Inkasso

Inkasso bezeichnet den Einzug von Forderungen im Finanzwesen. Firmen beauftragen Inkassounternehmen, sich um offene Rechnungen ihrer Kunden zu kümmern. Inkassounternehmen benötigen eine behördliche Erlaubnis, die auf dem RDG (Rechtsdiensteistungsgesetz) basiert. Seit 1. Juli 2008 verfassen Unternehmen, die mit dem Inkasso beauftragt sind, Mahnungen und Vollstreckungsbescheide. Begleicht ein Kunde nach der Zusendung eines Vollstreckungsbescheides die offene Forderung nicht, leitet das Inkassobüro Vollstreckungsmaßnahmen ein.

Wann sollte ich ein Inkassounternehmen beauftragen?

Mit der Inanspruchnahme eines Inkassoservices kann die Liquidität zügig verbessert werden. Inkasso beschleunigt den Forderungsprozess ungemein und sorgt so für schnelleren Zahlungseingang und einen balancierten Cashflow. Das Forderungsmanagement bindet oft unnötigerweise viele Ressourcen – Zeit, Aufwand und Geld. Indem Du das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen übergibst, sparst Du wertvolle Zeit und Kosten. Ein erfahrener Inkassoservice verringert außerdem durch Debitorenmanagement das Risiko von Zahlungsausfällen. Die professionelle Abwicklung des Inkassoprozesses schützt so Deine Geschäftsbeziehungen. 

Emotionale Entlastung durch qualifiziertes Inkasso:

Die Entscheidung für einen Inkassoservice bringt Dir nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch eine bedeutende emotionale Entlastung. Das Ansprechen Deiner Kunden auf offene Rechnungen ist oft unangenehm. Zu wissen, dass Deine ausstehenden Forderungen professionell gemanagt werden, befreit Dich von den Sorgen um Deine Liquidität und ermöglicht es Dir, Dich wieder voll und ganz auf das Kerngeschäft Deines Unternehmens zu konzentrieren. 

Welche Voraussetzung muss eine Forderung erfüllen, um inkassofähig zu sein?

Deine Forderung gilt als inkassofähig, wenn der Kunde in Zahlungsverzug ist. Um in Verzug zu geraten, muss Dein Kunde mindestens einmal von Dir abgemahnt worden sein.

Ausnahme:

• Im Geschäftsvertrag oder den Allgemeinen Geschäftsbedingungen wurde ein kalendarisches Zahlungsziel vereinbart. Beispiel: „Zu Bezahlen zwei Wochen nach Erhalt der Ware“
• Dein Kunde gerät, 30 Tage nachdem er die Rechnung erhalten hat, automatisch in Verzug. Handelt es sich um einen Verbraucher, gilt diese Regel nur, sofern er in der Rechnung extra darauf hingewiesen wurde.

Wichtig zu wissen:
Für einen Verzug ist in der Regel nur eine Mahnung erforderlich. Dennoch kann es im Sinne einer guten Geschäftsbeziehung sinnvoll sein, dem Kunden zwei oder drei eigene Mahnungen zu schicken, bevor das Inkasso beauftragt wird.

Was passiert, wenn eine Rechnung an Inkasso geht?

Wenn eine Rechnung an den Inkassoservice übergeben wird, folgt in der Regel ein definierter Prozess, der darauf abzielt, die offene Forderung bei Deinem Schuldner einzuziehen.

Hier sind die typischen Schritte, die dabei erfolgen könnten:

Übergabe der Forderung: Du übergibst als Gläubiger die unbezahlte Rechnung mit allen relevanten Dokumenten und Informationen an Deinen Inkassoservice, nachdem Dein eigenes Mahnverfahren erfolglos war.

Kontaktaufnahme: Nach einer kurzen Prüfung der Übergabe startet die Bearbeitung. Dazu informiert das Inkassobüro den Schuldner über die Inkassobeauftragung und fordert zur Zahlung auf. Die Kontaktaufnahmen erfolgen per Brief, E-Mail und Telefon. Der Inkassoservice setzt Zahlungsziele und weist auch auf mögliche Konsequenzen (Kostenerhöhung, rechtliche Schritte) hin, sollte die Forderung nicht fristgerecht bezahlt werden. Das vorgerichtliche Mahnverfahren endet nach Zahlung oder einer begrenzten Anzahl an Aktivitäten.

Natürlich ist eine Eskalation nicht wünschenswert, weshalb der Schuldner in manchen Fällen zur Klärung telefonisch und/oder noch einmal schriftlich kontaktiert wird.

Für Dich, als Gläubiger, entstehen bis beim außergerichtlichen Inkasso keine Kosten. Die Inkassogebühren, die gesetzlich festgesetzt sind, werden dem Schuldner berechnet. In den meisten Fällen erhält das Inkassounternehmen allerdings eine Erfolgsprovision, die einen prozentualen Anteil der Forderungssumme darstellt.

Gerichtliches Mahnverfahren: Sollte keine Zahlung erfolgen und keine Einigung erzielt werden, kann in Deinem Namen ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Dazu wird ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragt. Legt der Schuldner keinen Widerspruch oder Einspruch ein, wird nach Absprache die Zwangsvollstreckung durchgeführt.

Zwangsvollstreckung: Ohne Einspruch des Schuldners, wird der Vollstreckungsbescheid zum rechtskräftigen Titel.

Ein rechtskräftiger Titel ist ein von einer Behörde oder einem Gericht ausgestelltes Dokument, das den Anspruch einer Partei gegenüber einer anderen rechtlich bestätigt. Er dient als Grundlage für die Zwangsvollstreckung, um einen festgestellten Anspruch, beispielsweise eine Geldforderung, durchzusetzen.

Nach Rücksprache mit dem Gläubiger kann das Inkassounternehmen nun Vollstreckungsmaßnahmen einleiten. Das können die Gerichtsvollziehertätigkeit, Konto- oder Lohnpfändung sein. Sollten diese Maßnahmen erfolglos bleiben, nimmt das Inkassounternehmen den Titel in die Überwachung. Das bedeutet, dass das Inkassobüro später, meist nach Rücksprache mit dem Schuldner, erneut Maßnahmen einleitet.

Wichtig zu wissen:
Die externen Kosten für den Mahnbescheid und Vollstreckungsmaßnahmen stellt Dir beim gerichtlichen Mahnverfahren das Inkassounternehmen in Rechnung, so auch die Gerichtsgebühren oder Gerichtsvollzieherkosten. Du als Gläubiger hast einen Anspruch gegenüber Deinem Schuldner (Kunden) auf Erstattung dieser Kosten.

Wie lange dauert das Inkasso?

Wenn Deine eigenen Mahnungen erfolglos bleiben, zeigt die Erfahrung, dass bereits die ersten Mahnungen durch das Inkasso zu Zahlungen führen können. Der vorgerichtliche Mahnprozess dauert in der Regel etwa 4 Wochen.

Welche Kosten kommen für ein gerichtliches Inkassoverfahren auf mich zu?

Kosten eines Mahnbescheids

Die Kosten eines Mahnverfahrens sind direkt an das Gericht zu zahlen. Sie sind abhängig von der Höhe Deiner Forderung (ohne Inkassogebühren, Verzugszinsen). Derzeit* betragen die Gebühren:

Kosten einer Vollstreckung

Die Kosten einer Vollstreckung sind direkt an den Gerichtsvollzieher zu zahlen. Hierbei handelt es sich um die jeweilige Tätigkeit des Gerichtsvollziehers.

Derzeitige* Kosten:

• Pfändung: 28,60€
• Kunde zahlt freiwillig ( das entspricht einer „versuchten Vollstreckungshandlung“): 17,60€
• Abnahme einer Vermögensauskunft: 41,80€

Zusätzlich können Kosten für Auslagen wie zurückgelegte Wege, Porto oder Pauschalen entstehen.

*Stand März 2024