Kundenbuchhaltung
Die Kundenbuchhaltung ist Teil des Forderungsmanagements eines Unternehmens und erfasst alle offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. In der Regel räumen Unternehmen ihren Kunden bei Warenlieferungen und anderen Leistungen ein Zahlungsziel ein. Das heißt, der Kunde erhält Waren nicht sofort, sondern müssen erst nach einer gewissen Frist bezahlen. Dadurch entstehen auf der Seite des leistenden Unternehmens offene Forderungen gegenüber den Kunden. Der Zahlungseingang zu diesen Forderungen wird im Rahmen der Kundenbuchhaltung erfasst und die Forderungen verwaltet. Die Kundenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung ist daher ein wesentlicher und wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements in einem Unternehmen. Neben der Forderungsverwaltung erfüllt die Kundenbuchhaltung noch weitere Funktionen.
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Kundenbewertungen als Grundlage
Eine ausreichende Liquidität ist die Grundlage für jede Geschäftstätigkeit. Informationen darüber, wann mit Zahlungseingängen zu rechnen ist und wie zuverlässige diese aller Voraussicht nach erfolgen, sind daher für Unternehmen von großer Bedeutung. Die Beurteilung des Zahlungsverhaltens von Bestandskunden und ein Scoring für jeden Kunden werden in der Kundenbuchhaltung erstellt. Die Zahlungsmoral in der Vergangenheit ermöglicht Rückschlüsse auf das zukünftige Zahlungsverhalten. Änderungen im Zahlungsverhalten werden schnell erkannt und entsprechende Maßnahmen zur Liquiditätssicherung bis hin zu einem Lieferstopp können frühzeitig ergriffen werden. Für neue Kunden werden in der Debitorenbuchhaltung Informationen aus externen Quellen zusammengetragenen und ausgewertet. Externe Informationsquellen sind zum Beispiel Auskunfteien wie Creditreform oder die Schufa. Anhand dieser Informationen kann entscheiden werden, ob und inwieweit Neukunden mit Zahlungsziel oder gegen Vorkasse beliefert werden können.
Kundenbuchhaltung als Teil des Informationsmanagements
Alle die Debitoren eines Unternehmens betreffenden Geschäftsvorgänge werden durch die Buchung von Rechnungen, anderen Forderungen und Gutschriften in der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens systematisch erfasst. Je nach Struktur der Debitorenbuchhaltung und Unternehmensgröße werden die Forderungen auf verschiedenen Debitorenkonten erfasst. Ein Debitorenkonto kann dabei alle Debitoren, eine Gruppe von Debitoren oder einzelne Debitoren enthalten. Die Daten können nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet und dem Management zur Verfügung gestellt werden. Dadurch erhält die Unternehmensführung wichtige Informationen für die Finanz- und Liquiditätsplanung. Die Bereitstellung der Informationen erfolgt dabei meist in Form der sogenannten Summen- und Saldenlisten in elektronischer oder Papierform. Die Summen- und Saldenlisten enthalten einen Überblick über alle Forderungen, die zum Beispiel nach fälligen und nicht fälligen Forderungen differenziert und summiert werden können.
Kundenbuchhaltung und Mahnwesen
Je nach Größe und Organisation eines Unternehmens übernimmt die Kundenbuchhaltung das Mahnwesen oder liefert unternehmenseigenen Mahnabteilungen die grundlegenden Informationen. Ist das Mahnwesen Teil der Debitorenbuchhaltung, erfolgt der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie gegebenenfalls die Beantragung von gerichtlichen Mahnbescheiden von hier aus. Ist im Unternehmen eine eigene Mahnabteilung vorhanden, ist die regelmäßige Kontrolle und Aufbereitung der Zahlungen durch die Kundenbuchhaltung Grundlage für deren Tätigkeit.
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