Kreditorenbuchhaltung
Die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, bestehende und neue Kreditoren im Rechnungswesen zu verwalten. Neben der Erfassung der persönlichen und Unternehmensdaten der Kreditoren werden auch die Art der Geschäftsbeziehung, der Rechnungsstamm, so wie einzelne Forderungen in der Buchhaltung vermerkt, um sie später zu begleichen oder auszuwerten. Zur Verwaltung der kreditorischen Eingangsrechnungen wird die doppelte Buchführung herangezogen.
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Einrichtung und Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung bildet einen Nebenzweig der Finanzbuchhaltung. Dieser muss nicht personell oder räumlich getrennt sein, wird jedoch in den verschiedenen Softwarelösungen meist einzeln ausgewiesen. Zur Verwaltung von Debitoren und Kreditoren werden hier eigene Datenbanken mit den Stammdaten der jeweiligen Gläubiger angelegt und gepflegt. Die Aufgaben innerhalb der Verwaltung der Kreditoren reichen von der Erfassung neuer Kreditoren bis zur Erstellung von Zahlungsanweisungen und Daueraufträgen. So behält das Unternehmen stets einen Überblick über offene Forderungen und die Verbindungen der Kreditoren zu dem Bereich des Einkaufes. Um die Daten aller Aufträge und Abrechnungen später in das Hauptbuch zu übernehmen, ist die Einrichtung eines Abstimmkontos von Nöten. Besonders in der Bilanzierung ist es wichtig, ein akkurates Bild aller Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren und Debitoren zu haben und es jederzeit darstellen und auswerten zu können.
Arbeits- und Tätigkeitsbereiche der Kreditorenbuchhaltung
Kreditoren spielen für Unternehmen eine wichtige Rolle in der Finanzierung von Anschaffungen, Großprojekten und neuen Produktlinien. Sie vertrauen dem Unternehmer einen Kredit an, den er über einen fest vereinbarten Zeitraum zurück zahlt, in dieser Zeit jedoch über das Geld frei verfügen kann. Der Kreditor wird daher auch Gläubiger genannt und muss sich auf die Rückzahlung verlassen. In der Kreditorenbuchhaltung werden alle Gläubiger des Unternehmens verwaltet, um die Abzahlung zu gewährleisten. Banken, Investoren und Einzelpersonen können so übersichtlich mit allen Verbindlichkeiten aufgelistet werden.
Zu den typischen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehören:
- Erfassen und ggf. Entfernen von Kreditoren
- Aufnehmen von Stamm-, Kontakt- und Personendaten
- Rechnungsprüfung, -legung und -erfassung
- Archivieren alter Rechnungen und Daten
- Berichtswesen und Auswertung
- Offene Posten-Verwaltung und Abschluss von Krediten
- Anweisung von Zahlungen und Daueraufträgen
- Kommunikation mit Kreditoren über offene Forderungen
- Kreditorisches Mahnwesen
- Führung eines Bankjournals
- Pflege des Verrechnungskontos
- Überwachung gesetzlicher Richtlinien im Kreditbereich
Weiterarbeit mit Kreditorenberichten
Die Erfassung aller Daten rund um Kreditoren und Forderungen kann zur Auswertung und Zahlungsregulierung herangezogen werden. Durch Abgleiche der Offenen-Posten-Liste oder Kreditorensaldenliste wird im Controlling ersichtlich, welche Verbindlichkeiten in welcher Höhe für das Unternehmen bestehen. Auch eine Analyse der Fälligkeitsstruktur kann Optimierungspotential offen legen. Dieses kann beispielsweise darin bestehen, die Fälligkeitsterminierung neu zu verhandeln oder neue Planungsverläufe abzustecken, um die offenen Kredite zeitnah abzubezahlen. Auch für die Auskunft gegenüber Investoren oder Übernahmen ist die exakte Verwaltung der Kreditoren unerlässlich.