Lohnabrechnung

Eine Lohnabrechnung dokumentiert nach § 108 GewO verbindlich die Zusammensetzung des Gehalts eines Arbeitnehmers. Dabei ist es gleich, ob die Abrechnung sich auf den Lohn des Unternehmers, den er sich selbst auszahlt, bezieht, oder auf das Gehalt der Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung erfolgt stets über eine genau festgeschriebene Periode, meist einen Monat und für eine spezifische Person. Auch bei gleichem Lohn muss für jeden Angestellten eine einzelne Abrechnung erfolgen.

Lohnabrechnung in Buchhaltung und Verwaltung

Unternehmen unterliegen der Pflicht zur Gehaltsabrechnung jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Lohnabrechnung wird dabei erstellt, um dem Arbeitnehmer ein verbindliches Dokument auszustellen, das Lohn und Sozialversicherungszahlungen gegenüber dem Finanzamt ausweist. Die Lohnabrechnung selbst muss daher alle relevanten Zahlen rund um Anführungen, Steuern und Gehalt enthalten.

Für die Abrechnung zuständig ist für gewöhnlich die Buchhaltungsstelle eines Unternehmens. In größeren Unternehmen übernehmen häufig mehrere Abteilungen oder externe Buchhalter diese umfangreiche Aufgabe. Die Lohnzahlung selbst wird dann noch einmal an anderer Stelle übernommen. Für jeden Angestellten und auch die Unternehmer selbst wird ein separates Lohnkonto geführt. Gehalt und Abzüge werden in Lohnlisten festgehalten. Je nach Größe des Unternehmens oder Beschäftigungsstatus werden die meisten Löhne nicht separat ausgehandelt, sondern nach Mustern und Lohnklassen abgerechnet. Boni und Sonderzahlungen werden einzeln überwiesen, müssen jedoch in der Abrechnung monatlich erfasst werden.

Aufbau der Gehaltsabrechnung

• Bruttolohn
• Gesamtbrutto
• Sozialversicherungsbrutto
• Steuerbrutto
• Nettoarbeitsentgelt
• Auszahlungsbetrag nach allen Abzügen

wobei letzterer Posten der Betrag ist, der dem Arbeitnehmer per Überweisung auf sein Privatkonto zugeht.

In die Berechnung zählen neben dem Bruttolohn Faktoren wie geldwerte Vorteile und Sachbezüge, betriebliche Altersvorsorge, Aufwandsentschädigungen und Zulagen hinein. Abgezogen werden neben der Lohnsteuer zum Beispiel die Versicherungsanteile, Steuerfreibeträge, Altersvorsorge, Kirchensteuer und andere Abzüge. Brutto und Netto-Entgelt unterscheiden sich je nach Branche um bis zu 40%. In einem Angestelltenverhältnis ist auf dieses Einkommen später noch die Einkommenssteuer zu entrichten, für Unternehmer fallen noch zahlreiche andere Ausgaben an.

Pflichtangaben und Ausstellung des Dokumentes

Neben den korrekten Zahlen aus Gehalt, Abzügen, Steuern und Abgaben muss die Lohnabrechnung verpflichtend einige Details zu dem Arbeitgeber selbst enthalten. Das Dokument ist nur dann vor den Behörden gültig, wenn es folgende Angaben auflistet:

• Name und Vorname des Arbeitgebers
• Anschrift und Form des Unternehmens
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Angestellten, Arbeitnehmers oder Unternehmers
• Steuer-ID, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Beginn / Ende der Beschäftigung
• Abrechnungszeitraum
• Legitimierung des Dokumentes durch Firmenstempel, Unterschrift o.ä.

Alle Dokumente rund um Lohn und Steuer müssen sowohl von Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Lohn- und Gehaltskonten aus den Büchern müssen je nach Art der Beschäftigung mindestens 6, eher jedoch 10 Jahre erhalten bleiben. Finanzamt und Behörden können diese Dokumente zur Überprüfung ihrer Abrechnungen in dem genannten Zeitraum zur Einsicht anfordern.