Der Lieferschein gehört zu den Warenbegleitpapieren einer Sendung und gibt über die mit der Sendung gelieferten Waren Auskunft. Er wird vom Absender, in der Regel dem Hersteller eines Produktes oder einem Händler, an der Verpackung der Ware angebracht oder in das Paket gelegt und ist für den Empfänger bestimmt.
Im Gegensatz zu einer Rechnung, die auch getrennt von der Warenlieferung auf dem Briefweg versendet werden kann, sind Lieferscheindokumente auf dem ganzen Versandweg an der Lieferung zu finden. Eine synonyme Bezeichnung ist daher auch Warenbegleitschein.

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Was sind die Bestandteile eines Lieferscheins?

Der Lieferschein sollte sowohl die Adresse und den Namen des Empfängers der Lieferung  und die des Verkäufers selbst enthalten.
Zudem sollte darauf die versendete Ware beschrieben sein. Wie viel wurde von was geliefert? Wie viele Stück? Wie viele Gramm oder Liter? All das sollte vermerkt sein, damit der Empfänger die Lieferung einer Bestellung zuordnen kann und überprüfen kann, ob alle bestellten Güter mit der Lieferung eingetroffen sind.
Auch das Datum ist auf einem Lieferschein in der Regel enthalten. Neben dem Kaufdatum kann auch das Versand- bzw. Lieferdatum angegeben sein.
Um einen bestimmten Lieferschein später wiederfinden zu können oder ihn einem anderen Dokument zuordnen zu können, enthält ein Lieferschein auch immer eine individuelle Lieferscheinnummer.
Die gewählte Versandart kann zusätzlich angegeben werden.
Falls die Lieferung aus mehreren Paketen besteht, sollte das auf dem Lieferschein vermerkt sein. Optimalerweise enthält dann jedes Paket einen Lieferschein, bzw. eine Kopie dessen um die verschiedenen Pakete einer Sendung / Bestellung eineutig zuordnen zu können.

Was ist ein elektronischer Lieferschein?

Im Rahmen der Digitalisierung steigt allmählich der Anteil der elektronischen Lieferscheindateien. Was exakt auf dem Lieferschein steht, hängt meist von der Art der Sendung ab und liegt im Ermessen des Verkäufers. Klassische Angaben sind:

  • die Adresse von Absender und Empfänger
  • die genaue Bezeichnung der Artikel
  • die Mengenangabe (je nach Artikelart Stückzahl, Volumen oder eine Gewichtsangabe)
  • das Gewicht
  • manchmal auch der Preis

Der Lieferschein ist nicht verpflichtend

Wer (mit Ausnahme von Privatleuten) eine Ware verkauft, ist gesetzlich zur Erstellung einer Rechnung, nicht aber eines Lieferschein verpflichtet. Entscheidet sich der Verkäufer jedoch für das Warenbegleitpapier, muss dieses auch die Mindestanforderungen eines Geschäftsbriefes wie beispielsweise die Nennung des exakten Firmennamens und der Rechtsform enthalten.

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Welche Vorteile haben Lieferscheine?

Die Ausstellung des Lieferscheines ist gleich mit mehreren Vorteilen verbunden. Er ermöglicht den Lagerarbeitern des versendenden Unternehmens ein Zusammenstellen der Ware, die auch auf der parallel erstellten Rechnung ausgewiesen ist.

Die Mitarbeiter in der Warenannahme der empfangenden Firma können den ordnungsgemäßen Inhalt der Sendung anhand des mitgeführten Dokuments leicht überprüfen und eventuelle Mängel gleich erfassen und notieren. Dies erleichtert die Abläufe in Wareneingang und gegebenenfalls Reklamationswesen.

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