Kontenplan
Der Kontenplan enthält eine Liste aller in einem Unternehmen in der Buchführung verwendeten Konten. Die Auflistung ist systematisch gegliedert und auf den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zugeschnitten. Die Kontenpläne für die Buchführung in einem Unternehmen werden auf der Grundlage standardisierter Kontenrahmen erstellt. Die enthaltenen Buchführungskonten können individuell an die Erfordernisse eines Unternehmens angepasst werden. Der grundsätzliche Aufbau eines Kontenplans ist zum Zwecke des Vergleichs zwischen verschiedenen Unternehmen jedoch weitestgehend vereinheitlicht.
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Aufbau eines Kontenplans
Der Aufbau von Kontenplänen ist seit der Einführung standardisierter Kontenrahmen bei allen Unternehmen grundsätzlich gleich. Diese Vereinheitlichung ist erforderlich, um Unternehmen miteinander vergleichen zu können. Die in den Kontenplänen aufgeführten Konten werden anhand einer sogenannten Dezimalklassifikation systematisch gegliedert. Das bedeutet dass alle Aufwands– und Ertragskonten, die für die Finanz- und Betriebsbuchhaltung benötigt werden, innerhalb des Kontenrahmen und damit des Kontenplans in zehn verschiedene Kontenklassen systematisch eingeordnet werden. Die Kontenklassen werden von 0 bis 9 durchnummeriert.
Die Kontenrahmen können je nach Branche des Unternehmens differenziert werden. Für Fertigungsbetriebe sowie Groß- und Einzelhandelsunternehmen stehen verschiedene standardisierte Kontenrahmen zur Verfügung. Beispielsweise
- Gemeinschaftskontenrahmen von Industrieverbänden (GKR)
- Industriekontenrahmen (IKR)
- Groß- und Außenhandelskontenrahmen
- Einzelhandelskontenrahmen (EKR)
Diese Kontenschemata enthalten zum Teil unterschiedliche Konten, die für die jeweilige Branche relevant sind. Sie sind die Grundlage für die Erstellung eines individuellen Kontenplans in jedem Unternehmen. Konten, die für die Erstellung der Bilanz benötigt werden, sind bei den verschiedenen Kontenrahen jedoch in weiten Teilen identisch, um den gesetzlichen Anfordern zu entsprechen.
Beispiele für die Anpassung von Kontenplänen
Je nach Anforderungen der Unternehmensbuchhaltung kann der Kontenrahmen erweitert, verkürzt oder verschiedene Konten des standardisierten Rahmens können umbenannt werden. Beispielsweise benötigt ein Finanzdienstleister kein Konto für Rohstoffe. Dieses Konto muss daher nicht in den Kontenplan übernommen werden. Kontenpläne für große Unternehmen müssen dagegen häufig erweitert werden. Beispielsweise, um eine Vielzahl von Lieferanten verwalten zu können. Das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ des standardisierten Kontenrahmens kann daher bei Bedarf in mehrere Konten entsprechend der Anzahl der Lieferanten unterteilt werden. Eine Umbenennung einzelner Konten ist ebenfalls möglich. Lediglich die Kontonummer muss beibehalten werden.
Aufbewahrungsfrist für Kontenpläne
Ein Kontenplan ist die Grundlage für die Doppelte Buchführung in einem Unternehmen. Anhand des Kontenplans kann nachvollzogen werden, warum einzelne Geschäftsvorfälle auf bestimmten Konto gebucht worden sind. Der Gesetzgeber sieht daher im § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) wie für Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kontenpläne vor. Innerhalb dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss der Kontenplan beispielsweise für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kurzfristig verfügbar sein.
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