Journal
Das Journal ist ein Teil der ordnungsgemäßen Buchführung, in dem alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet werden. Das Journal ist ein wichtiger Bestandteil und Grundlage jeder unternehmerischen Buchhaltung. Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge mit verschiedenen Angaben erfasst, sodass jeder Geschäftsvorfall einem Beleg beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugeordnet und der Vorgang nachvollzogen werden kann. Somit erfolgt im Journal eine rein zeitliche Ordnung aller Buchungen. Die sachliche Zuordnung der Buchungen erfolgt bei der Übertragung in das Hauptbuch. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Bankwesen und wurde dort „prima nota“, auf Deutsch „erste Aufzeichnung“ genannt. Andere Bezeichnungen für Journal sind Grundbuch oder Tagebuch.
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Aufbau und Inhalt des Journals
Die unternehmerische Buchführung basiert auf dem Grundbuch, dem Hauptbuch und den sogenannten Nebenbüchern. In einem ersten Schritt werden die zu den einzelnen Geschäftsvorfällen gehörenden Belege gesammelt. Hierzu zählen beispielsweise Kassenbelege, Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Diese Geschäftsvorfälle werden in ihrer korrekten chronologischen Reihenfolge im Journal aufgezeichnet.
Zu den im Grundbuch vorgenommenen Aufzeichnungen zählen:
- Eröffnungsbuchungen
- laufende Buchungen
- vorbereitende Abschlussbuchungen
- Abschlussbuchungen
Das Grundbuch ist gleichzeitig eine Buchungsanweisung, anhand derer alle Vorfälle in das Hauptbuch der Buchführung übertragen und sachlich richtig zugeordnet werden können.
Um eine korrekte chronologische Aufzeichnung, Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Zuordnung im Hauptbuch sicherzustellen, enthält das Grundbuch zumindest die folgenden Angaben:
- Buchungsdatum
- laufende Journalnummer
- Soll- & Habenkonto
- Buchungsbetrag
- Buchungstext
- Belegdatum & Belegnummer
Alle im Grundbuch erfassten Geschäftsvorfälle müssen ins Hauptbuch übertragen werden. Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Ordnung der Buchungen auf den im Kontenplan des Unternehmens aufgeführten Sachkonten (Bestandskonten und Erfolgskonten). Die im Journal erfassten Belege werden nach der Buchung mit einem ebenfalls als „prima nota“ bezeichneten Buchungsstempel abgestempelt. Der Buchungsstempel enthält mehrere Felder, in die beispielsweise das Buchungsdatum und die Sachkonten sowie die laufende Buchungsmummer eingetragen werden. Durch den Stempel ist sofort erkennbar, dass der Beleg bereits erfasst wurde und an welcher Stelle im Journal und im Hauptbuch die zugehörigen Buchungen zu finden sind.
Das Journal in der digitalen Buchführung
Die Buchführung erfolgt heute in den meisten Unternehmen nicht mehr manuell, sondern mithilfe von Software-Programmen, wie zum Beispiel Billomat. Bei praktischen allen Softwarelösungen für die Buchführung wird nur noch das Grundbuch geführt. Die Zuordnung zu den Sachkonten im Hauptbuch erfolgt automatisch durch das Programm und muss nicht mehr manuell vorgenommen werden. Bevor die endgültige Übertragung in das Hauptbuch erfolgt, kann das Journal zur Kontrolle in der Regel ausgedruckt werden. Auch dieser Kontrollausdruck wird als „prima nota“ bezeichnet.
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