Der Personalaufwand ist die Summe der an die Mitarbeiter ausgezahlten Löhne und Gehälter zuzüglich der Sozialabgaben sowie der Altersvorsorge und Unterstützungsleistungen eines Unternehmens für seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Zum Personalaufwand zählen daher neben dem direkt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgezahlten Arbeitsentgeld auch alle indirekten Aufwendungen, die sogenannten Personalnebenkosten.

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Direkter und indirekter Personalaufwand

Zum direkten Personalaufwand zählen die an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgezahlten Löhne und Gehälter. Diese müssen handelsrechtlich gemäß (Handelsgesetzbuch) von den indirekten Personalaufwendungen zum Beispiel von den Aufwendungen für die Altersversorgung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie von Unterstützungszahlungen abgegrenzt werden. Zu den Löhnen und Gehältern zählen die von den Arbeitnehmern zu zahlenden Anteile an den Sozialversicherungsabgaben sowie die an das Finanzamt abzuführende Lohnsteuer.

Für die Personalaufwendungen ist in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Jahresabschlusses eines Unternehmens ein eigener Posten vorgesehen. In dieser Position werden die Leistungen oder Aufwendungen des Unternehmens erfasst, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Grundlage ihres Arbeitsvertrages vom Unternehmen im Laufe des Jahres erhalten haben. Hierzu zählen

  • alle Lohn- und Gehaltsbestandteile
  • die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialabgaben
  • freiwillige soziale Leistungen des Unternehmens

Zu den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen sozialen Abgaben gehören die Beiträge zu Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie die vom Unternehmen zu tragenden Beiträge zur berufsgenossenschaftlichen Unfallversicherung.

Unterschied Personalaufwand und Personalkosten

Personalkosten und Personalaufwand werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch grundsätzlich voneinander. Welche Aufwendungen des Unternehmens zum Personalaufwand gezählt werden dürfen und welche nicht, hat der Gesetzgeber klar definiert. Die Personalkosten sind dagegen eine vom Unternehmen selbst festgelegte Kostenart des internen Rechnungswesens. Welche Kosten hier hinzugezählt werden, wird vom Unternehmen selbst bestimmt. Beispielsweise fallen unter die bei der Kostenrechnung verwendeten Personalkosten meist die Kosten für Aus- und Weiterbildung, die Kosten für einen Firmenwagen oder Reisekosten.

Nicht zu den Personalaufwendungen zählen alle sogenannte nicht leistungsbezogene Entgelte. Hierzu gehören beispielsweise Prämien, Urlaubsgeld das vom Arbeitgeber bezahlt wird, Vergütungen für Feiertage und mögliche Abzüge beispielsweise wegen Fehlzeiten. Diese müssen von der gesamt Lohn- und Gehaltssumme jedes einzelnen Arbeitnehmers abgezogen werden. Wegen dieser Abzüge werden Personalaufwendungen oft als bereinigte Lohnsumme bezeichnet. Allgemein ist erkennbar, dass der Personalaufwand einen immer geringeren leistungsbezogen Anteil umfasst und einen immer größeren Anteil der von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie vom Unternehmen zu leistenden Sozialabgaben enthält. Ursächlich hierfür ist die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und Tarifverträge deutliche Zunahme der Sozialleistungen in den vergangenen Jahren.

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