Mandantenbuchhaltung

Die Mandantenbuchhaltung ist vor allen Dingen für Dienstleister und fachliche Spezialisten rund um Rechtsfragen von Bedeutung. Sie kommt jedoch auch für Firmengruppen zum Einsatz. Als Mandant wird in der Buchhaltung eine einzelne, in sich geschlossene betriebliche Einheit, ein Auftraggeber oder Kunde betrachtet. In der Mandantenbuchhaltung werden jedoch in der Regel keine regulären Massenkunden (siehe Kundenbuchhaltung) sondern einzelne, umfangreiche Akten verwaltet.

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Definition von Mandanten in Unternehmen

Mandanten können, aus buchhalterischer Sicht, alle Personen und Institutionen sein, die sich in der Unternehmensverwaltung in einzelnen Einträgen zusammenfassen lassen. Eine Firma oder ein Konzern, die aus verschiedenen, eigenständigen Unternehmen zusammengesetzt ist, steht ebenfalls jeweils in Mandantenbeziehung zu den anderen Beteiligten. Der Mandant selbst gehört nicht zu dem Unternehmen, das ihn verwaltet, sondern steht mit diesem Unternehmen in einer wie auch immer gearteten Geschäftsbeziehung.

Für die Mandantenbuchhaltung ist es besonders wichtig, dass die Mandanten sich in ihren Datensätzen nicht überschneiden und klar abgrenzbar sind. Mandanten haben außerdem keine Einsicht in die Datensätze anderer Mandanten. Werden die Kundenkonten über einen Onlineshop oder ähnliche Systemlösungen von den Mandanten selbst mitverwaltet, muss sichergestellt sein, dass ein Zugriff auf ein anderes Konto als das eigene nicht möglich ist. Mandantenübergreifende Module dienen meist nur zur Kategorisierung der einzelnen Datensätze.

Erfasste Daten in der Mandantenbuchhaltung

In der Mandantenbuchhaltung werden Mandanten in einzelnen Datensätzen angelegt und gepflegt. Dazu zählen einfache Personendaten wie Namen, Unternehmensverbindung, Adresssatz und Kontaktdaten, aber auch sensible Daten wie Kontoverbindung oder Steuernummern. In der Mandantenbuchhaltung wird mit Hilfe einer Software, oder in vereinzelten Fällen noch über manuell bestückte Karteien, jedem Mandanten ein Datenblatt zugeordnet, das beliebig ergänzt werden kann. Neben den persönlichen Daten des Mandanten können hier auch die Tätigkeiten vermerkt werden, die der Dienstleister für den Mandanten übernimmt.

Die Ausführlichkeit und Menge der erfassten Daten richtet sich stark nach der Branche in der Unternehmer und Mandant in einem Geschäftsverhältnis stehen. Ein Steuerberater wird beispielsweise mehr einzelne Aufgaben für Teilbereiche für den Mandanten übernehmen als ein Subunternehmer für seinen Unternehmenspartner. Dementsprechend werden auch dem Datensatz des Mandanten mehr Informationen beigeordnet.

Mandantenbuchhaltung in Firmengruppen

Innerhalb einer Firmengruppe spricht man von Mandanten, wenn die Unternehmen selbstständig und klar voneinander trennbar sind. Die Mandantenbuchhaltung ist hier Pflicht, denn jedes Unternehmen betreibt seine Buchhaltung gesondert, muss jedoch räumlich und personell nicht getrennt sein. Soll die Buchhaltung also zentral laufen, müssen die Firmenkonten dennoch innerhalb des Systems getrennt sein, auch wenn stets ein gemeinsamer Abschluss erfolgen soll. Die Mandantenbuchhaltung übernimmt in diesem Fall alle klassischen Aufgaben der Buchhaltung.