Lexikon

Mahnwesen - Was ist das Mahnwesen?

Das Mahnwesen stellt für Unternehmen einen wichtigen Verwaltungsbereich zur Erhaltung der Liquidität dar. In diesem Teilbereich der Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung werden offene Forderungen gegen Kunden, Lieferanten und Partner durchgesetzt. Den größten Teil des Mahnwesens nehmen dabei zumeist die einfachen Zahlungserinnerungen, welche an Kunden bei ausstehenden Beträgen versandt werden, ein. Von Zeit zu Zeit kann es jedoch auch zur Beauftragung einer gerichtlichen Mahnung kommen. Nur durch ein effektives Mahnwesen ist gewährleistet, dass keine finanziellen Engpässe durch nicht beglichene Rechnungen entstehen können.

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Mahnwesen

Nutzen und Notwendigkeit des Mahnwesens

Zu Unrecht genießt das Mahnwesen bei vielen Unternehmern einen schlechten Ruf. Gerade kleine Unternehmen und junge Startups profitieren von der Einrichtung eines effektiven Mahnwesens, das im Ernstfall schnell und sicher durchgreifen kann. Die Anmahnung offener Beträge ist in der Buchhaltung unerlässlich. Jedes Unternehmen, das durch Dienstleistungen oder Vertrieb von Produkten, Rohstoffen und Materialien Umsätze erwirtschaftet, ist aus betriebswirtschaftlichen Gründen gezwungen, diese Einnahmen auch tatsächlich verbuchen zu können. In der Handels- und Unternehmenspraxis fallen dabei immer wieder Zahlungen durch Kunden und Vertragspartner aus. Nicht in jedem Fall steht dahinter die Absicht, die Rechnung tatsächlich nicht zu begleichen. Häufiger wurde die Zahlung schlicht vergessen, Zahlungsaufforderungen gingen verloren oder ein Betrag wurde falsch verbucht. Ist die Zahlungsfrist verstrichen und der Betrag nicht eingegangen, kommt das Mahnwesen zum Zuge.

Effektives Mahnwesen einführen und strukturieren

Die Strukturierung des Mahnwesens variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Mindestens ein Mitarbeiter und maximal eine Abteilung je regionalem Firmenzweig sind innerhalb eines Unternehmens mit dem Mahnwesen beauftragt und arbeiten eng mit der Rechtsabteilung zusammen. Die personelle Zuordnung sollte, einmal eingerichtet, möglichst beibehalten werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Idealerweise ist der Ablauf der Mahnungen auf ein zeitnahes Handeln ausgerichtet. In der Praxis bedeutet dies, die erste Zahlungserinnerung einer offenen Forderung innerhalb einiger Tage zu versenden, statt erst weit nach dem Fälligkeitsdatum  (Vergleiche hierzu den Lexikonbeitrag zu Fälligkeiten) an die Forderung zu erinnern.

Wie sind die Abläufe im Mahnwesen?

Die Menge und zeitliche Abfolge des Versands von Mahnungen richtet sich nach den Prioritäten und der Größe des Unternehmens. Während große Unternehmen einen einzelnen Zahlungsausfall verkraften können, sind kleine Unternehmen auf die Zuverlässigkeit jedes einzelnen Kunden angewiesen. Zuerst wird in der Regel wenige Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung oder Erinnerung an die offene Rechnung verschickt. Diese sollte verbindlich formuliert sein, jedoch ohne einen juristischen Druck auf den Kunden auskommen. Die Anzahl der Folgemahnungen richtet sich nach dem Konzept des Mahnwesens. Soll eine Zahlung sofort erwirkt werden, kann nach weiteren 1 bis 2 Wochen eine scharf formulierte, verbindliche Mahnung ausgestellt werden. Die Gliederung ist in ein bis drei Mahnungen möglich. Kommt der Kunde der Aufforderung nicht nach, muss entschieden werden ob eine außergerichtliche oder gerichtliche Mahnung aufgesetzt wird. Der Fall wird dann der Rechtsabteilung oder einer Inkassofirma übertragen.

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