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Lieferantenrechnung - Was ist eine Lieferantenrechnung?

Bei einer Lieferantenrechnung handelt es sich um eine Rechnung, die der Lieferant seinem Kunden ausstellt. Der Kunde muss die darauf ausgewiesene Rechnungssumme innerhalb einer bestimmten Frist begleichen, eventuell hat er dies bereits per Vorkasse erledigt. Die Ausstellung dieser Rechnungen kann in Papierform oder digital erfolgen.

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Was ist die Lieferantenrechnung genau?

Die Lieferantenrechnung wird auch als Eingangsrechnung bezeichnet. Die Lieferantenrechnung ist eine Urkunde, mit der ein Unternehmer gegenüber einem Kunden oder Auftraggeber eine Lieferung oder Dienstleistung abrechnet und die die Forderung eines Lieferanten oder Dienstleisters belegt. Die Forderung ist aufgrund der Lieferung einer Ware oder der Erbringung einer Dienstleistung entstanden. Mit Eingang der Rechnung beim Kunden, der die Ware erhalten oder die Dienstleistung in Auftrag gegeben hat, entsteht eine Schuld, die innerhalb eines individuell festgelegten oder gesetzlichen Zeitraums zu begleichen ist.

Welche Form muss eine Lieferantenrechnung aufweisen?

Der Gesetzgeber gibt vor, dass jedes Dokument, mit dem ein Unternehmen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, als eine Rechnung zu bezeichnen ist. Unternehmen müssen ihre Forderungen auf Papier oder als elektronische Rechnung an ihre Kunden oder Auftraggeber übermitteln. 

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für die Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz führt in aus, welche Eigenschaften die Lieferantenrechnung aufweisen muss, damit das Finanzamt diese als Nachweis für einen Geschäftsvorfall anerkennen kann. Demnach müssen Lieferantenrechnungen gewährleisten, dass der Rechnungssteller eindeutig identifiziert werden kann. Zudem muss der Inhalt der Rechnung unversehrt und gut lesbar sein. Die in der Rechnung enthaltenen Angaben sind so übermitteln, dass sie nicht im Nachhinein geändert werden können. Dabei steht es dem Rechnungssteller frei, auf welche Weise er sicherstellt, dass die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Der Gesetzgeber legt in seinen Ausführungen nahe, dass Unternehmen hierfür ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einsetzen, das zwischen der Rechnung und der Leistung eine Verbindung herstellt, die einfach nachvollzogen werden kann. 

Was muss auf der Lieferantenrechnung stehen?

Auf Lieferantenrechnungen gehören mehrere wichtige Angaben. Empfänger müssen nachvollziehen können, welche Leistungen der Lieferant berechnet. Nur auf dieser Grundlage kann er sie überprüfen. Auf der Rechnung sollten die Artikel konkret benannt werden, zudem enthält sie die Menge.

Aus Lieferantenrechnungen muss auch der Tag der Lieferung hervorgehen. Preisangaben, mögliche Rabatte und gegebenenfalls Versandkosten finden sich ebenfalls auf der Rechnung. Unternehmen müssen auch die Umsatzsteuer beziehungsweise die Mehrwertsteuer angeben, sofern die Transaktion unter die Steuerpflicht fällt. Muss der Kunde das Geld noch überweisen, sollten Lieferanten zudem ein Zahlungsziel formulieren. Eine Rechnungsnummer und eine Steuernummer dürfen ebenfalls nicht fehlen.

lieferantenrechnung

Welche Pflichtangaben gehören auf die Lieferantenrechnung?

Auch die einzelnen Bestandteile, die eine Lieferantenrechnung aufweisen muss, schreibt der Gesetzgeber sehr genau vor. Die Aufzählung der erforderlichen Pflichtangaben auf Lieferantenrechnungen findet sich in und umfasst die folgenden Bestandteile:

  • vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
  • Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung im Nettobetrag
  • Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Rechnungsbetrag in brutto

Kleinunternehmer müssen auf ihrer Lieferantenrechnung Besonderheiten beachten. Dazu gehören beispielsweise die Weglassung von Steuersatz und Steuerbetrag sowie ein Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung.

Lieferantenrechnungen verbuchen

Gewerbliche Kunden erhalten eine Vielzahl an Lieferantenrechnungen, der effiziente Umgang stellt eine Herausforderung dar. Eine Buchhaltungssoftware und die digitale Verwaltung jeder Lieferantenrechnung schaffen Abhilfe. Zusätzlich lassen sich die Zahlungen digital managen, zum Beispiel mit einer automatisierten, fristgerechten Übertragung an Banken.

Wie behandelt die Buchhaltung Lieferantenrechnungen?

Lieferantenrechnungen werden in der sogenannten Kreditorenbuchhaltung eingegliedert. Die Kreditorenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung bildet das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung. In der Kreditorenbuchhaltung behandelt die Buchhaltung die Geschäftsvorfälle zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten, die auch als Kreditoren bezeichnet werden. Lieferanten werden deshalb als Kreditoren bezeichnet, weil sie in der Regel ihre Lieferungen oder Dienstleistungen leisten, bevor sie Geld dafür erhalten. Die Vorleistung führt dazu, dass sie ihren Kunden oder Auftraggebern einen Kredit in Form der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung zur Verfügung stellen. Dabei tragen sie ein ähnliches Risiko, wie ein Kreditgeber. 

Welche Aufgaben hat die Kreditorenbuchhaltung?

Die Buchhaltung hat die Aufgabe, die eingehenden Rechnungen zu kontrollieren, zu erfassen, zu verwalten,  pünktlich zu bezahlen und schließlich zu archivieren. Auf diese Weise erfüllt die Buchhaltung die wichtige Funktion, die Lieferantenbeziehung zu pflegen und in einer konstruktiven Weise aufrecht zu erhalten. Denn Unternehmen sind in hohem Maße auf ihre Lieferanten und Dienstleister angewiesen, um ihre eigenen Geschäftsabläufe reibungslos gestalten zu können. Um ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen, muss die Kreditorenbuchhaltung die einzelnen Arbeitsschritte in folgender Weise ausführen:

  • Lieferantenrechnungen prüfen
    Sobald eine Lieferantenrechnung in einem Unternehmen eingeht, muss die Buchhaltung diese genau überprüfen. Dabei kontrolliert sie die einzelnen Posten der Eingangsrechnung ebenso wie die Menge und Art der Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung. Diese ist gegebenenfalls mit der internen Abteilung, die den Auftrag erteilt hat, abzusprechen. Auf Basis der Bestellung ist abzugleichen, ob die abgerechneten Rechnungspositionen mit dem Auftrag übereinstimmen. Auch die Preise sind mit denen des Angebotes zu vergleichen. Abschließend überprüft die Buchhaltung alle Beträge auf ihre Richtigkeit hin.
  • Eingangsrechnungen erfassen
    Um die Eingangsrechnung zu erfassen, bucht die Buchhaltung diese ein. Dabei trägt sie die Forderung in das entsprechende Buchungskonto ein. Um den Eintrag auszuführen, kann die Buchhaltung auf unterschiedliche Buchhaltungssysteme, wie ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Bei der Erfassung der Lieferantenrechnung im Kontensystem bucht die Buchhaltung den Nettobetrag der Lieferantenrechnung im Haben als Verbindlichkeit ein. Zugleich kommt der Mehrwertsteuerbetrag, den die Rechnung ausweist, auf ein gesondertes Vorsteuerkonto.
  • Offene Forderungen verwalten
    Die Buchhaltung hat die Aufgabe, offene Forderungen innerhalb des Zeitraums ihrer Fälligkeit zu begleichen. Hierfür verwaltet sie offene Lieferantenrechnungen, indem sie diese nach Fälligkeit sortiert. So behält die Buchhaltung nicht nur einen Überblick über die offenen Beträge, sondern hat auch die Zeitpunkte für die Zahlung stets im Blick.
  • Lieferantenrechnungen bezahlen
    Um ein gutes Einvernehmen mit den Lieferanten eines Unternehmens aufrecht zu erhalten und Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen zu vermeiden, sollte die Buchhaltung Eingangsrechnungen innerhalb des Zeitraums ihrer Fälligkeit begleichen. Mit der Bezahlung der Rechnung gleicht sie die Forderung aus der Rechnung aus und die Schuld entfällt. Unternehmen, die eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Billomat verwenden, können Zahlungen automatisch ausführen und so gewährleisten, dass sie die Forderungen ihrer Lieferanten stets innerhalb der Zahlungsfristen begleichen. Für die rechtzeitige Begleichung von Forderungen, die regelmäßig in gleichen Beträgen entstehen, kann die Buchhaltung auch einen Dauerauftrag bei der Bank einrichten. 
  • Aufbewahrung von Lieferantenrechnungen
    Der Gesetzgeber schreibt durch das Handelsrecht und das Steuerrecht vor, dass sämtliche Unterlagen, die für die Steuer eine Bedeutung haben, über festgelegte Zeiträume hinweg aufzubewahren sind. Dabei gelten für die Art und Dauer der Archivierung genaue Vorschriften. Da Lieferantenrechnungen zu den wichtigsten Dokumenten für die Steuer gehören, müssen sie über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Rechnungen auf Papier sind in einem gut nachvollziehbaren System einzuordnen und an einem sicheren Ort aufzubewahren. Elektronische Unterlagen sind in einem Ordnungssystem abzulegen, das ein Dritter nach kurzer Einweisung einfach und innerhalb kurzer Zeit nachvollziehen kann. Die abgespeicherten Daten müssen auch nach mehreren Jahren jederzeit abrufbar und lesbar bleiben. 

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