Bei einer Lieferantenrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die der Lieferant seinem Kunden ausstellt. Der Kunde muss die darauf ausgewiesene Rechnungssumme innerhalb einer bestimmten Frist begleichen, eventuell hat er dies bereits per Vorkasse erledigt. Die Ausstellung dieser Rechnungen kann in Papierform oder digital erfolgen.
Dir flattern die Rechnungen nur so um die Ohren? Lies hier, wie Du Deine Rechnungen GoBD-konform digitaliseren kannst.
Die Lieferantenrechnung wird auch als Eingangsrechnung bezeichnet. Die Lieferantenrechnung ist eine Urkunde, mit der ein Unternehmer gegenüber einem Kunden oder Auftraggeber eine Lieferung oder Dienstleistung abrechnet und die die Forderung eines Lieferanten oder Dienstleisters belegt. Die Forderung ist aufgrund der Lieferung einer Ware oder der Erbringung einer Dienstleistung entstanden. Mit Eingang der Rechnung beim Kunden, der die Ware erhalten oder die Dienstleistung in Auftrag gegeben hat, entsteht eine Schuld, die innerhalb eines individuell festgelegten oder gesetzlichen Zeitraums zu begleichen ist.
Der Gesetzgeber gibt vor, dass jedes Dokument, mit dem ein Unternehmen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, als eine Rechnung zu bezeichnen ist. Unternehmen müssen ihre Forderungen auf Papier oder als elektronische Rechnung an ihre Kunden oder Auftraggeber übermitteln.
Das Umsatzsteuergesetz führt in § 14 UStG aus, welche Eigenschaften die Lieferantenrechnung aufweisen muss, damit das Finanzamt diese als Nachweis für einen Geschäftsvorfall anerkennen kann. Demnach müssen Lieferantenrechnungen gewährleisten, dass der Rechnungssteller eindeutig identifiziert werden kann. Zudem muss der Inhalt der Rechnung unversehrt und gut lesbar sein. Die in der Rechnung enthaltenen Angaben sind so übermitteln, dass sie nicht im Nachhinein geändert werden können. Dabei steht es dem Rechnungssteller frei, auf welche Weise er sicherstellt, dass die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Der Gesetzgeber legt in seinen Ausführungen nahe, dass Unternehmen hierfür ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einsetzen, das zwischen der Rechnung und der Leistung eine Verbindung herstellt, die einfach nachvollzogen werden kann.
Auf Lieferantenrechnungen gehören mehrere wichtige Angaben. Empfänger müssen nachvollziehen können, welche Leistungen der Lieferant berechnet. Nur auf dieser Grundlage kann er sie überprüfen. Auf der Rechnung sollten die Artikel konkret benannt werden, zudem enthält sie die Menge.
Aus Lieferantenrechnungen muss auch der Tag der Lieferung hervorgehen. Preisangaben, mögliche Rabatte und Skonti und gegebenenfalls Versandkosten finden sich ebenfalls auf der Rechnung. Unternehmen müssen auch die Umsatzsteuer beziehungsweise die Mehrwertsteuer angeben, sofern die Transaktion unter die Steuerpflicht fällt. Muss der Kunde das Geld noch überweisen, sollten Lieferanten zudem ein Zahlungsziel formulieren. Eine Rechnungsnummer und eine Steuernummer dürfen ebenfalls nicht fehlen.
Auch die einzelnen Bestandteile, die eine Lieferantenrechnung aufweisen muss, schreibt der Gesetzgeber sehr genau vor. Die Aufzählung der erforderlichen Pflichtangaben auf Lieferantenrechnungen findet sich in § 14 Absatz 4 UStG und umfasst die folgenden Bestandteile:
Kleinunternehmer müssen auf ihrer Lieferantenrechnung Besonderheiten beachten. Dazu gehören beispielsweise die Weglassung von Steuersatz und Steuerbetrag sowie ein Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung.
Gewerbliche Kunden erhalten eine Vielzahl an Lieferantenrechnungen, der effiziente Umgang stellt eine Herausforderung dar. Eine Buchhaltungssoftware und die digitale Verwaltung jeder Lieferantenrechnung schaffen Abhilfe. Zusätzlich lassen sich die Zahlungen digital managen, zum Beispiel mit einer automatisierten, fristgerechten Übertragung an Banken.
Lieferantenrechnungen werden in der sogenannten Kreditorenbuchhaltung eingegliedert. Die Kreditorenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung bildet das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung. In der Kreditorenbuchhaltung behandelt die Buchhaltung die Geschäftsvorfälle zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten, die auch als Kreditoren bezeichnet werden. Lieferanten werden deshalb als Kreditoren bezeichnet, weil sie in der Regel ihre Lieferungen oder Dienstleistungen leisten, bevor sie Geld dafür erhalten. Die Vorleistung führt dazu, dass sie ihren Kunden oder Auftraggebern einen Kredit in Form der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung zur Verfügung stellen. Dabei tragen sie ein ähnliches Risiko, wie ein Kreditgeber.
Die Buchhaltung hat die Aufgabe, die eingehenden Rechnungen zu kontrollieren, zu erfassen, zu verwalten, pünktlich zu bezahlen und schließlich zu archivieren. Auf diese Weise erfüllt die Buchhaltung die wichtige Funktion, die Lieferantenbeziehung zu pflegen und in einer konstruktiven Weise aufrecht zu erhalten. Denn Unternehmen sind in hohem Maße auf ihre Lieferanten und Dienstleister angewiesen, um ihre eigenen Geschäftsabläufe reibungslos gestalten zu können. Um ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen, muss die Kreditorenbuchhaltung die einzelnen Arbeitsschritte in folgender Weise ausführen:
Ähnliche Fragen: