Die Lohnsteuer ist eine besondere Form der Einkommensteuer und insofern keine eigenständige Steuerart. Sie wird als sogenannte Quellensteuer auf Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit von Arbeitnehmern erhoben. Mit der Lohnsteuer leisten Arbeitnehmer und Angestellte eine monatliche Vorauszahlung auf die insgesamt für ein Steuerjahr zu erwartende Einkommensteuer an das Finanzamt. Die Lohnsteuer wird von den Arbeitgebern vom Bruttolohn und -gehalt einbehalten und an des Finanzamt abgeführt. Die Höhe der Steuerzahlung richtet sich im Wesentlichen nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers und der Höhe des monatlichen Einkommens.
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Steuerklassen als Grundlage für die Berechnung der Lohnsteuer
In der Bundesrepublik Deutschland dienen sechs Steuerklassen als Grundlage für die Berechnung der Lohnsteuer. In die Steuerklasse I werden insbesondere ledige Arbeitnehmer eingeordnet. Steuerklasse II ist für alleinerziehende Elternteile mit einem Entlastungsbetrag maßgebend. Verheiratete Arbeitnehmer haben in Deutschland eine Wahlmöglichkeit zwischen 3 Kombinationen der Steuerklassen. Möglich sind die Kombinationen der Steuerklasse III/V, IV/IV und seit 2010 auch IV (Faktor) / IV (Faktor). Welche Steuerklasse für welchen der beiden Ehegatten sinnvoll ist, ist von der Höhe des jeweiligen Einkommens abhängig und sollte mit einem Steuerberater besprochen werden. Bei der Kombination IV (Faktor) / IV (Faktor) und der Anwendung des Faktorverfahrens können beide Ehepartner im gleichen Maße von bestimmten Steuerentlastungen durch Kinder, Versorgungspauschalen und anderen profitieren und die Höhe der Lohnsteuer mindern.
Die Steuerklasse VI ist maßgebend für die Steuerberechnung bei Arbeitnehmern, die regelmäßig von mehreren Arbeitgebern Lohn oder Gehalt erhalten. Klasse VI gilt in diesen Fällen allerdings erst für das 2. und für alle weiteren Arbeitsverhältnisse. In Fällen, in denen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber keine für die Steuererhebung erforderlichen Angaben wie das Geburtsdatum und die lebenslange Identifikationsnummer machen, erfolgt ebenfalls eine Eingruppierung in die Steuerklasse VI.
Steuerfreibetrag, Steuersätze und Steuerprogression
Der Gesetzgeber sieht vor, dass Einkommen erst ab einer bestimmten Höhe der Einkommensteuer unterliegen. Der Grundfreibetrag ist abhängig von der Steuerklasse:
- Steuerklasse I: ein Grundfreibetrag für ledige Arbeitnehmer
- Steuerklasse III: zwei Grundfreibeträge für beide Ehepartner
- Steuerklasse V: kein Grundfreibetrag für einen Ehepartner
- Steuerklasse IV: jeweils ein Grundfreibetrag für jeden Ehepartner
Der steuerfreie Grundbetrag liegt aktuell (2018) bei einem jährlichen Einkommen von 9.000 Euro für ledige und 18.000 Euro für verheiratete Arbeitnehmer. Übersteigt das Einkommen diesen Grundfreibetrag, ist auf den den Grundfreibetrag übersteigenden Betrag eine Einkommensteuer in Höhe von 14 Prozent zu leisten. Wegen der Steuerprogression steigt der Steuersatz mit dem Einkommen bis zum Spitzensteuersatz von aktuell 42 Prozent für Einkommen ab 53.666 Euro jährlich. Der Steuersatz der sogenannten Reichensteuer beträgt zurzeit 45 Prozent für Einkommen über einem Jahresbetrag von 250.731 Euro.
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich
Mit dem Lohnsteuer-Jahresausgleich wird die Erhebung der Lohnsteuer für ein Kalenderjahr abgeschlossen. Im Rahmen des Jahresausgleichs wird die vom Arbeitslohn einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer als Vorauszahlung auf die Einkommensteuer angerechnet.
Die Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteuer muss durch den Arbeitgeber für jeden seiner Mitarbeiter beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Anzumelden sind sowohl Lohnsteuern, die durch den Arbeitgeber einbehalten werden als auch Nullmeldungen oder pauschal erhobene Steuern.
Die Lohnsteueranmeldung ist stets unabhängig davon auszuführen, ob tatsächlich Lohnsteuer anfällt und abzuführen ist. Erst dann, wenn ein Mitarbeiter, für den Lohnsteuer zu bezahlen ist, das Unternehmen verlässt und dort nicht mehr beschäftigt wird, entfällt die Pflicht zur Lohnsteueranmeldung. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist durch den Arbeitgeber beim zuständigen Finanzamt zu melden.
Gesetzliche Regelungen zur Lohnsteuer
Die gesetzlichen Vorgaben über die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer finden sich insbesondere im Einkommensteuergesetz § 41a EStG. Das Einkommensteuergesetz führt im § 41a genau aus, wann und wie die Lohnsteuer durch den Arbeitgeber anzumelden und abzuführen ist. In der Lohnsteueranmeldung müssen Arbeitgeber den Betrag der Lohnsteuer nennen, den sie vom Bruttolohn ihres Arbeitnehmers einbehalten, um diesen an das Finanzamt weiterzuleiten. Im Zuge der Lohnsteueranmeldung ist der Betrag an das Finanzamt auszubezahlen.
Lohnsteueranmeldung – Nullmeldung, Pauschale Lohnsteuer und Minijob
Lohnsteueranmeldung als Nullmeldung
Es kann vorkommen, dass innerhalb eines Anmeldezeitraums keine Lohnsteuer für einen Mitarbeiter angefallen ist. War der Mitarbeiter in der Firma als Arbeitnehmer beschäftigt, ist in diesem Fall eine Lohnsteueranmeldung in Form einer sogenannten Nullmeldung an das Finanzamt zu übermitteln. In der Meldung muss der Arbeitgeber dem Finanzamt den Sachverhalt mitteilen, dass für den Mitarbeiter aus einem bestimmten Grund keine Lohnsteuern angefallen sind.
Pauschale Lohnsteuer mit Lohnsteueranmeldung
Für Aushilfskräfte und Teilzeitbeschäftigte müssen Arbeitgeber ebenso regulär eine Lohnsteueranmeldung erstellen und abgeben. Auch wenn der Bruttoarbeitslohn aufgrund des eingeschränkten Arbeitsverhältnisses mit einer Pauschale in Höhe von 5%, 20 % oder 25 % besteuert wird, ist eine Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln.
Ausnahme von der Pflicht zur Lohnsteueranmeldung – Minijob
Eine Ausnahme von der Pflicht zur Erstellung einer Lohnsteueranmeldung besteht für den Arbeitgeber nur dann, wenn ausschließlich Arbeitnehmer als Minijobber in seinem Betrieb tätig sind, die durch die Minijob-Zentrale mit der einheitlichen Pauschalsteuer in Höhe von 2 % des Bruttoarbeitslohns besteuert werden.
Form der Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldungen für ihre Mitarbeiter müssen Arbeitgeber in Form eines amtlich vorgeschriebenen Datensatzes erstellen und elektronisch übermitteln. Für die Erstellung und Übermittlung der Lohnsteueranmeldung stellt das Finanzministerium Arbeitgebern eine einheitliche elektronische Lohnsteuer-Anmeldung online auf dem Portal ELSTER bereit. Die Lohnsteueranmeldung kann dort online ausgefüllt und unmittelbar an das zuständige Finanzamt geleitet werden.
Fristen und Zeiträume für die Lohnsteueranmeldung
Arbeitgeber müssen ihrem zuständigen Finanzamt spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines die Lohnsteuer betreffenden Anmeldungszeitraums eine Lohnsteueranmeldung zukommen lassen. Der Anmeldungszeitraum richtet sich dabei nach der Höhe der Lohnsteuer, die im Vorjahr abgeführt wurde. Daraus ergeben sich drei Staffelungen, die den Zeitraum für die Abgabe bestimmen:
- Wenn im Vorjahr mehr als 5.000 Euro Lohnsteuer bezahlt wurden, ist die Lohnsteueranmeldung monatlich abzugeben. Der Abrechnungszeitraum umfasst einen Kalendermonat.
- Lag der bezahlte Lohnsteuerbetrag im Vorjahr zwischen , ist die Lohnsteueranmeldung einmal im Quartal abzugeben. Der Abrechnungszeitraum umfasst ein Kalendervierteljahr.
- Hat der Lohnsteuerbetrag im Vorjahr unter 1.080 Euro gelegen, ist die Lohnsteueranmeldung einmal im Kalenderjahr zu erstellen.
Bei der Ermittlung des abgeführten Lohnsteuerbetrags aus dem Vorjahr sind Kürzungen nicht zu berücksichtigen. Unternehmen, die im Vorjahr unterjährig gegründet wurden, müssen die Lohnsteuerbeträge auf einen Jahresbetrag umrechnen. Als Basis für die Umrechnung gilt der erste volle Kalendermonat nach Eröffnung der Firma.
Lohnsteuerzahlungen
Im Zuge der Abgabe der Lohnsteueranmeldung ist der dort ausgewiesene Steuerbetrag an das Finanzamt abzuführen, das für die Betriebsstätte zuständig ist. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer am Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung und spätestens mit Ablauf der Abgabefristen fällig ist. Ohne die ausdrückliche Zustimmung durch das Finanzamt ist eine Zahlung von Teilbeträgen nicht zulässig. Vielmehr ist die Lohnsteuer in jeweils einem einzigen Betrag abzuführen. Da Arbeitnehmer eine treuhänderische Stellung einnehmen, ist auch eine Stundung der Lohnsteuerbeträge nicht möglich. Auch eine dauerhafte Verlängerung der Zahlungsfristen ist bei der Zahlung der Lohnsteuer nicht zulässig. Führt ein Arbeitgeber die Lohnsteuerbeträge für seine Mitarbeiter verspätet ab, fällt für jeden angefangenen säumigen Monat ein Zuschlag in Höhe von 1% des offenen Steuerbetrags an.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer?
Die Lohnsteuer ist keine eigenständige Steuer. Vielmehr ist sie eine Variante der Einkommensteuer. Arbeitnehmer bezahlen Lohnsteuer von ihrem Gehalt, während Selbstständige Einkommensteuer aus dem Ertrag ihrer selbstständigen Tätigkeit bezahlen. Lohnsteuer und Einkommensteuer unterscheiden sich zudem durch weitere Merkmale, wie zum Beispiel in der Form der Erhebung oder in der Möglichkeit steuersenkender Abzüge.
Erhebung der Steuern
Lohnsteuer und Einkommensteuer werden in unterschiedlicher Form erhoben.
- Lohnsteuer
Die Lohnsteuer ist durch den Arbeitgeber einzubehalten und im Zuge der monatlichen Lohnsteuererklärung an das Finanzamt auszubezahlen. Der Arbeitgeber ermittelt die Lohnsteuer im Zuge der Lohnabrechnung und zieht den Steuerbetrag vom Bruttolohn ab, um ihn bis spätestens zum 10. Kalendertag des Folgemonats an das Finanzamt auszubezahlen. - Einkommensteuer
Selbstständige müssen die Einkommensteuer selbst abführen. Sie müssen einmal im Jahr eine Einkommensteuererklärung bei ihrem zuständigen Finanzamt abgeben. Auf Basis der Angaben ermittelt der Fiskus die Höhe der zu bezahlenden Einkommensteuer. Der Steuerpflichtige erhält hierüber einen Einkommensteuerbescheid, in dem das Finanzamt den Steuerbetrag mitteilt, den er zu bezahlen hat.
Abzüge von der Steuerbemessungsgrundlage
Um die Steuerlast zu senken, können Steuerpflichtige Ausgaben geltend machen, die sie von ihrem Bruttolohn oder vom Gewinn aus selbstständiger Arbeit abziehen können. Die Abzüge mindern das Gehalt von Angestellten ebenso wie den Gewinn von Selbstständigen. Auf diese Weise senken sie das jeweilige Einkommen, das als Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Steuerbetrags herangezogen wird. Arbeitnehmer können andere Abzüge geltend machen als Selbstständige.
Abzüge für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer können ihre Steuerlast durch Lohnsteuerabzugsmerkmale und Freibeträge senken.
Lohnsteuerabzugsmerkmale von Arbeitnehmern
Als Voraussetzung für einen Lohnsteuerabzug müssen individuelle Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers vorliegen, die steuermindernd berücksichtigt werden. Zu den Merkmalen für den Lohnsteuerabzug zählen zum Beispiel
- Steuerklasse
- Zahl der Kinderfreibeträge
- andere Freibeträge
- Kirchenzugehörigkeit
- Erfassung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale werden für jeden Arbeitnehmer durch die zuständigen Meldebehörden bereitgestellt. Sie übermitteln der Finanzverwaltung die ihr gemeldeten Daten, die für den Lohnsteuerabzug bedeutsam sind. So melden sie dem Finanzamt beispielsweise Geburtsdaten, die steuerpflichtige Zugehörigkeit zu Religionsgemeinschaften, die Eheschließung oder die Scheidung. Über die Zuteilung der Steuerklasse oder die Berücksichtigung von Freibeträgen entscheidet das Finanzamt.
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sammelt und speichert das Finanzamt in der elektronischen Datenbank ELStAM. Dort können Arbeitgeber die Daten ihrer Arbeitnehmer abrufen.
Freibeträge für Arbeitnehmer
Neben den Lohnsteuerabzugsmerkmalen können Arbeitnehmer beim Finanzamt beantragen, dass auch Freibeträge für bestimmte Aufwendungen oder Abzugsbeträge berücksichtigt werden. Dazu gehören laut § 39a EStG zum Beispiel:
- Werbungskosten
- Sonderausgaben
- Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene
- Freibeträge für Kinder ohne Anspruch auf Kindergeld
- Entlastungsbetrag für Verwitwete mit Kindern
Abzüge für Selbstständige
Selbstständige können nicht nur ihre betrieblich bedingten Ausgaben von ihrem Gewinn abziehen. Auch sie können in ihrer Einkommensteuererklärung Freibeträge vom Einkommen abziehen. Dazu gehören neben dem Kinderfreibetrag und dem Entlastungsbetrag für alleinerziehende Selbstständige auch der Grundfreibetrag oder der Freibetrag für Veräußerungsgewinne.
Grundfreibetrag
Der Grundfreibetrag bezeichnet den Einkommensbetrag, der steuerfrei bleibt. Unter die Besteuerung fallen ausschließlich diejenigen Einkommensbeträge, die über den Freibetrag hinausgehen. Der Grundfreibetrag für das Jahr 2019 liegt bei 9.168 Euro.
Veräußerungsfreibetrag
Unternehmer, die ihr Unternehmen verkaufen, müssen für den erzielten Gewinn aus dem Verkauf Steuern bezahlen. In manchen Fällen kann hierbei ein Freibetrag von bis zu 45.000 Euro geltend gemacht werden. Voraussetzung für die Geltendmachung ist, dass der Unternehmensverkäufer über 55 Jahre alt oder dauerhaft berufsunfähig ist. Der Freibetrag verringert sich um den Betrag, der über den Gewinn von 136.000 Euro hinausgeht und wird für Steuerpflichtige nur einmalig gewährt.
Steueridentifikationsnummer – Einkommens- und Lohnsteuer ID
Die Steuer ID ist eine Steueridentifikationsnummer, die im Jahr 2007 eingeführt wurde. Sie wird jedem Bürger zugeteilt, der in Deutschland gemeldet ist.
Merkmale der Steuer ID?
- Identifikation
Die Steueridentifikationsnummer besteht aus einer Reihe von elf Ziffern. Diese werden in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern den Daten zugeordnet, die zur Identifikation von Steuerpflichtigen dienen. Zu den Daten, die der Steueridentifikationsnummer zugeordnet sind, gehören der Familienname, frühere Nachnamen, sämtliche Vornamen, Berufstitel, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, aktuelle Adresse, das zuständige Finanzamt und im Todesfall das Sterbedatum. - Geltung
Die einmal zugeteilte Steuer ID gilt lebenslang und kann zum Beispiel bei Verlust auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern recherchiert werden. Die Nummer bleibt auch bei einem Umzug oder bei einem Wechsel von Zuständigkeiten des Finanzamts unverändert erhalten. - Zweck
Zweck der Steuer ID ist die Identifikation des Steuerpflichtigen im Rahmen der Steuererhebung. So wird die Steuer ID durch das Finanzamt verwendet, um den Steuerpflichtigen entweder für die Lohnsteuer oder für die Einkommensteuer zu kennzeichnen. Die Steuer ID wird sowohl auf dem Einkommensteuerbescheid als auch auf der Lohnsteuerbescheinigung angegeben.
Verwendung der Steuer ID
Selbstständige Steuerpflichtige müssen die Steuer ID in ihrer Steuererklärung angeben. Arbeitnehmer teilen ihre Steuer ID ihrem Arbeitgeber mit, der die Nummer für in der Lohnsteuererklärung angibt. Die Steuer ID darf nur vom Finanzamt im Rahmen der Bearbeitung von Steuererklärungen verwendet werden. Darüber hinaus dürfen nur Behörden, die Daten mit dem Finanzamt austauschen, die Steuer ID verwenden. Zudem sind Bankinstitute verpflichtet die Steuer ID ihrer Kontoinhaber zu erfassen und den Datensätzen ihrer Kunden zuzuweisen.
Ziele der Steuer ID
Die Einführung der Steuer ID sollte die Bearbeitung des Finanzamts vereinfachen. Denn die Steuer ID erleichtert eine maschinelle Auswertung von Informationen, die steuerlich relevant sind und ordnet diese steuerpflichtigen Personen automatisch zu. Die Verwendung der Steuer ID soll zudem die Arbeit der Finanzbehörden effizienter machen. Sie erhalten durch die Steuer ID ein wirkungsvolles Instrument zur Kontrolle von steuerlich relevanten Vorgängen. Zum Beispiel müssen deutsche Inhaber ausländischer Bankkonten ihre Identifikationsnummer angeben. So erhält das Finanzamt Kenntnis über Anlagen im Ausland, über die es in der Folge gezielte Auskünfte einfordern kann.
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