Lexikon

Offene Posten Analyse - Was ist eine Offene Posten Analyse?

Im Rahmen des Controlling und Forderungsmanagements ist die Analyse der offenen Posten eine wichtige Funktion, die es ermöglicht, zum Beispiel anhand eines Vergleichs der Zahlungshistorie einzelner Kunden Trends rechtzeitig zu erkennen und so das Risiko von Zahlungstauffällen in der Zukunft zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Zu diesem Zweck ermöglicht die softwaregestützte Offene Posten Analyse im Rahmen der Kreditorenund Debitorenbuchhaltung verschiedene standardisierte sowie individuell an die Anforderungen eines Unternehmens anpassbare Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten.

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Aufgabe der Offene Posten Analyse

Die Offene Posten Analyse ermöglicht es, durch den Vergleich und die Überwachung des Zahlungsverhaltens einzelner Kunden Signale und Trends, positive wie negative, frühzeitig zu erkennen und mit gezielten Handlungen gegenzusteuern. Damit ist die Offene Posten Analyse die Grundlage für ein konsequentes Forderungsmanagement, das zur Sicherung der Liquidität des Unternehmens und zur Steigerung der Rentabilität beiträgt.

Offene Posten Analyse der Debitoren

Offene Posten Analyse

Bei der Analyse der offenen Posten der Seite der Debitoren steht die Beantwortung einer Reihe wichtiger Fragen im Focus

  • Welche Kunden sind dauerhaft schlechte Zahler?
  • Welche Kunden sind wie lange in Zahlungsverzug?
  • Hat sich das Zahlungsverhalten einzelner Kunden in der Vergangenheit verändert?
  • Gibt es Kunden in der obersten Mahnstufe?
  • Wie ist die Verteilung der offenen Posten auf die Kunden?
  • Wie ist die Verteilung der offen Posten auf die einzelnen Fälligkeitsklassen (Vergleiche den Beitrag zu Fälligkeiten)?

Diese und ähnliche Fragen können mittels der Offene Posten Analyse bei den Debitoren zeitnah und eindeutig beantwortet werden. Sie sind zudem die Grundlage, um Kunden im Zuge einer ABC-Analyse in Risikogruppen einzuteilen. Drohenden Zahlungsausfällen und Veränderungen im Zahlungsverhalten kann mit geeigneten Maßnahmen, wie der Änderung des Zahlungsziels auf Vorkasse, oder in letzter Konsequenz durch Ausschluss einzelner Kunden von der Belieferung gegengesteuert werden.

Offene Posten Analyse der Debitoren

In größeren Unternehmen werden Lieferanten häufig anhand der ABC-Analyse in zuverlässige, weniger zuverlässige und zweifelhafte Lieferanten, was die Qualität der gelieferten Produkte und Liefertreue betrifft, eingeteilt. In diesem Zusammenhang kann die Analyse der Offenen Posten der Lieferanten dazu dienen, die Klassifizierung eines Lieferanten zu ergänzen oder zu vervollständigen. Dabei liefert die Offen Posten Analyse Angaben zu dem mit dem betreffenden Lieferanten getätigten Gesamtumsatz, der Umsatzentwicklung innerhalb einer bestimmten Periode, sowie zu den gewährten Zahlungszielen oder, wie schnell Mahnungen versendet werden.

Die Darstellung der mit der Offene Posten Analyse gewonnen Daten erfolgt bei den meisten Systemen in Form einer übersichtlichen und entsprechend der gewählten Kriterien gefilterten OP-Liste und kann bei Bedarf zusätzlich grafisch mit Balken- oder Tortendiagrammen veranschaulicht werden.

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