reihenfolge eingetragen. Vom Journal werden die Geschäftsvorfälle in das Hauptbuch übertragen und dem sachlichen Grund nach geordnet gebucht.

Im Laufe eines Geschäftsjahres werden von einem Unternehmen immer wieder Rohstoffe gekauft, Löhne und Gehälter ausgezahlt und fertige Produkte verkauft. Diese Geschäftsvorfälle werden so, wie sie anfallen in chronologischer Reihenfolge im Journal gebucht. Bei der Übertragung in das Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle dann den entsprechenden sogenannten Sachkonten zugeordnet. Die Sachkonten ermöglichen die Ordnung der Geschäftsvorfälle dem Grunde nach und gehen direkt in die Bilanz des Unternehmens ein. Für die Buchung im Hauptbuch spielt der Zeitpunkt, wann die Rohstoffe gekauft oder Gehälter bezahlt wurden, keine Rolle mehr. In den meisten Unternehmen bilden standardisierte Kontenrahmen die Grundlage für den Aufbau und die Struktur des Hauptbuches. Zum Beispiel:

  • Industriekontenrahmen
  • Standardkontenrahmen
  • Gemeinschaftskontenrahmen
Hauptbuch

Das Hauptbuch ist ein Buch der doppelten Buchführung in einem Unternehmen und dient der sachlichen Ordnung aller Geschäftsvorfälle

Einzel- oder Sammelbuchungen im Hauptbuch

Die Übertragung der einzelnen Geschäftsvorfälle kann auf verschiedene Arten erfolgen. Es können alle einzelnen Geschäftsvorfälle oder die Summen einer kürzeren Periode innerhalb eines Geschäftsjahres beispielsweise einer Woche oder eines Monates zusammengefasst übertragen und gebucht werden. Die zusammengefasste Übertragung ist bei deutschen, französischen und amerikanischen Unternehmen die übliche Vorgehensweise. Die Buchung einzelner Geschäftsvorfälle wird als italienische Buchführung bezeichnet. Die in das Hauptbuch vorgenommen Eintragungen müssen durch die sogenannte Hauptbuchprobe auf ihre Korrektheit hin überprüft werden. Dabei wird durch die Aufstellung einer Rohbilanz überprüft, ob sich bei der Addition der Haben- und Sollseiten aller Konten des Hauptbuches die gleiche Summe ergibt.

Am Ende einer Abrechnungsperiode erfolgt der Abschluss der Sachkonten und des Hauptbuches. Daraus ergibt sich automatisch die Bilanz des Unternehmens. Ebenso wird auf Grundlage des abgeschlossenen Hauptbuches die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt.

Hauptbuch – das Prinzip der Geschlossenheit

Damit auf Grundlage des Hauptbuches die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens erstellt werden können, verlangt der Gesetzgeber, dass bei der Führung des Hauptbuches das Prinzip der Geschlossenheit befolgt wird. Das Prinzip der Geschlossenheit besagt, dass die Sachkonten sowohl formell wie auch materiell in sich geschlossen sein müssen. Formelle Geschlossenheit bedeutet, dass für jedes Konto ein Soll und Haben Ausgleich vorgenommen wird und bei Abschluss des Hauptbuches die Summe der Haben-Posten exakt der Summe der Soll-Posten entspricht. Materielle Geschlossenheit bedeutet, dass im Hauptbuch tatsächlich alle Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode erfasst werden müssen.

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