Kontierungsdrucker

Wird in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ein Kontierungsdrucker für die Belegerfassung eingesetzt, kann auf die Verwendung des sonst üblichen Kontierungsstempels verzichtet und die Kontierung direkt in das Buchhaltungsprogramm vorgenommen werden. Im Anschluss an die Kontierung wird ein Etikett mit den Kontierungsdaten ausgedruckt und auf den erfassten Beleg geklebt.

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Was sind die Vorteile des Kontierungsdruckers?

Die Vorteile, die sich durch einen Kontierungsdrucker ergeben, sind

• Zeitersparnis durch Wegfall der manuellen Vorkontierung
• Fehlervermeidung durch vollständiges Kontieren
• Flexibilität durch individuell anpassbare Datenerfassung

Durch die Belegerfassung direkt in der Buchhaltungssoftware entfällt die doppelte Bearbeitung eines Beleges einmal bei der Kontierung von Hand und der anschließenden Eingabe der Konto- /Buchungsdaten und weitere Informationen in der Buchungsmaske. Durch die Verbindung von Kontierung und Buchung kann in der Buchhaltung eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden.

Daten auf den mit dem Kontierungsdrucker erzeugten Etiketten

Die mit dem Kontierungsdrucker erzeugten Etiketten enthalten alle entsprechend den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung erforderlichen Kontierungsdaten. Dazu zählen

• die Zuordnung des Geschäftsvorfalls zu den gewählten Bestands- bzw. Erfolgskonten,
• der Eintrag des verwendeten Umsatzsteuersatzes
• der Eintrag des vorgenommenen Vorsteuerabzuges
• der dem Kunden gewährte Skontoabzug
• der vom Lieferanten erhaltene Skontoabzug
• die exakte zeitliche Einordnung des Vorgangs

Durch einen Kontierungsdrucker wird das Stempeln des Belegs mit dem Kontierungsstempel überflüssig und die fehleranfällige Eintragung der Kontierungsdaten von Hand entfällt. Nachfragen wegen unleserlicher oder fehlender Einträge können so vermieden werden. Der Ausdruck des Etiketts für den Beleg erfolgt je nach System durch den Kontierungsdrucker automatisch nach dem Buchungsvorgang. Die Daten auf dem Etikett können individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Verknüpfung mit dem Archivierungssystem

Ein weiterer Vorzug eines Kontierungsdrucker mit einer entsprechenden Softwareausstattung ist die Möglichkeit der Verknüpfung mit dem Archivierungssystem im Unternehmen. Dazu wird ein zusätzliches Barcodeetikett für den Beleg ausgedruckt und die Nummer des Barcodes über die Archivierungssoftware mit dem Beleg verknüpft sowie der Buchungssatz zusammen mit der Barcode-Nummer an das System übergeben und gespeichert. Dadurch werden alle Buchungsinformationen für den Beleg im Archivierungssystem bereitgestellt. Der betreffend Beleg kann so zu einem späteren Zeitpunkt recherchiert und angezeigt werden. Die Recherche kann mittels Eingabe in eine Suchmaske erfolgen oder der Barcode auf dem Beleg wird gescannt und der Beleg mit allen Kontoinformationen anschließend im EDV-System (Vergleiche hierzu den Lexikonbeitrag EDV Buchhaltung) angezeigt.

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