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Offene Posten Verwaltung - Was ist eine Offene Posten Verwaltung?

Offene Posten sind nicht erledigte Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung und entstehen bei jedem Buchungsvorgang. Eine ausgestellte oder erhaltene Rechnung ist ein offener Posten, bis sie bezahlt und ausgeglichen wird. Die Offene Posten Verwaltung ermöglicht eine einfach und schnelle Kontrolle über bestehende Forderungen und Verbindlichkeiten. Sie ist die Grundlage für weitere Vorgänge wie das Erstellen von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Eine umfangreiche Offene Posten Verwaltung ist heute Teil praktisch jeder Finanzbuchhaltungssoftware (Vergleiche hierzu den Lexikonbeitrag zu Buchhaltungsprogramm).

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Offene Posten Verwaltung

Wesentliche Bereiche der Offene Posten Verwaltung sind

    • Übersicht über die offenen Posten bei Kreditoren
    • Übersicht über die offenen Posten bei Debitoren
    • Kontrolle des Zahlungsverkehrs
    • Generierung von Überweisungen und Schecks
    • Datenträgeraustauschverfahren (DTA)
    • Online Banking
    • Kontoauskunft zu Kreditoren und Debitoren
    • Mahnwesen

Vorteile der Offene Posten Verwaltung in der Debitorenbuchhaltung

Die EDV-gestützte Offene Posten Verwaltung ermöglicht eine Darstellung aller offenen Zahlungs- und Verzugstermine. In der Regel werden die in der Auftragsabwicklung erstellten Ausgangsrechnungen automatisch in die Verwaltung der offene Posten übernommen. Dabei können individuell mit den Kunden vereinbarte Zahlungsziele berücksichtigt werden. Auf diese Weise behält ein Unternehmen den Überblick über noch ausstehende Zahlungen. Bei einer Überschreitung der Zahlungsziele können Zahlungserinnerungen und Mahnungen vom System automatisch generiert und verschickt werden. Dabei können einzelne Kunden vom Versand einer Mahnung ausgenommen werden. Bei vielen Systemen ist zudem eine Online Banking Funktion integriert, die automatisch Zahlungseingänge auf dem Bankkonto erfasst und den entsprechenden Rechnungen zuordnet.

Vorteile der Offene Posten Verwaltung in der Kreditorenbuchhaltung

Analog zur Debitorenbuchhaltung ist auch in der Kreditorenbuchhaltung die übersichtliche Darstellung der noch nicht beglichen Eingangsrechnungen möglich. Ebenso können Außenstände und Verbindlichkeiten gegenüber gestellt werden. Durch die EDV-gestützte Verwaltung der offenen Posten ist es einfach, Eingangsrechnungen rechtzeitig und unter Ausnutzung des Skontoabzuges zu begleichen. Dabei werden vom System automatisch und unter Berücksichtigung der vereinbarten Zahlungsziele einzelne Rechnungen zur Zahlung vorschlagen. Die Rechnungen können von den verantwortlichen Mitarbeitern individuell ausgewählt und die automatisierte Abwicklung einschließlich SEPA Datenerstellung für die Übertragug an die Bank veranlasst werden.

Darüber hinaus dienen die Daten aus der Offene Posten Verwaltung als Grundlage für weitere Prozesse im Unternehmen, wie der kurzfristigen Finanzplanung oder der Analyse des Zahlungsverhaltens einzelner Kunden.

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